28 Tips untuk Decluttering Digital dan Organisasi

Kebanyakan kita menghabiskan banyak masa ruang digital di dalam komputer dan telefon bimbit kami, dan seperti ruang sebenar kami, memerlukan ruang digital mengemaskan, organisasi, dan juga beberapa jenis pembaharuan dari semasa ke semasa untuk memastikan ia berfungsi dengan potensi penuh.

Oleh itu, dalam artikel ini, saya berkongsi banyak petua tentang bagaimana anda boleh cekap mengecewakan dan menguruskan ruang digital anda.

1. Jangan menjejalkan kerja ke dalam satu hari

Jangan mengambil spacelightly digital anda, ia boleh menjadi kacau sebagai simpanan ruang bawah tanah. Jadi, sebelum mengembara ke dalam perniagaan membasuh, mengambil pandangan mata burung daripada apa sahaja itu anda mahu mengetengahkan atau menganjurkan.

Sama ada peti masuk e-mel atau folder Muat turun, elakkan meremehkan jumlah kerja untuk dilakukan dan masa yang anda perlukan. Sekiranya anda mempunyai masa lapang yang cukup untuk membungkus semua kerja dalam sehari - itu hebat, jika tidak, ambil perlahan bukannya jual-jual segala-galanya ke dalam sesi tunggal kerana ia akan melakukan lebih banyak kemudaratan daripada kebaikan.

2. E-mel atau e-mel fail menggunakan penapis

Untuk setiap e-mel yang berasal dari seseorang, anda sering menerima e-mel dari, seperti rakan sekerja atau syarikat utiliti, buat penapis yang sesuai untuk melabel, atau fail secara automatik, contohnya ke dalam “Kerja” atau “Bil-bil”.

Ini memastikan e-mel anda teratur dan apabila anda perlu melihat set e-mel yang berkaitan, katakan anda mahu melihat semua bil yang anda terima dalam sebulan, anda boleh cari label yang sesuai. Semua perkhidmatan dan aplikasi e-mel datang tetapan penapis (Gmail, Yahoo, iCloud, Microsoft Outlook).

3. Biarkan pelayar bertanya di mana untuk menyimpan muat turun

Dalam penyemak imbas anda, aktifkan pilihan yang membolehkan anda memilih di mana untuk menyimpan fail yang dimuat turun (Chrome, Firefox, Opera, IE) jika ia tidak diaktifkan. Sebarang masa anda memuat turun fail, bukannya membiarkannya terus ke folder Muat turun, buat subfolder yang berkaitan dan simpan di sana.

Jika anda memuat turun fail yang berkaitan dengan projek, tambah nama projek ke folder baru. Dengan cara ini, apabila anda memerlukan fail (atau sekumpulan fail berkaitan) dan anda tidak ingat namanya, sekurang-kurangnya anda tahu di mana ia boleh didapati.

Memadam fail dari folder Muat turun juga lebih mudah dengan cara ini. Apabila anda selesai dengan projek atau jika anda tidak memerlukan set tertentu fail yang berkaitan lagi, anda hanya boleh padamkan foldernya.

4. Jangan padam fail, arsipkannya

Atas nama mengutuk, anda tidak perlu hapus setiap fail yang tidak diperlukan buat masa ini. Jika mereka dimuat turun sebahagian atau fail sementara atau sebagainya, padamnya. Sekiranya mereka boleh digunakan kemudian, aturkannya dengan sewajarnya.

Dengan banyak pilihan seperti penyimpanan awan, cakera keras luaran, dan lain-lain, anda boleh menyimpan fail tanpa bimbang tentang kehabisan ingatan.

5. Susun mengikut tarikh semasa menganjurkan

Susun semua fail anda mengikut tarikh pertama, sebelum melalui tandan. Kemungkinan anda akan menemui fail yang dibuat atau dimuat turun pada hari yang sama milik projek / kategori yang sama, yang menjadikan mereka lebih mudah.

