Bagaimana Membuat dan Menyesuaikan Paparan Folder di Outlook
Sekiranya anda bekerja di pejabat, kemungkinan besar anda menghabiskan banyak masa menangani e-mel, kemungkinan besar di Microsoft Outlook. Perlu mengambil sedikit masa untuk mendapatkan Outlook untuk memaparkan maklumat yang anda perlukan. Untuk e-mel, cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan paparan folder. Inilah cara mereka bekerja.
Apa itu Paparan Folder?
Setiap tempat anda menyimpan e-mel anda dalam Outlook-sama ada peti masuk, item dihantar, arkib, item yang dipadamkan atau tempat lain-ialah folder. Setiap folder tersebut kelihatan sama dengan lalai, dengan lajur yang mengandungi metadata mengenai e-mel, seperti penghantar, subjek, tarikh dan masa yang diterima, dan sebagainya. Kumpulan Outlook e-mel mengikut tarikh (dengan yang terbaru di bahagian atas), gaya mesej yang belum dibaca dalam teks biru berani, dan menunjukkan mesej yang telah anda baca dalam fon hitam biasa.
Ini adalah paparan folder lalai.
Tetapi anda boleh menukar pandangan itu jika anda mahu. Anda boleh membuat pandangan yang berbeza untuk setiap folder, atau anda boleh membuat pandangan folder yang anda suka dan memohonnya ke setiap folder. Outlook juga mempunyai beberapa alternatif terbina dalam yang anda boleh mulakan.
Bagaimana untuk Tukar kepada View Terbina Dalam Satu Lagi
Untuk bermula dengan, mari tukar ke salah satu pandangan terbina dalam lain dengan mengklik Lihat> Ubah Lihat.
Pandangan Compact adalah pandangan lalai yang digunakan oleh setiap folder, tetapi anda boleh bertukar kepada kedua-dua yang lain:
- Single: Ini mengalihkan pengelompokan By Date dan menunjukkan semua mesej anda dalam senarai ringkas.
- Pratonton: Ini (agak kontra-intuitif) membuang panel Pratonton.
Bagaimana Menyesuaikan Paparan Sedia Ada
Anda boleh menyesuaikan paparan folder semasa dengan mengklik Lihat> Lihat Tetapan.
Ini membuka tetingkap Pengaturan Lihat Lanjutan, di mana anda boleh mengubah semua perkara mengenai pandangan.
Kami akan mengubah lajur yang dipaparkan dan tetapan jenis sebagai contoh. Klik "Lajur" untuk membuka tetingkap Papar Lajur.
Pilih "Sebut" di lajur sebelah kanan, klik butang "Alih Keluar", dan kemudian klik "OK."
Kembali ke dalam tetingkap Tetapan Paparan Terperinci, klik butang "Isih" untuk membuka tetingkap Sort.
Dalam menu lungsur "Isih item oleh", pilih "Dari" dan kemudian klik "OK."
Sekarang klik "OK" pada Tetapan Paparan Lanjutan. Pandangan folder kini telah berubah supaya lajur "Sebut" tersembunyi dan folder disusun oleh orang yang menghantar mel.
Ini hanya dua contoh cepat tentang apa yang boleh anda lakukan. Anda boleh menambah atau mengalih keluar banyak lajur yang berbeza, kumpulan dan menyusun mesej dengan cara yang berbeza, dan juga menukar fon dan gaya yang digunakan untuk memaparkan mesej. Bermain-main dengan pelbagai pilihan untuk mencari apa yang paling sesuai untuk anda.
Memohon Paparan ke Folder Lain
Sebaik sahaja anda menyesuaikan paparan anda, anda boleh menggunakan paparan yang sama kepada mana-mana folder lain tanpa perlu menyesuaikan masing-masing. Klik Lihat> Lihat Tetapan sekali lagi dan kali ini, klik pada "Gunakan Paparan Terkini untuk Folder Lain".
Pilih folder yang ingin anda gunakan paparan dan kemudian klik "OK."
Anda boleh memilih seberapa banyak folder (atau subfolder) yang anda mahu.
Simpan Paparan Folder Tersuai
Anda juga boleh menyimpan paparan tersuai anda sebagai templat supaya anda boleh memasangkannya ke folder lain pada masa akan datang. Klik Lihat> Lihat Tetapan sekali lagi dan pilih arahan "Simpan Paparan Semasa sebagai Paparan Baru".
Ini membuka tetingkap Salin Lihat, di mana anda boleh memberi pandangan anda nama dan memilih siapa yang boleh melihat pandangannya. Klik "OK" apabila anda telah menetapkan semuanya.
Jika anda mengklik Lihat> Lihat Tetapan lagi, Outlook memaparkan pandangan baru anda sebagai pilihan yang tersedia. Klik "Manage Views" untuk melihat semua pandangan yang anda akses.
Tetingkap Mengurus Semua Paparan membolehkan anda menambah, mengedit dan memadam pandangan, serta melihat tetapan yang digunakan untuk setiap paparan.
Buat Paparan Daripada Gores
Jika anda ingin membuat pandangan yang baru, klik butang "Baru" dalam tetingkap Manage All View. Ini membuka tetingkap Buat Jeda Baru.
Pilih jenis paparan asas yang ingin anda mulakan dan klik butang "OK". Tetingkap Tetapan Paparan Terperinci terbuka, dan anda boleh menyesuaikan pandangan anda dengan cara yang anda mahu. Apabila anda selesai, klik "OK" sehingga anda kembali ke tetingkap Manage All Views dan kemudian klik "Apply View" untuk memohon pandangan ke folder semasa.
Sebaik sahaja anda telah membuat pandangan baru, anda boleh memohon kepada mana-mana folder lain, menyesuaikannya lebih lanjut, atau menggunakannya sebagai pangkalan untuk pandangan baru yang lain.
Keluarkan Pengubahsuaian dari Paparan
Jika anda telah membuat beberapa penyesuaian pada paparan sedia ada anda, anda boleh kembali ke paparan sedia ada dengan mudah. Ini adalah cara yang baik untuk mencuba sesuatu tanpa perlu risau tentang membuangnya jika perubahan tidak berfungsi untuk anda. Klik Lihat> Tetapkan Semula untuk menghapuskan sebarang penyesuaian yang tidak disimpan dari folder semasa.
Dengan Alat Lihat ini, anda boleh membuat folder anda berfungsi dengan tepat seperti yang anda mahu, dan mula menjinakkan senarai mesej melimpah.
