Bagaimana Mengarang dan Hantar E-mel dalam Outlook 2013

Outlook adalah sangat sinonim dengan e-mel. Oleh itu, di luar semua ciri lain, anda ingin memastikan anda mengetahui cara menggunakannya dengan e-mel sebanyak mungkin.

Kami telah meliputi menggunakan aspek Outlook untuk beberapa waktu dan berlegar Pejabat Vet akan sudah tahu semua perkara ini, tetapi pengguna baru, seperti mereka yang perlu tahu cara menggunakan Outlook dalam tetapan pejabat, mungkin perlu tahu cara menggunakan Outlook setiap hari. Yang mengatakan, ia adalah aplikasi e-mel yang pelbagai dan matang yang pengguna Windows harus mempunyai dalam kotak alat mereka.

Oleh kerana terdapat banyak perkara yang perlu dipelajari, kita mempunyai sedikit masa untuk kehilangan, jadi mari kita mulakan dengan segera cara menyusun dan menghantar mesej, serta pecahan semua pilihan yang anda boleh tweak untuk menjadikan Outlook pengalaman yang lebih berguna dan menyeronokkan.

Cepat Mengarang dan Menghantar Mesej

Jika anda mahu atau perlu memahami asas-asas Outlook, kami telah menulis panduan pemula yang berguna kepadanya. Kami mengesyorkan anda membacanya jika Outlook sepenuhnya baru kepada anda.

Jika tidak, dari peti masuk Outlook, anda boleh mengklik butang "New Email" atau menggunakan "CTRL + N".

Tingkap mesej baru yang terhasil haruslah cukup mudah. Sekiranya anda pernah menggunakan Microsoft Word atau program pengeditan teks yang serupa, ciri-ciri Teks Asas tidak akan dinafikan lagi.

Pada ketika ini, anda akan menentukan siapa yang anda menghantar mesej anda, menyusun mesej anda, dan klik butang "Hantar". Itu semua baik dan baik jika anda hanya menyusun satu mesej sekali dan kemudian anda selesai dengannya, tetapi ada lebih daripada itu.

Kenalan Penyegar

Apabila anda menulis e-mel baru, perkara pertama yang mungkin anda lakukan ialah memasukkan penerima atau penerima anda. Anda boleh melakukan ini dengan hanya menaip di alamat e-mel mereka (es) atau anda boleh mengklik "Untuk ..." dan pilih nama dari buku alamat anda.

Ingat, jika anda ingin cepat memilih dua atau lebih alamat secara serentak, tahan CTRL dan klik setiap nama yang anda mahu pilih, kemudian pilih pilihan pengalamatan anda: Kepada dan Cc (atau Bcc). Apabila anda telah memilih semua penerima anda, klik "OK."

Jika anda tidak mempunyai buku alamat sudah, kami telah mendapat anda dilindungi. Anda boleh mengimport kenalan anda ke Outlook dari Gmail atau perkhidmatan e-mel yang sama.

Menukar Alamat Balas-Untuk

Katakan anda mempunyai lebih daripada satu akaun e-mel yang dikaitkan dengan Outlook. Bagaimana anda menghantar e-mel dari akaun anda yang lain?

Anda akan melihat bahawa pada butang "Dari" terdapat anak panah kecil. Klik butang itu, dan anda akan melihat akaun anda yang lain dalam senarai juntai bawah sehingga anda boleh memilih akaun e-mel lain.

Sebagai alternatif, anda boleh menggunakan akaun e-mel yang tidak dikaitkan dengan Outlook, seperti jika anda menggunakan komputer orang lain atau anda menggunakan komputer anda di tempat kerja dan anda mahu menjawab laluan ke akaun peribadi anda.

Sekiranya anda melakukan ini, ingatlah beberapa perkara. Pertama, apa sahaja mesej yang anda hantar akan disalin ke folder Mel Dihantar, jadi jangan hantar apa-apa jua peribadi melainkan anda berhasrat untuk memadamkannya dan kosongkan Sampah. Juga, jika anda menghantar mesej dari kerja anda, mereka mungkin menyimpannya di pelayan mel mereka.

Tandatangan dan Alat Tulis

Anda mungkin sudah biasa dengan konsep tandatangan, atau anda mungkin menggunakannya sendiri. Pada dasarnya, tandatangan adalah teks khas yang telah disediakan terlebih dahulu untuk setiap mesej. Ini boleh menjadi butiran hubungan anda, maklumat penting tentang produk atau acara yang anda sedang mempromosikan, atau sebutan yang mendalam yang anda suka.

Dalam contoh ini, kami akan melampirkan tandatangan yang memperincikan rancangan percutian masa depan. Kami akan melampirkan tandatangan ini kepada semua e-mel yang berasal dari akaun kerja kami, tetapi bukan balasan dan kehadiran.

Dari sini, sehingga anda mengalih keluar tandatangan menggunakan tetapan ini, amaran percutian anda akan muncul setiap kali anda menyusun mesej e-mel baru.

Pegun?

