Potong Kembali pada Masa Menghabiskan dan Menerima E-mel

Photo by H adalah untuk Home

E-mel boleh menjadikan komunikasi lebih mudah, tetapi ia juga boleh mengalirkan masa anda. Ketahui cara memproses e-mel masuk dan menulis e-mel keluar untuk menjimatkan masa.

Mengikut kaji selidik dari tahun 2005, wawancara pekerja mendedahkan bahawa masa terbuang di e-mel menyebabkan perusahaan dengan 10,000 pekerja kehilangan kira-kira $ 152 juta gaji setiap tahun.

E-mel jelas mempunyai kelemahannya. E-mel yang tidak jelas mengganggu pekerja dari tugas penting berkaitan pekerjaan, saluran komunikasi awan, dan sering membuat kerja tambahan. Elakkan perangkap e-mel dengan mengikuti cadangan di bawah.

Bagaimana E-mel Masuk Dapat Membuang Masa Anda

Gambar oleh Dvortygirl

Terdapat banyak jenis mesej e-mel yang boleh membuang masa anda. Mereka yang:

Boleh ditebang dari pelbagai mesej dan dipeluwap menjadi satu yang komprehensif
Jangan berkait secara langsung dengan anda
Adakah berkaitan dengan anda tetapi tidak secara langsung, yang membuat anda tidak pasti bagaimana atau jika anda harus bertindak (dan memakan masa)
Jangan mengarahkan anda mengambil tindakan (yang tidak produktif)
Mengalihkan perhatian dan / atau menggalakkan anda membuang masa di web
Tidak sesuai untuk e-mel, dan lebih masuk akal melalui saluran komunikasi dinamik seperti mesyuarat perniagaan atau beberapa format yang lebih sesuai untuk kandungan (seperti dokumen pendirian yang kaya dengan maklumat)

Cara Memproses E-mel Masuk Cekap

Untuk membaca dan memproses e-mel dengan cekap, anda perlu memberi tumpuan kepada dua perkara - memikirkan mesej e-mel (atau kekurangan) dan memutuskan tindakan yang akan diambil sebagai tindak balas.

Langkah 1: Memaparkan Mesej (Atau Kekurangan)

Setiap kali anda membaca e-mel baru, ambil sedikit masa sebanyak mungkin untuk mengetahui:

Sama ada pembicara sedang menangani anda secara langsung atau tidak langsung
Sama ada penceramah telah memberitahu anda apa yang mereka harapkan daripada anda
Sama ada yang dilakukan secara jelas
Sama ada mesej keseluruhan berkaitan dengan anda
Sama ada mesej keseluruhan sepatutnya sesuai, memandangkan konteks perhubungan anda kepada penghantar (atau kekurangan, jika mereka cuba untuk memulakan hubungan perniagaan misalnya)

Ini akan membantu anda memastikan mesej e-mel itu, dan bagaimana anda hendak bertindak balas. Iaitu, jika anda berminat untuk bertindak balas di tempat pertama.

Sangat penting untuk diperhatikan jika penceramah melakukan satu atau lebih perkara yang dapat menarik anda untuk membuang masa berharga, seperti:

Tidak jelas tentang apa yang mereka cuba katakan
Menggunakan bahasa dalam cara yang mengelirukan atau eufemistik untuk mengelakkan bercakap dalam istilah yang konkrit (contohnya "Saya fikir kita perlu mempunyai hati ke hati pada satu ketika" versus "Bolehkah anda memanggil saya minggu ini supaya kita boleh bercakap di telefon mengenai sesuatu yang penting? ")
Bercampur-campur atau pergi topik
Termasuk maklumat yang bukan perniagaan anda, tidak sesuai, menyakitkan hati, atau tidak masuk akal
Cc atau bcc'ing anda pada mesej yang tidak berkaitan dengan anda
Mengulangi mesej yang sama melalui pelbagai e-mel, atau mengulangi apa yang telah dibincangkan dalam komunikasi sebelumnya selain e-mel
Menulis tentang sesuatu yang telah dibincangkan dan diselesaikan - dengan cara yang mudah lupa atau cuai

Dalam situasi seperti ini, berhati-hati untuk bertindak balas dengan cara yang berkesan yang mengurangkan berapa banyak masa yang anda belanjakan dalam komunikasi. Kerana mudah untuk membiarkan senario e-mel samar di atas mengalirkan masa anda.

