Pemula Cara Mengekalkan, Menyimpan dan Menyusun Data Anda di Outlook 2013

Hari ini, kami meliputi perkara Outlook yang "membosankan". Penyelenggaraan dan keselamatan, seperti, mengekalkan dan mengamankan fail data Outlook 2013 - penuh dengan semua data penting anda - dengan membuat sandaran dan mengarkibkannya.

Setakat ini, jika anda telah menggunakan Outlook untuk mengarang dan menghantar e-mel, dan anda telah mengambil masa untuk mengimport kenalan G-mel anda ke buku alamat anda, atau hakikat bahawa anda menggunakan Outlook buku alamat, bermakna anda mempunyai banyak data yang memerlukan perlindungan.

Begitu juga, anda juga mungkin menghabiskan banyak masa dan bekerja mewujudkan kalendar anda, menambah tugas dan senarai todo, dan mungkin juga mempunyai banyak nota yang anda ingin simpan.

Semua ini beralih ke memastikan bahawa anda sekurang-kurangnya sekali lagi membuat sandaran fail data anda kerana sebagai salah seorang dari kami boleh membuktikan, ia agak mengecewakan dan menyedihkan untuk kehilangan semua data anda dan perlu bermula semula.

Panel Kawalan Mel

Untuk bermula, mari kita lihat dengan cepat pada panel kawalan Mail di Windows.

Seperti yang ditunjukkan oleh imej, anda mempunyai akses kepada tiga bidang utama persediaan Outlook anda. Yang berkata, mengklik sama ada butang "Akaun E-mel ..." atau "Data Files ..." akan membuka tetingkap yang sama, pada tab yang sama.

Dalam tangkapan skrin berikut, kita melihat tab E-mel, yang akan membolehkan anda mengambil tindakan ke atas akaun e-mel anda seperti membaikpulih atau mengubahnya. Anda juga boleh melihat di mana data disimpan untuk setiap akaun.

Jika anda ingin menjejaskan fail data secara langsung, anda perlu mengklik tab "Fail Data". Terdapat beberapa perkara yang boleh anda lakukan di sini.

Sebagai contoh, anda boleh mengklik butang "Lokasi Fail Terbuka" untuk melihat di mana fail data anda berada. Ini berguna, kerana anda ingin tahu di mana mereka berada sekiranya anda perlu mengimbas dan membaikinya (dibincangkan di bahagian seterusnya).

Terdapat satu lagi ciri hebat yang boleh anda gunakan dari tetingkap Tetapan Akaun. Jika fail data anda telah mendapat besar dan mengambil jumlah ruang cakera (sesetengah orang mengumpul gigabait setelah gigabait e-mel lama), maka anda boleh memampatkannya.

Klik butang "Tetapan" pada tab Data Files dan kemudian klik "Compact Now" untuk mengurangkan saiz fail data Outlook anda.

Panel kawalan Mail adalah cara yang boleh dipercayai untuk mengekalkan fail dan profil data anda, tetapi bukan satu-satunya cara, dan aplikasi Outlook juga akan membolehkan anda mentadbir peti mel anda. Kami akan menunjukkan kepada anda kawalan-kawalan ini selepas kami menunjukkan bagaimana untuk membaiki fail data anda.

Menjalankan Alat Penyelenggaraan PST

Sekiranya anda tidak menyedarinya sekarang, data Outlook disimpan dalam fail .PST atau .OST, dan kebanyakan masa, tidak ada yang salah dengan itu.

Malangnya, kadangkala data anda menjadi rosak, yang tidak sama dengan mengatakan ia tidak baik atau tidak dapat dipulihkan, anda hanya perlu menjalankan alat Pembaikan Inbox yang disertakan. Alat Pembaikan Peti masuk atau "ScanPST" akan mengimbas dan membaiki fail folder peribadi anda, mengesahkan dan membetulkan sebarang kesilapan semasa membuat sandaran fail yang rosak. PST atau .OST hanya jika terjadi sesuatu yang salah semasa pemulihan.

Alat ScanPST boleh didapati di folder pemasangan Outlook anda, biasanya C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Apabila anda mengesannya, klik dua kali utiliti ScanPST untuk memulakannya.

Perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah menyemak imbas di mana fail PT atau .OST terletak. Dalam tangkapan skrin berikut, anda melihat di mana mereka berada di komputer kami. Kami memilih satu dan klik "Terbuka."

Sekiranya alat ScanPST mendapati sebarang kesilapan, ia akan memaklumkan kepada anda seberapa banyak dan tawaran untuk membaiki. Klik butang bertajuk tepat untuk memulakan pembaikan tersebut.

Setelah selesai, alat ScanPST akan memberitahu anda bahawa fail Outlook anda telah berjaya dibaiki.

