Lupakan The Gimmicks Berikut Cara Terbaik untuk Mengatur Peti Masuk Gmail anda

Gimmicks e-mel e-mel terus muncul. Google Pertama memperkenalkan Peti Masuk Utama, dan kini menggunakan tab kategori. Dropbox dibeli Peti Mel, yang menjadikan peti masuk anda menjadi lebih banyak senarai tugasan. Outlook.com Microsoft mempunyai ciri Sapu yang secara automatik membersihkan peti masuk anda.

Semua ini adalah percubaan untuk menguruskan peti masuk e-mel anda untuk anda. Gimmik ini tidak semudah anda sendiri, jadi anda boleh membuat e-mel anda lebih bijak dengan mengambil peranan yang lebih aktif.

Kami akan menggunakan Gmail di sini, tetapi prinsipnya harus sama bagi mana-mana klien e-mel.

Gunakan Peti Masuk Klasik

Mula-mula, kami akan menyingkirkan apa sahaja kotak masuk yang dikemukakan Gmail menggunakan hari ini. Peti masuk ini tidak pernah mendapat kategori dan keutamaan betul betul. Mereka memaksa anda untuk melalui semua e-mel anda untuk memastikan anda tidak terlepas apa-apa dan menggalakkan anda untuk terus mendapatkan e-mel yang tidak berguna dengan menyapu mereka di bawah permaidani.

Untuk menggunakan peti masuk yang lebih klasik di Gmail, klik ikon gear dan pilih Tetapan. Klik pada tab Peti Masuk, klik kotak jenis Kotak masuk, dan pilih Tidak Dibaca terlebih dahulu. Semua tab dan pilihan keutamaan akan hilang.

Berhenti melanggan dari E-mel Anda Tidak Tahu Mengenai

Dengan kategori dan keutamaan tab yang dilumpuhkan, semua e-mel anda akan disusun dalam satu longgokan besar. Semua e-mel dan risalah pemberitahuan rangkaian sosial yang tidak berguna yang anda tidak peduli akan berada di peti masuk anda bersama-sama dengan e-mel penting anda yang sebenar.

Ini bagus - bukannya hanya e-mel menyapu yang anda tidak mahu melihat di bawah permaidani, anda harus menghentikannya daripada tiba sepenuhnya.

Pertimbangkan jenis e-mel yang anda tidak mahu lihat. Jenis e-mel yang biasa digunakan termasuk pemberitahuan Facebook dan Google+, e-mel promosi, dan surat berita yang anda mungkin telah didaftarkan secara tidak sengaja. Apabila e-mel yang anda tidak mahu melihat tiba, buka dan gunakan pautan Berhenti berlangganan - anda secara umumnya akan mendapati ini di bahagian paling bawah e-mel - untuk berhenti melanggan e-mel dan mengelakkannya daripada tiba di masa hadapan.

(Perhatikan bahawa anda tidak boleh menggunakan pautan Berhenti jika email sebenarnya spam, kerana spammer akan mengambil ini sebagai tanda seseorang sedang membaca e-mel dan menghantar lebih banyak spam cara anda. Klik butang Spam jika ia merupakan e-mel spam yang sebenar dan klik Nyahlanggan jika organisasi itu sah.)

Pasti, sebenarnya berhenti melanggan adalah kerja yang lebih sedikit di depan, tetapi ia menjadikan e-mel anda lebih mudah diurus dalam jangka panjang. Apabila e-mel anda tidak peduli tentang tiba, gunakan pautan Berhenti dan segera menghalang e-mel masa depan daripada tiba.

Hantar E-mel Tidak Usah Anda Tidak Boleh Menghentikan Latihan Dari Sampah

Di bawah undang-undang AS (khusus, Akta CAN-SPAM), sebenarnya adalah haram bagi sebuah syarikat untuk tidak memberikan pautan berhenti melanggan dalam e-mel mereka supaya anda boleh memilih keluar dari e-mel masa depan. Walau bagaimanapun, sesetengah syarikat sama ada belum mendapat memo atau tidak peduli. Daripada mengejar tindakan undang-undang untuk melepaskan senarai e-mel mereka, anda boleh membuat penapis yang menghantar semua e-mel masa depan dari mereka ke sampah anda, di mana anda tidak perlu melihatnya.

Apabila berurusan dengan email sedemikian di Gmail, bukanya, klik pautan Lagi, dan pilih Mesej penapis seperti ini. Tune filter anda untuk menghalang email - misalnya, jika Anda tidak peduli menerima email lain dari pengirim tersebut, Anda dapat menyaring berdasarkan alamat email mereka. Gunakan penapis anda untuk menghantar semua ejen tersebut ke sampah.