Tanda tangan cukup mudah untuk difikirkan tetapi bagaimana dengan pegun? Selagi ada di sana, mari kita teruskan dan bincangkannya. Seperti dengan tandatangan, anda mungkin melihat e-mel tetap dalam beberapa bentuk atau yang lain tetapi pada asasnya ia berfungsi seperti ini: kerana anda menghantar e-mel sebagai HTML, tetap hanya membolehkan anda menetapkan latar belakang, gaya font yang berbeza, dan warna untuk anda mesej.

Anda lihat di sini bagaimana ini berfungsi. Kami memilih tema "Bears" dari senarai, yang memberi kami latar belakang dengan beruang teddy menghiasinya.

Sudah tentu, jika anda sedang bekerja, anda mungkin mahu menjauhkan diri dari mesej dengan beruang teddy dan sebagainya tetapi jika anda mahu mesej anda benar-benar menonjol, maka anda boleh menggunakan ciri pegun untuk membuat beberapa hasil yang sangat menarik.

Menjawab dan Menghantar Mesej

Membalas dan meneruskan mesej adalah mudah dan anda mungkin sudah melihat alat tindak balas pada Reben.

Anda lihat jawapan, balas semua (gunakan dengan berhati-hati), dan pilihan ke hadapan, yang cukup jelas, tetapi bagaimana dengan pilihan lain?

Jika anda mengklik "Mesyuarat" maka anda boleh meminta mesyuarat apabila anda membalas; semak semua pilihan yang anda dapat apabila anda melakukan ini.

Kami akan menutup mesyuarat dengan lebih terperinci dalam artikel yang akan datang di mana kami akan membincangkan kuasa kalendar Outlook.

Menetapkan Balas dan Pilihan Pilihan

Mari kita buka jawapan dan tunggu pilihan untuk melihat cepat. Terdapat beberapa cara anda boleh mengubah bagaimana mesej asal kelihatan apabila anda membalas atau meneruskan, atau sama ada ia dimasukkan sebagai lampiran, atau tidak sama sekali.

Anda juga boleh menetapkan bagaimana balasan dan ke depan terbuka, dan sama ada komen anda telah diisi dengan nama anda.

Selebihnya Pilihan Mel Outlook

Terdapat banyak perkara lain yang berlaku dalam pilihan Mail, jadi sebelum kami meninggalkan anda hari ini, kami mahu meluangkan sedikit masa bercakap tentang mereka.

Berikut adalah beberapa perkara asas seperti pilihan editor untuk mengubah cara anda mengarang mesej, ejaan dan pilihan autocorrect, dan pilihan tandatangan dan pegun, yang telah kami sentuh.

Kebanyakan pilihan ini terbuka kepada sub-pilihan Sebagai contoh, jika anda mengklik "Pilihan Editor ...," anda akan menemui seluruh kotak centang yang lebih besar (dipecahkan kepada dua kategori, Proofing and Advanced) untuk menyeberang melalui.

Menggulung ke bawah, terdapat pilihan ketibaan mesej untuk memilih cara Outlook memberitahu anda apabila mesej tiba di peti masuk anda.

Serta bagaimana Outlook menandakan item sebagai dibaca apabila anda menggunakan anak tetingkap membaca.

Anda boleh memutuskan berapa kerap mesej disimpan secara automatik, di mana mereka disimpan, dan sebagainya.

Apabila anda menghantar mesej apa yang berlaku? Dengan pilihan "Hantar mesej", pilih tahap kegagalan lalai dan tahap kepekaan, pemeriksaan nama automatik, dan beberapa tweak lain yang kecil tetapi berbeza yang boleh anda buat untuk pengalaman pengguna anda.

Sekiranya anda berminat untuk menjejaki mesej, terdapat cara untuk membuat penyesuaian juga. Sebagai contoh, di sini anda boleh menghidupkan resit baca, yang menghantar pemberitahuan kepada anda apabila seseorang membaca e-mel anda.

Akhir sekali, kami dapati beberapa pilihan untuk menukar format mesej anda, yang mungkin tidak pernah anda gunakan.

Pilihan Lain mempunyai beberapa ciri berguna, seperti menunjukkan pilihan tampal (mungkin menjengkelkan) dan sama ada untuk menunjukkan pautan seterusnya dan sebelumnya dalam tajuk mesej semasa membaca melalui beberapa mesej dalam peti masuk anda (mungkin berguna).

Terdapat juga pilihan untuk mengkonfigurasi bagaimana program tersebut melakukan pembersihan perbualan, tetapi kami akan meliputi aspek-aspek tersebut dan lain-lain untuk menguruskan mel Outlook dalam artikel yang akan datang.

E-mel adalah sebahagian penting daripada Outlook, tidak hairanlah terdapat banyak cara untuk mengkonfigurasinya. Tidak perlu dikatakan, semasa anda belajar untuk menggunakan Outlook, anda akan mendapati diri anda kembali kepada pilihan sekurang-kurangnya untuk mengubah aspek tertentu bagaimana e-mel diformat dan berkelakuan.

Kami tidak selesai meneroka Outlook, kami masih banyak menunjukkan kepada anda, seperti cara anda mengendalikan menghantar dan menerima lampiran, kalendar, tugas, dan banyak lagi. Buat masa ini, kami ingin mendengar lebih banyak daripada anda, jadi sila luangkan sedikit masa untuk menggugurkan nota pantas dalam forum perbincangan kami.