6. Menggunakan carian pantas untuk aplikasi mudah alih

Jika anda mempunyai terlalu banyak apl pada telefon anda (dan telefon anda masih mengendalikannya dengan baik), anda mungkin memerlukannya ciri carian pantas untuk mencari dan membuka aplikasi (mencari aplikasi carian pantas di Google Play).

Bila awak mempunyai terlalu banyak aplikasi, tidak ada jumlah organisasi yang akan membuat mencari aplikasi di laut aplikasi lebih mudah daripada carian pantas. Jangan risau membuat folder jika setiap folder masih mempunyai banyak aplikasi. Jika anda mempunyai Siri atau Ok Google yang dibolehkan anda juga boleh menggunakannya untuk melancarkan aplikasi.

7. Mengatur aplikasi mengikut warna

Sekiranya anda mempunyai sebilangan kecil aplikasi pada telefon anda, dan dengan yang kecil, saya maksudkan beberapa aplikasi yang boleh mengisi satu atau dua skrin rumah, dan anda mahu mereka menjadi sedikit lebih teratur untuk lebih mudah mencari mereka, menyusunnya mengikut warna.

Sekiranya anda tidak mahu menghabiskan masa mengasingkan warna-warna itu, sekadar memisahkan ikon mengikut warna hangat dan sejuk, dan berikan setiap skrin rumah sendiri.

8. Menggunakan simbol dan emojis

Kata-kata yang berlebihan panjang untuk nama folder atau label juga boleh menambah kekacauan visual kadang-kadang. Gunakan emojis dan simbol yang sesuai untuk mengecilkan nama.

9. Putuskan sambungan perkhidmatan yang tidak diperlukan

In semua e-mel dan akaun sosial yang anda pegang, cari sebarang tetapan yang akan menyenaraikan semua perkhidmatan atau aplikasi yang disambungkan ke akaun itu. Jika anda mendapati perkhidmatan atau aplikasi yang tidak lagi digunakan putuskan sambungan dari akaun anda.

Ini boleh mengurangkan e-mel, pemberitahuan, dan iklan yang tidak diingini dan melindungi butiran akaun anda dari aplikasi pihak ketiga yang tidak lagi diperlukan. Lihat pautan berikut untuk mencari tetapan apl yang berkaitan di Google, Yahoo, Facebook, dan Twitter.

10. Jangan gunakan kalendar untuk tugasan dan nota

Menggunakan kalendar untuk tetap teratur adalah hebat dan hampir semua kalendar mempunyai pilihan tambah peristiwa, tugasan dan nota sehari. Jika apa-apa perlu dilakukan pada hari tertentu ia satu acara dan harus ditandakan begitu dalam kalendar.

Walau bagaimanapun, perkara yang perlu dilakukan, berbeza setiap hari dan sepatutnya disemak setiap hari. Mengasingkan kalendar dari item dan nota untuk tugasan memberikan gambaran yang kurang menggembirakan dan sesak masa anda.

11. Jangan muat turun fail ke arkib

Daripada memuat turun fail ke komputer anda untuk tujuan pengarkiban, buka storan awan anda dan simpan di sana. Jika aplikasi storan awan anda dilengkapi dengan pilihan untuk menyimpan fail secara langsung melalui URL menggunakannya, atau cuba pelanjutan penyemak imbas atau perkhidmatan pihak ketiga yang akan membolehkan anda melakukan perkara yang sama.

12. Sewa atau aliran bukannya membeli atau memuat turun

Jangan muat turun filem, lagu, e-buku dan sebagainya jika anda berada tidak pasti mereka itu klasik bahawa anda akan kembali kepada sangat kerap. Ini menjimatkan ruang dan menjadikan perpustakaan anda lebih mudah diurus.

13. Jangan melanggan, dapatkan suapan

Jangan melanggan e-mel daripada laman web, sebaliknya, pilih untuk mendapatkan suapan. Terdapat banyak Perkhidmatan pembaca RSS, seperti Feedly, yang akan membuat anda sentiasa terkini dengan kandungan laman web yang anda mahu mendapat maklumat tentang kerap.