E-mel Arkib Secara Automatik Anda Tidak Mahu Lihat

Sesetengah e-mel adalah penting, tetapi anda mungkin tidak mahu melihatnya lagi. Contohnya, kedai dalam talian boleh menghantar resit pengesahan setiap kali anda membeli sesuatu dari mereka. Sukar untuk menerima resit tersebut sekiranya anda memerlukannya, tetapi jika anda sering membeli produk dan tidak mahu melihat e-mel tersebut, anda mungkin mahu menghalangnya daripada mencapai peti masuk anda di tempat pertama.

Ini berlaku untuk pelbagai jenis e-mel - contohnya, PayPal menghantar anda "Kami memindahkan wang ke bank anda" e-mel setiap kali anda mengeluarkan wang. Anda mungkin mahu e-mel ini untuk rekod anda, tetapi anda mungkin tidak mahu melihatnya dalam peti masuk anda.

Sekiranya anda secara automatik mengarkibkan e-mel tersebut semasa mereka masuk, anda boleh meletakkan proses ini pada autopilot. Hanya buka e-mel tersebut, klik butang Lagi di Gmail, dan pilih Mesej penapis seperti ini. Tune penyaring anda untuk merangkumi e-mel yang ingin ditangkap - mungkin berdasarkan Subjek, jika selalu sama. Beritahu Gmail untuk mengarkib secara automatik e-mel dan tandakannya sebagai dibaca supaya mereka tidak akan mengganggu anda.

Anda juga boleh menggunakan Gmail secara automatik menerapkan label kepada mereka, seperti "Secara Automatik Diarkibkan" atau label yang lebih spesifik. Ini akan membolehkan anda mencari e-mel dengan cepat pada masa akan datang jika anda benar-benar memerlukannya.

Sediakan Label Automatik

Jika anda telah mengikuti proses ini, anda sepatutnya dapat mengurangkan jumlah e-mel yang masuk. Kini kami akan membantu anda menyusun e-mel yang anda peduli.

Bahagian ini adalah pilihan, tetapi ia boleh membantu jika anda menerima banyak e-mel - terutamanya untuk tujuan yang berbeza. Sebagai contoh, anda mungkin telah menggabungkan beberapa akaun Gmail ke dalam satu peti masuk dan mendapatkan semua e-mel peribadi dan kerja anda di tempat yang sama.

Cuba buat penapis yang secara automatik menyusun e-mel masuk anda ke dalam label tertentu. Sebagai contoh, anda boleh mempunyai e-mel dari Bank anda secara automatik mendapatkan label "Bank". Anda boleh mempunyai e-mel peribadi mendapatkan label "Peribadi" dan e-mel kerja mendapatkan label "Kerja". Resit untuk produk yang dibeli boleh mendapatkan label "Resit". Tidak perlu melakukan bahagian ini secara manual - hanya sediakan Gmail supaya secara automatik menyusun e-mel anda ke dalam kategori untuk anda.

Kod warna semua label ini dan anda boleh mempunyai klien e-mel anda secara automatik mengkategorikan e-mel anda dan menunjukkan kepada anda dengan pantas di mana mereka berada. Untuk kod warna label di Gmail, klik kotak warna di panel kiri dan pilih warna baru.

Dengan sistem label sedemikian, anda juga boleh mempunyai apl Gmail di Android dan notifier e-mel pada platform lain memberitahu anda hanya apabila mesej baru tiba di label penting, mencegah pemberitahuan terlalu banyak.

Sekiranya terdapat e-mel tertentu yang anda mahu diserlahkan - mungkin e-mel dari bos atau suami anda - anda boleh menyediakan penapis untuk menghantar mesej secara automatik dari pengirim tersebut apabila mereka tiba. Anda boleh memilih jenis peti masuk "Berbintang pertama" dalam tetapan peti masuk Gmail anda, jadi e-mel penting sedemikian secara automatik akan naik ke bahagian atas peti masuk anda. Ini akan berlaku tepat mengikut cara anda mengkonfigurasi Gmail - anda tidak perlu berjuang dengan sistem keutamaan peti masuk dan cuba untuk mengajar Gmail apa yang sebenarnya penting.

Ini bukan proses set-it-and-forget-it. Pasti, selepas berhenti melanggan dari e-mel atau menyediakan penapis, klien e-mel anda akan terus mengambil tindakan pada semua e-mel yang masuk - tetapi akan selalu ada jenis e-mel baru yang akan datang. Anda perlu mengambil tindakan untuk berhenti melanggan dan menapisnya dengan betul, menghalang peti masuk e-mel anda daripada menjadi tidak teratur lagi.

Gimmik E-mel cuba mengotomatisasi proses ini - mereka cuba menyembunyikan e-mel secara automatik yang anda tidak mahu melihat, menyerlahkan apa yang penting, dan mengkategorikan e-mel anda untuk anda. Tetapi, dengan sedikit kerja lebih awal, anda boleh menetapkan peti masuk e-mel anda untuk berfungsi dengan tepat bagaimana anda menginginkannya, menghapuskan keperluan untuk semua gimmik ini.