Langkah 2: Tentukan Tindakan Apa yang Perlu Diambil

Selepas anda tahu apa mesej itu, tentukan cara yang paling produktif untuk bertindak balas. Berikut adalah beberapa sambutan biasa:

Pergeseran perbualan ke medium komunikasi yang lebih baik seperti panggilan telefon dan persidangan
Menjawab soalan berulang yang diminta oleh berbilang orang - bukan melalui e-mel - tetapi melalui medium yang lebih kaya maklumat yang boleh dikongsi, seperti Dokumen Google
Tidak membalas mesej yang tidak menjelaskan apa yang diharapkan oleh penceramah daripada anda (walaupun ia merasa agak tidak sopan)
Menangani mesej yang tidak jelas dengan soalan konkrit langsung dan ringkas, seperti, "Apabila anda ingin membuat laporan itu selesai?" Atau "Bagaimana anda mahu saya menyumbang kepada projek ini?"
Mengambil telefon dan memanggil orang itu bila-bila masa drama atau pecahan komunikasi mula berlaku - melukisnya melalui e-mel hanya akan mengambil masa yang lebih lama dan dapat meningkatkan konflik

Langkah 3: Dapatkan Kembali pada Petugas

Paling penting, selepas anda membalas e-mel (yang mungkin terdiri daripada tidak bertindak balas dan sebaliknya memotong mesej), anda perlu kembali tugas. Pindah ke e-mel seterusnya yang menunggu di dalam peti masuk anda, atau beralih gear dan kembali ke kerja sebenarnya daripada menjawab permintaan orang lain.

Bagaimana Menghantar E-mel Boleh Membuang Masa Anda

Foto oleh Adikos

Di samping itu, terdapat banyak jenis mesej e-mel awak hantar yang boleh membuang masa anda. Mereka yang:

Telah tersentuh dengan tidak perlu ke dalam beberapa mesej, masing-masing memerlukan masa dan berfikir untuk disesuaikan, bukannya satu komprehensif
Jangan secara langsung berkaitan dengan penerima, yang merupakan satu pembaziran usaha di pihak anda
Tidak cukup jelas, dan masukkan perbualan e-mel yang panjang dan / atau salah faham, atau tiada tindakan yang produktif sama sekali (bermakna anda perlu meluangkan masa untuk memulakan perbualan lagi nanti)
Jangan mengarahkan penerima mengambil tindakan, yang tidak produktif
Mengalihkan perhatian dan menggalakkan penerima untuk membuang masa di web - yang bermaksud ia menggalakkan anda sama
Tidak sesuai untuk format e-mel, tetapi lebih baik disampaikan melalui perbualan masa nyata atau melalui dokumen pengajaran atau maklumat yang kaya seperti manual, artikel blog, halaman FAQ, laporan syarikat, atau persembahan PowerPoint

Cara Hantar E-mel Secara Berkesan

Untuk menulis e-mel yang tidak membuang masa anda dalam jangka masa panjang (belum lagi masa penerima anda), anda perlu memberi tumpuan kepada lima perkara: menyampaikan mesej yang jelas, meminta penerima anda mengambil langkah yang boleh diambil tindakan, menggunakan struktur yang baik, mengedit sebelum anda memukul hantar, dan menyusul dengan berkesan.

Langkah 1: Dapatkan Kosongkan pada Mesej Anda

Sebelum anda membuat draf e-mel, anda perlu mendapatkan jernih pada mesej tersebut. Tentukan:

Apa yang anda ingin berkomunikasi
Kenapa anda mahu berkomunikasi dengannya
Apa tindakan yang anda mahu penerima anda ambil
Bagaimana anda boleh memujuk mereka untuk mengambil tindakan sedemikian?

Berikut adalah beberapa sebab umum untuk menghantar e-mel:

Untuk mengingatkan seseorang pada tarikh akhir
Memberi arahan seseorang bertulis mengenai tugas
Minta soalan cepat yang dapat dijawab dengan secukupnya melalui tulisan
Untuk menjawab soalan cepat yang boleh dijawab dengan secukupnya melalui tulisan
Untuk menyampaikan maklumat sensitif terhadap masa
Untuk menawarkan tarikh yang tersedia untuk menjadualkan mesyuarat
Untuk susulan selepas mesyuarat dan menunjukkan penghargaan

Dalam semua contoh ini, kecuali yang terakhir, anda mahu penerima anda mengambil beberapa tindakan (walaupun itu hanya membalas kepada anda).