14. Simpan fail dalam proses, bukan eksport

Jika anda telah merancang untuk mengarkibkan (menyimpan) fail dan itu fail mempunyai fail dalam proses, contohnya, fail Word dari PDF yang dieksport daripadanya, atau fail Photoshop dari imej PNG yang dieksport daripadanya, simpan fail dalam proses dan bukan produk akhir (melainkan jika anda akan memerlukan eksport ini agak kerap).

Ini memastikan bahawa setiap kali anda memerlukan versi akhir, anda dapatkan eksport paling terkini daripada fail dalam proses anda, semua sambil menyimpan beberapa ruang pada cakera keras anda.

15. Tetapkan tetingkap penangguhan

Jujurlah, tidak ada jumlah khotbah yang boleh menghentikan beberapa dari memeriksa Facebook dan Twitter semasa bekerja. Jika anda akan menangguhkan di media sosial buka akaun tersebut dalam tetingkap penyemak imbas yang berasingan dan pastikan anda “bekerja” tingkap bebas dari gangguan, menjadikannya mudah untuk mengunci pada tab apabila anda memerlukannya.

Bonus: anda perlu tutup hanya satu tetingkap dan ia menutup semua halaman media sosial anda.

16. Merancang sandaran dan simpanan anda

Ia satu perkara yang baik mempunyai simpanan luar peranti, tetapi hanya pada berapa banyak tempat? Dengan banyak awan dan simpanan luaran yang ada, itu mudah untuk tidak teratur dengan cara itu juga: beberapa fail dalam Dropbox, beberapa di Google Drive, ada di Amazon, beberapa di pemacu pen ... anda mendapat gist.

Oleh itu, merancang penyimpanan luar peranti anda terlebih dahulu. Baiklah kerja berasingan dan fail peribadi. Untuk kerja, anda mungkin mahu memilih kaedah penyimpanan yang digunakan terutamanya di tempat kerja anda.

Pilih sistem storan yang ada serba boleh, yang menjadikan perkongsian atau memindahkan fail ke sistem lain mudah. Kadang-kadang, penyimpanan fizikal adalah wajib, contohnya CD boot. Dalam kes ini, buat beberapa organisasi dunia sebenar.

17. Simpan kata laluan sebelum menggunakan

Terdapat banyak aplikasi pengurusan kata laluan boleh didapati dalam talian, atau jika anda sudah tua dapatkan buku nota untuk menulis semua kata laluan. Oleh itu, menguruskan kata laluan tidak akan menjadi masalah jika setiap kali anda mendaftar untuk akaun baru yang anda ingat perhatikan kata laluan dan maklumat akaun ke dalam peti masuk kata laluan utama anda.

Sekiranya anda melupakan perkara ini cuba mengembangkan kebiasaan menyimpan kata laluan anda dahulu dalam peti besi anda dan kemudian buat akaun. Dengan cara ini, anda akan mempunyai semua maklumat dan kata laluan akaun anda yang teratur di dalam peti besi anda tanpa gagal.

Tetapi, jika atas sebab tertentu anda tidak boleh mengakses peti masuk kata laluan anda dan anda tidak boleh menangguhkan penciptaan akaun sehingga anda lakukan, tetapkan peringatan untuk menambah kata laluan dan maklumat akaun ke peti besi.

18. Semak sama ada tapak mudah alih sama baiknya dengan aplikasi

Hari-hari ini, banyak laman web sangat dioptimumkan untuk pengguna mudah alih, begitu banyak, bahawa sebahagian daripada mereka sama seperti rakan sejawatan aplikasi mudah alih mereka. Oleh itu, jika anda mencari perkhidmatan yang mudah digunakan dan cukup cepat dalam penyemak imbas mudah alih sama seperti aplikasi mudah alih yang bersamaan keluarkan aplikasi dari telefon anda dan mula menggunakan laman web ini.

19. ID e-mel berasingan

Sekiranya anda mempunyai laman web atau jika anda adalah sebahagian daripada sebuah syarikat, kemungkinan anda mempunyai e-mel kerja yang sepadan. Tetapi, jika itu bukan kes anda perlu buat satu. A e-mel berasingan untuk kerja dan penggunaan peribadi cukup kemas.

