Tingkatkan Produktiviti Menulis E-mel Anda dengan Gabungan Microsoft Word Mail

Gabungan mel Microsoft Word adalah alat produktiviti yang sangat baik. Mengetahui bagaimana untuk membuat garis subjek yang diperibadikan dan lampiran yang mel menggabungkan ciri asas teks tidak boleh menjadi penyelamat kehidupan apabila anda perlu menulis e-mel secara pukal.

Dalam artikel hari ini, anda akan belajar bagaimana menggunakan Wizard Mail Merge 2010 Word, menulis subjek e-mel yang diperibadikan, dan sediakan lampiran yang berlainan bagi setiap penerima e-mel anda.

Imej oleh M! R

Membuat Senarai Edaran

Mail Merge Word menyelamatkan kita dari tugas yang membosankan untuk memasukkan setiap alamat e-mel penerima secara manual dengan membenarkan kami mengimport alamat e-mel dari kenalan Outlook, Excel atau Akses data sumber, atau fail data Word.

Hubungan Outlook adalah pilihan terbaik di kalangan ketiga, dan jika anda tidak menggunakannya, kini akan menjadi masa yang baik untuk mengemas kini buku alamat Outlook anda, dan kami akan menunjukkan kepada anda cara melakukannya. Anda boleh melangkau bahagian seterusnya dan mula menulis gabungan mel anda, jika anda sudah tahu bagaimana cara menyiapkan hubungan Outlook, jika tidak, kedua bahagian seterusnya akan memberi anda beberapa asas tentang cara menyiapkan kenalan Outlook anda dengan mengimport senarai kenalan berasaskan web anda.

Persiapkan Profil Mel Anda

Menyediakan hubungan Outlook bermula dengan membuat profil mel yang menyimpan alamat e-mel akaun, kata laluan, maklumat pelayan dan pautan ke data lain seperti mesej e-mel dan alamat e-mel.

Anda boleh membuat beberapa profil, masing-masing disesuaikan dengan akaun e-mel tertentu.

Nama profil yang betul membolehkan anda mengenal pasti akaun e-mel yang anda kaitkan dengan profil mel anda.

Anda mempunyai pilihan untuk mengkonfigurasi profil mel anda menggunakan alamat e-mel yang anda terima daripada ISP anda, atau akaun e-mel anda sendiri dengan memilih pilihan ketiga.

Pilih "E-mel Internet" untuk menggunakan pembekal e-mel yang memberikan perkhidmatan POP - contohnya, GMail.

Setiap pembekal e-mel Internet mempunyai konfigurasi POP yang berbeza, pastikan untuk membaca manual pengguna mereka untuk mengetahui persediaan POP mereka.

Tahniah! Sekiranya anda melihat skrin ini, anda telah berjaya mengatur profil mel anda. Sekarang, kami bersedia untuk menyediakan folder kenalan Outlook kami.

Mengumpul Folder Hubungan Anda

Anda boleh memasukkan senarai edaran anda secara manual ke dalam Outlook, atau mengimport buku alamat berasaskan web lain - seperti buku alamat GMail, Yahoo, atau Hotmail. Kebanyakan penyedia e-mel berasaskan web membolehkan kami mengeksport buku alamat mereka ke sumber data yang serasi dengan Outlook. Sebagai contoh, Gmail memberi kami pilihan untuk mengeksport kenalan kami ke fail CSV serasi Outlook.

Fungsi import Outlook menyokong pelbagai jenis fail: csv, vcard, RSS, iCalendar, dan banyak lagi, menjadikannya alat yang hebat untuk membuat senarai pengedaran mel anda.

Fail CSV berada di bawah kategori "Program atau fail lain" dalam Outlook.

Fail ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, fail PST, adalah beberapa fail program yang menyokong Outlook - untuk kami, kami memilih jenis fail Koma Separated (Windows).

Kini, cari fail CSV yang kami baru dieksport dari buku alamat Gmail.

Daripada semua folder ini, folder kenalan adalah pilihan terbaik untuk tujuan gabungan mel kami.

Outlook memerlukan beberapa minit untuk mengimport kenalan anda bergantung kepada bilangan alamat e-mel yang anda importkan.

Kami sepatutnya dapat menggunakan folder kenalan ini, sekali Outlook selesai mengimport semua kenalan anda, untuk gabungan mel.

Mail Merge Wizard

Mulakan dengan dokumen kosong dan buka reben "Mailings" untuk memulakan gabungan mel kami.

Penyihir adalah cara terbaik untuk pemula untuk memulakan latihan gabungan mel pertama mereka.

Memilih Penerima Mesej

Penyihir akan meminta kami memilih jenis dokumen untuk penggabungan mel kami, Mesej e-mel adalah jenis dokumen yang sesuai untuk mel bergabung surat hari ini.

Kami boleh mula menulis mesej e-mel kami dari dokumen kosong, templat, atau dokumen yang sedia ada.

Pilih folder hubungan Outlook kami sebagai senarai pengedaran mel kami dalam langkah 3.

Kami mempunyai pilihan untuk menggunakan mana-mana profil mel yang kami persiapkan di dalam sistem kami.

Kiraan hubungan anda harus lebih daripada sifar jika Outlook mengimport alamat Gmail anda dengan jayanya.

Pilih orang yang ingin anda sertakan dalam pengedaran e-mel anda dengan menandakan kotak semak yang sesuai.

Mengarang Mesej E-mel

Mula menulis mesej e-mel anda dan masukkan memasukkan bidang yang anda mahu letakkan mesej yang diperibadikan - seperti tajuk atau nama belakang di tempat yang sesuai di dokumen anda.