Kadang-kadang tindakan itu tidak kelihatan seperti tindakan. Mungkin anda mahu:

Lulus hujung untuk rakan sekerja anda
Biarkan rakan anda tahu anda mendarat dengan selamat di destinasi pelancongan anda
Berikan kemas kini ringkas tentang bagaimana anda melakukan destinasi baru dan bagaimana anda boleh dicapai dalam beberapa minggu akan datang

Dalam setiap situasi ini, anda tidak memberitahu penerima anda untuk mengambil tindakan tertentu. Walau bagaimanapun, adalah tersirat bahawa mereka tidak dijangka mengambil sebarang tindakan, selagi anda memberikan penutupan e-mel yang betul, atau sekurang-kurangnya dengan menandatangani nama anda. Mereka memahami bahawa komunikasi dengan mudah boleh berakhir dengan e-mel anda; bahawa mereka tidak perlu bertindak balas.

Langkah 2: Minta Penerima Anda Ambil Langkah yang Boleh Dikesan

Untuk menulis e-mel yang berkesan yang menjimatkan masa anda, anda perlu membuat tindakan yang boleh dilakukan. Dan anda perlu memastikan bahawa penerima anda jelas mengenai tindakan yang diharapkan daripada mereka.

Jika anda tidak bertujuan untuk ini, tetapi cuba untuk menguraikan kisah hidup anda atau menerangkan mengapa anda menunggang untuk model iPhone seterusnya dan bukannya mendapatkan yang terkini, anda boleh melupakan tentang menjimatkan masa kerana menulis pena mengambil banyak pemikiran dan masa.

Tumpukan pada perkara berikut apabila membuat e-mel dijangka:

Menetapkan tarikh akhir
Merangka pelan kontingensi
Menawarkan pilihan yang berpotensi untuk tindakan tindakan seterusnya (mis. Kali anda boleh didapati untuk mesyuarat individu, lokasi yang anda dapat bertemu di)
Menyediakan pendapat apabila diminta untuk satu
Membuat permintaan yang sesuai untuk menulis dan sebenarnya lebih mudah menggunakan cara komunikasi yang lain
Menyediakan satu set arahan untuk tugas yang penerima anda bersetuju untuk melaksanakan

Jadilah proaktif dan tegas apabila menggariskan langkah yang boleh diambil tindakan. Elakkan bertanya soalan terbuka kecuali ada pilihan lain. Kerana soalan terbuka adalah bertentangan dengan kandungan yang boleh ditindaklanjuti.

Berikut adalah beberapa contoh:

Daripada meminta penerima anda memberi anda jadual mereka (dan membuang e-mel dalam proses) - mulakan dengan menghantar mereka waktu mesyuarat yang tersedia.
Daripada meminta penerima anda apa yang mereka fikirkan tentang keputusan perniagaan tertentu, menggariskan keputusan dan permintaan yang berpotensi membuat maklum balas; dengan cara itu mereka tidak perlu membuat sesuatu dengan sendirinya dan sebaliknya akan mempunyai sesuatu untuk bekerja dengannya

Anda menyimpan e-mel yang boleh dilakukan dengan memberikan arahan yang jelas kepada pembaca dan menyimpan kandungan yang boleh dilakukan dan bukannya terbuka.

Paling penting, anda perlu memastikan bahawa tindakan apa pun yang anda harapkan dari pembaca anda jelas dikomunikasikan. Jangan menganggap mereka tahu bahawa anda mahu membuat mesyuarat minggu ini hanya anda menawarkan waktu yang tersedia. Jangan menganggap mereka tahu apa tugas kerja yang ditetapkan oleh arahan anda. Nyatakan secara jelas dan ramah, biarkan mereka tahu apa yang anda mahu mereka lakukan.

Langkah 3: Mewujudkan Struktur yang Baik

Satu yang anda telah jelaskan mesej anda dan anda telah membuat tindakan yang boleh diambil tindakan, sudah tiba masanya untuk menganjurkannya sedemikian rupa untuk menyampaikan kejelasan dan permintaan yang boleh ditindaklanjuti.

Perenggan: Peraturan umum yang harus diikuti ialah menjaga ayat di bawah lima ayat. Ia bukan hanya sukar untuk memberi tumpuan kepada perenggan panjang semasa membaca web, tetapi perenggan kikuk memberikan peluang penerima untuk kehilangan tumpuan dan mungkin terlepas pada mata yang paling penting. Ini kemudiannya membawa kepada tindak balas yang ceroboh atau berlebihan, yang merangkumi saluran komunikasi.

Kalimat: Gunakan suara aktif semasa menulis ayat. Pastikan ayat-ayat pendek dan ke titik. Elakkan daripada pergi ke tangen atau tidak menjelaskan alasan atau perasaan anda tentang perkara. Sebaliknya, berpegang pada fakta dan tindakan yang anda minta penerima anda ambil.