Anda boleh menutup alat atau mengulangi proses pada sebarang fail data lain yang diperlukan.

Mengarkibkan Data Anda Secara Automatik

Mari kita membuat sesuatu dengan maklumat penting mengenai cara terbaik membuat arkib dan membuat sandaran data anda. Perkara pertama yang kami ingin bincangkan adalah pilihan AutoArchive anda. Untuk memulakan, klik tab "Fail" pada Reben supaya anda melihat skrin berikut.

Segera ambil perhatian, anda boleh memilih akaun mana yang ingin anda hadiri (jika berkenaan) dengan mengklik menu drop-down yang terletak di atas butang Tambah Akaun.

Mari klik butang "Alat Pembersihan" dan kemudian pilih "Pembersihan Peti Mel" dari pilihan. Berikut ialah pilihan yang akan anda lihat. Semua di sini didedikasikan untuk memangkas lemak dari peti masuk anda dan mengarkibkan mesej lama.

Mengklik butang "AutoArchive" bermaksud bahawa Outlook akan menyusun auto folder apa-apa folder yang telah dikonfigurasikan seperti itu. Untuk menetapkan pilihan autoarchive anda, anda perlu klik kanan pada folder mel dan pilih tab "AutoArchive".

Di sini kita melihat tetingkap Properties folder khas. Tab AutoArchive akan membolehkan anda melaraskan bagaimana folder diawali. Perhatikan, dalam tangkapan skrin ini, kami mempunyai folder yang dikonfigurasikan untuk AutoArchive mengikut jadual dan tindakannya sendiri.

Anda juga boleh menetapkan folder untuk autoarchive mengikut tetapan autoarchive default keseluruhan Outlook. Jika anda menetapkan tetapan lalai ke folder, kemudian klik "Tetapan Arkib Asal ..." anda akan melihat dialog berikut (kerana ia "lalai", apa-apa perubahan yang anda tetapkan di sini akan dikenakan pada setiap folder yang dikonfigurasikan untuk autoarchive lalai).

Jangan lupa, anda juga boleh mencari tetapan ini dengan membuka Pilihan dan mengklik tajuk "Lanjutan".

Mari kita teruskan sekarang untuk mengarkibkan secara manual data anda.

Mengarkibkan Data Anda secara manual

Sederhana, jika anda tidak mahu menggunakan autoarchive, atau anda ingin memfasilitasi prosedur pengarsipan anda sendiri, kembali ke Alat Pembersihan yang terdapat di skrin Maklumat Akaun, dan klik dan pilih "Arkib" untuk membuka dialog berikut.

Cukup mudah, anda hanya mahu memilih folder yang ingin anda arkib, pilih tarikh untuk item arkib anda, dan kemudian pilih folder ke tempat yang anda mahukan arkib anda disimpan. Itu sahaja, anda sudah selesai!

Menyandarkan dan Memulihkan Fail Data Outlook Anda

Menyokong fail data Outlook anda semudah menyalin fail .OST atau .PST anda ke cakera keras lain, pelayan awan, pemacu ibu jari, atau beberapa medium simpanan lain. Anda masih ingat bagaimana hendak mencari fail data anda?

Buka panel kawalan Mail dan klik butang "Data Files". Klik "Buka Lokasi Fail ..." dan kemudian anda boleh membuat sandaran fail data anda.

Pada nota sampingan, anda boleh memindahkan fail data anda secara kekal ke lokasi awan, seperti folder OneDrive atau Dropbox, dengan itu memastikan data Outlook anda sentiasa disokong secara teknikal.

Untuk memulihkan fail data yang disandarkan, mari kembali ke tab Fail dan pilih "Buka Fail Data Outlook."

Dalam tangkapan skrin berikut, File Explorer secara automatik dibuka ke arkib kami, tetapi anda boleh melihat dengan jelas ke mana sahaja fail data anda berada.

Pilih fail yang anda mahu, dan klik "Terbuka" supaya anda boleh mengakses data yang disimpan dalam fail. Sebaik sahaja dipulihkan, anda boleh menyemak imbas dan melihat item seperti biasa.

Jika anda tidak lagi perlu mengakses fail data yang disandarkan, anda boleh klik kanan pada folder paling atas dan pilih pilihan dekat.

Menyandarkan dan memulihkan fail data adalah sebahagian besarnya aktiviti manual tetapi jika anda menetapkan folder anda untuk kerapar autoarchive, dan ia diarkibkan ke lokasi seperti folder awan, maka anda mempunyai beberapa modicum keselamatan di sana.

Cara terbaik untuk memastikan anda tidak kehilangan data bagaimanapun, adalah untuk membuat sandaran data data anda secara rutin. Ada apa-apa yang anda mahu tambah? Tolong beritahu kami di forum perbincangan kami. Seperti biasa, kami berharap maklum balas anda.