Setiap medan gabungan akan disertakan di dalam chevron berganda; mereka akan digantikan dengan maklumat kad kenalan anda apabila anda melengkapkan wizard penggabungan surat.

Pratonton mesej e-mel anda untuk melihat bagaimana Word memproses bidang gabungan dengan mengklik pada pautan "Seterusnya: Pratonton mesej e-mel anda".

Jika anda gembira dengan pratonton, klik pautan "Seterusnya: selesaikan pautan", dan Word akan menghantar e-mel yang digabungkan kepada semua penerima anda dengan baris subjek biasa.

Memperibadikan Talian Subjek Anda

Penyihir memecahkan proses penggabungan mel ke dalam langkah-langkah ini: memilih jenis dokumen dan template yang betul, membuat senarai edaran, menilai pratonton penggabungan surat dan menghantar e-mel kepada semua penerima anda.

Pada ketika ini, anda mungkin melihat dua aktiviti penulisan e-mel biasa yang wizard tidak menyokong, menulis baris subjek yang diperibadikan, dan menyediakan lampiran yang berbeza. Kita perlu menggunakan makro untuk melakukannya dalam gabungan mel, lebih baik sebelum kita melengkapkan wizard.

Dengan surat anda terbuka, tekan "Alt + F11" dan klik dua kali "ThisDocument" dalam tetingkap Word kerja anda, untuk membuka editor makro.

Tampal kod makro ini, yang ditulis oleh pakar makro hutchinsfairy, ke dalam panel kosong dan simpan.

Dim WithEvents wdapp Sebagai Permohonan Dim EMAIL_SUBJECT Sebagai String Dim FIRST_RECORD Sebagai Boolean
Sub Dokumen peribadi () Tetapkan wdapp = Permohonan ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 Sub Akhir Sub Dokumen Tersendiri () Tetapkan wdapp = Tiada apa-apa Sub Akhir Sub Peribadi wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc As Document, Cancel as Boolean) Dim i Sebagai Integer Dengan ActiveDocument.MailMerge Jika FIRST_RECORD = Benar Kemudian EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = Palsu Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT Akhir Jika i = .DataSource.DataFields.Count Adakah Semasa i> 0 .MailSubject = Ganti (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Loop Akhir Dengan Sub Akhir Sub Peribadi wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean) FIRST_RECORD = Benar Sub Akhir Sub Peribadi wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Sub Akhir

Kembali ke dokumen anda dan klik pada pautan "Selanjutnya: lengkapkan pautan" untuk menghantar e-mel anda.

Klik pada pautan "Electronic Mail ..." untuk menghantar mesej anda.

Letakkan medan gabungan yang sesuai, dikelilingi dengan chevron, ke dalam baris subjek.

Makro akan mengurai medan gabungan dan menggantinya dengan nama akhir penerima apabila Word melampirkan dokumen tersebut.

Melampirkan Item yang Berbeza kepada E-Mel Anda

Hingga ke tahap ini, kami telah belajar bagaimana menggunakan wizard penggabungan mel dan bagaimana untuk memperibadikan bidang subjek - dan untuk menyelesaikan tutorial hari ini, kami akan menunjukkan kepada anda tambahan pihak ketiga yang membolehkan kami melampirkan fail berlainan untuk setiap e-mel.

Muat turun add-in, unzipnya, dan anda akan mendapati bahawa add-in itu datang sebagai templat Word Word. Gunakan "CreateEMailData Word 2007 Ver02", jika anda menggunakan perkataan 2007 atau 2010, dan "CreateEMailData Word 2003 Ver02", jika anda menggunakan Word 2003.

Salin template dokumen yang sesuai ke dalam folder "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP" di mana "% appdata%" adalah folder permulaan Microsoft anda-dalam kes kami ialah "C: \ Users \ zainul \ AppData \.

Restart Word anda, selepas anda menyalin fail ke dalam folder permulaan Microsoft, dan anda akan melihat dua tambahan baru: Buat Fail Data dan Gabung ke E-mel, di bawah menu pita "Surat".

Sediakan fail data dengan jadual dua lajur - alamat e-mel penerima di lajur kiri, dan laluan penuh ke fail lampiran anda di lajur sebelah kanan, kemudian simpan di bawah folder yang sama dengan e-mel anda menggabungkan dokumen sebagai "MergeAttachmentsData". Kami perlu menekankan bahawa anda mesti menyimpan fail itu sebagai "MergeAttachmentsData", jika tidak, add-in tidak dapat mencari fail untuk mencari lampiran.

Kembali ke dokumen gabungan mel dan memecah dokumen ke dalam fail individu.

Tetingkap dokumen perkataan baru harus muncul, dan klik butang tambah "Gabung untuk E-mel". Cukup klik butang 'Ok' pada dialog kuning, kerana kami telah menyediakan fail data.

Masukkan subjek yang sesuai untuk e-mel anda, klik OK, dan Outlook akan menghantar e-mel anda dengan lampiran yang anda tetapkan dalam fail data.

Word, dengan ciri-ciri bergunanya, adalah alat produktiviti yang hebat. Kami berharap dapat menulis lebih banyak artikel Word untuk pembaca kami. Sementara itu, periksa artikel Kata-kata lain di laman web kami.

Kami berharap anda telah belajar bagaimana menggunakan gabungan surat Word dari artikel hari ini. Jangan ragu untuk membincangkan petua gabungan mel lain dengan rakan-rakan lain di bahagian komen.