Perkataan: Cuba jangan menggunakan kata-kata besar atau slang, melainkan anda tahu penonton anda akan memahaminya. Elakkan bercanda dan rujukan budaya yang mungkin salah faham, kerana apa saja yang dapat disalahartikan dengan mudah adalah halangan potensial untuk komunikasi yang efektif.

Elakkan kata-kata tambahan dan frasa yang layak. "Memandangkan keadaan semasa yang sedang berlaku sekarang, saya fikir ia mungkin bijak ..." adalah pernyataan kelayakan yang bukan sahaja membazirkan kata-kata dan masa, tetapi mengalihkan perhatian daripada mesej sebenar. Sebaliknya, nyatakan cadangan anda tanpa perlu melayakkannya.

Satu lagi contoh: "Saya tertanya-tanya jika saya boleh bertanya kepada anda ..." Potong frasa ini dan semoga bertanya. Ia juga akan meningkatkan keyakinan anda, kerana anda tidak akan secara sedar mencari kebenaran untuk berkomunikasi secara proaktif.

Tanda baca: Pastikan tanda baca mudah. Kata-kata dan frasa yang layak adalah hanya cekap apabila digunakan untuk memberi penghormatan apabila memulakan komunikasi dengan seseorang yang anda ingin mempunyai hubungan perniagaan atau peribadi dengannya. Dalam kes sedemikian, anda tidak semestinya mahu menjadi yang akan datang, tetapi menggunakan beberapa ungkapan sopan untuk menunjukkan penghormatan terhadap masa mereka.

Kurangkan penggunaan koma - ini secara semulajadi membantu anda menyimpan ayat-ayat pendek. Elakkan bercakap teks yang terinspirasi, dengan berlebihan koma dot-dot-dot dan berturut-turut. Sebaliknya, baca ayat-ayat anda dengan bahasa Inggeris yang betul dan gunakan kontraksi apabila masuk akal, kerana mereka membuat aliran bacaan lebih baik.

Di samping itu, pertimbangkan senarai bantalan dengan bullet-points, dan menggunakan garis-garis sengkang untuk memecahkan bahagian-bahagian utama (yang mungkin termasuk satu atau lebih perenggan).

Bullet-points dan breaks section meningkatkan kemampuan membaca web, serta membantu anda mengatur mesej anda dengan lebih jelas.

Langkah 4: Edit Sebelum Menghantar

Sebelum menghantar e-mel, ambil masa 1-2 minit untuk membacanya dengan kuat. Ini akan membantu anda menangkap kesilapan atau mengingati bahagian-bahagian yang tidak selesa yang anda tidak akan biasa berkata secara peribadi. Strip kata-kata tambahan dan memudahkan tanda baca. Senarai peluru dan potong perenggan anda.

Apabila anda boleh menjawab soalan berikut dengan "ya," maka anda sudah bersedia untuk memukul "hantar":

Adakah mesej itu jelas?
Adakah jangkaan boleh dilakukan dan dinyatakan dengan jelas?
Adakah penerima saya dapat berjaya menerima mesej saya? Kejayaan bermakna bahawa mereka tahu apa yang diharapkan daripada mereka.
Sekiranya peranan terbalikkan, saya akan berjaya menerima mesej ini?

Langkah 5: Laksanakan secara Berkesan

Di samping itu, bersikap proaktif dalam menyusul e-mel anda. Jika seseorang tidak bertindak balas terhadap permintaan langsung, jangan membazirkan masa untuk bertanya apa yang berlaku. Sebaliknya, hantar e-mel susulan yang sopan tetapi terus untuk mendaftar masuk dengan mereka. Terapkan prinsip yang disenaraikan di atas. Dan jangan buang masa terlalu lama untuk mendapatkan respon; jika penerima tidak berkomunikasi dengan anda, ketahui kapan untuk meneruskan atau mendekati mereka secara individu.

Gunakan E-mel untuk Jimat Masa

E-mel boleh menjimatkan banyak masa jika anda tahu cara menggunakannya dengan cekap. Dan ini berlaku untuk kedua-dua menghantar dan menerima mesej.

E-mel adalah yang terbaik digunakan untuk menyampaikan mesej yang boleh ditindaklanjuti yang disampaikan dengan secukupnya melalui penulisan. Sekiranya anda mengambil kesempatan daripada faedah e-mel dan mengelakkan banyak kesukaran membuang masa, ia berfungsi sebagai alat yang berkuasa.