Ia membantu menguruskan e-mel anda dengan lebih baik; kurang spam akan mengganggu e-mel kerja anda kerana anda akan menghantar e-mel peribadi anda untuk langganan dan sebagainya.

Jika anda adalah peminat media sosial ID e-mel hanya untuk akaun sosial anda bukan idea yang salah.

20. Gunakan lebih banyak alat, dapatkan lebih banyak ruang

Jika storan luar talian lagu, video, e-buku dan foto dalam telefon anda adalah penting dan anda sering kehabisan ingatan, kenapa tidak cuba menggunakan alat berasingan sebab yang berasingan?

Petua ini mungkin tidak sesuai untuk mereka yang tidak suka membawa bagasi tambahan. Walau bagaimanapun, jika bukan ini mungkin penyelesaian terbaik untuk anda: a pemain muzik, a e-pembaca, a kamera, a pemain video mini, atau a hibrid sebahagiannya.

Anda juga boleh menyimpan fail anda pemacu cakera luaran yang berfungsi dengan telefon bimbit anda (melalui port, adapter, atau WiFi), dan menyimpan dan menggunakan fail dari sana.

21. Tiada fail pada skrin desktop

Saya faham bahawa ruang desktop ada untuk akses cepat fail anda sedang berusaha, dan saya juga tidak mempunyai apa-apa terhadap skrin desktop yang ditutup dengan fail dan aplikasi, selagi ia berfungsi untuk anda. Tetapi, jika skrin desktop adalah salah satu ruang digital yang bermasalah, maka saran saya adalah tidak selamatkan apa sahaja pada desktop.

Sama seperti untuk aplikasi mudah alih, jangan repot-repot membuat subfolder atau mengatur ikon oleh beberapa sistem. Terdapat perbezaan ketara apabila anda melihat fail pada skrin desktop dan di dalam folder. Di desktop, ia terlalu visual dan mengganggu, sementara dalam folder, ia kurang visual, lebih berasaskan teks, dan dengan itu sedikit lebih mudah untuk diproses.

22. Cuba buat akaun media sosial baru

Saya akan mengesyorkan latihan biasa akaun tidak mengikuti anda tidak lagi mahu untuk melihat kemas kini dan menyusun semula pemberitahuan, tetapan privasi dan iklan anda dalam akaun media sosial untuk menjinakkannya, tetapi untuk sesetengahnya, ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan.

Jika anda media sosial amat sukar untuk ditangani awak boleh mulakan semula; ia adalah penyelesaian praktikal. Anda boleh sama ada buat akaun baru, berkawan kawan / pengikut anda dari akaun lama sedikit demi sedikit dan kemudian apabila anda berpuas hati, hapuskan akaun lama anda.

Atau, padamkan akaun anda dahulu, tunggu sehingga ia dipadamkan dari pelayan media sosial dan mendaftar dengan nama pengguna yang sama. Tetapi sama ada ia adalah akaun baru atau yang lama, penyelenggaraan teratur ia penting.

23. Menyelaraskan kenalan telefon anda

Jangan biarkan aplikasi hubungan telefon anda menjadi arkib kenalan anda juga. Simpan kenalan di komputer anda-teruskan dan simpan seberapa banyak yang anda mahu di sana dan simpannya selagi anda mahu dan tambahkan semua maklumat yang boleh anda fikirkan kepada mereka.

Tetapi dalam telefon anda, menyimpan hanya kenalan relevan, terkini dan yang diperlukan. Ini akan menyelaraskan secara automatik kenalan yang terdapat dalam apl mudah alih anda dan anda tidak akan mendapatkan cadangan akaun yang tidak perlu.

24. Susun foto dalam urutan kronologi

saya adalah tidak sepenuhnya menentang penyimpanan foto pada peranti. Sekiranya anda sering melayari foto lama atau jika anda adalah orang yang menyimpan kertas dinding desktop foto tayangan slaid anda harus menyimpan foto anda pada peranti anda dan membersihkan fail untuk ruang di tempat lain.

Walaupun, tanpa mengira tempat anda menyimpan foto anda, ada hanya satu cara yang betul untuk menganjurkannya, hanya satu-kronologi.

Foto berkaitan dengan kenangan yang pada gilirannya dikaitkan dengan masa, jadi pastikan anda membuat folder untuk semua gambar dari acara individu, kemudian masukkan semua folder acara ke dalam folder bernama selepas sebulan atau setahun. Folder akhir (paling tinggi peringkat) harus selalu menjadi tahun.

25. Berfikir tiga kali sebelum memasang apa-apa

Saya tahu jika anda mempunyai terlalu banyak aplikasi, anda sentiasa boleh “Nyahpasang” mereka dan saya cadangkan menggunakan aplikasi penyahpasang yang membersihkan semua fail sisa daripada perisian. Tetapi dalam kebanyakan kes, fail akan jadi tertinggal selepas pemasangan. Ia tidak banyak bimbang tetapi dari masa ke masa (tahun, itu) mereka juga boleh menambah.

Sekiranya anda berteknologi tinggi, maka kenali di sekeliling untuk fail sisa dan jelaskan secara manual (yang lebih baik daripada apa yang boleh dilakukan oleh IMO) tetapi jika anda tidak selesa dengan itu elakkan pemasangan yang tidak perlu di tempat pertama, terutama di telefon bimbit.

26. Cuba apl terbina dalam terlebih dahulu

Walaupun saya kata mempunyai uninstaller yang baik akan menjadi baik, dalam kebanyakan kes, saya akan mengatakan menggunakan aplikasi yang pertama sudah tersedia dalam sistem operasi anda.

Hampir semua OS datang dengan utiliti pembersihan cakera dan memori; gunakannya untuk jelas fail sementara dan cache. Juga, semua OS, termasuk yang mudah alih, mempunyai aplikasi yang menyenaraikan perkhidmatan yang sedang berjalan dalam peranti anda, gunakannya hentikan perkhidmatan latar belakang yang tidak diingini dan membebaskan RAM.

27. Diturunkan pada aplikasi produktiviti

Berikut penafian yang ke-100 saya; Saya tidak mendakwa bahawa semua aplikasi produktiviti di luar sana tidak perlu, sebenarnya, begitu banyak pilihan di pasaran menjadikannya lebih mudah bagi kita untuk mencari sesuatu yang hampir eksklusif dipesan untuk kita.

Tetapi, jika anda menggunakannya terlalu banyak aplikasi produktiviti yang anda suka menjadi produktif dalam usaha untuk menjadi produktif daripada sebenarnya menjadi produktif.

Satu kalendar dan satu senarai tugasan akan dilakukan. Jangan lakukan baik di luar talian dan dalam talian (kecuali perancangan luar talian adalah terapeutik untuk anda), gunakan sama ada dan berpegang teguh kepada agama.

28. Dapatkan bantuan

Jika anda membaca sejauh ini ke dalam pos ini, anda mempunyai kesabaran untuk membuat rampasan kuasa yang berjaya.

Seseorang yang agak messier dengan ruang luar talian mereka akan kemungkinan besar sama dalam ruang digital mereka. Dan pada hakikatnya, orang-orang yang teratur dan tidak teratur hidup bahagia hari ini, sehingga mengamuk organisasi digital belum lagi dalam setiap orang yang tidak teratur.

Tetapi, apabila ambang batas yang tidak diselaraskan diseberang, ia boleh menyebabkan tekanan, dan ketidakstabilan itu akan mencerminkan setiap aspek kehidupan anda, termasuk digital.

Oleh itu, seperti yang anda minta untuk meminta bantuan seseorang dalam organisasi ruang angkasa lepas, lakukan pengisytiharan digital dengan seseorang, juga. Saya yakin bahawa tidak mematikan di Facebook dengan rakan-rakan IRL anda akan menyegarkan.