Bagaimana untuk Menghantarkan Akaun Outlook Anda kepada Seseorang

Ia cukup untuk berkongsi kalendar anda dalam Outlook, dan di banyak syarikat, semua kalendar Outlook boleh dilihat oleh seluruh pejabat secara lalai. Tetapi anda boleh memberi seseorang penglihatan dan kawalan tahap yang jauh lebih tinggi dengan mendelegasikan akaun anda supaya mereka dapat membuat dan membalas mesyuarat dan e-mel untuk anda. Mari lihat bagaimana ia berfungsi.

Untuk mewakilkan peti mel anda kepada seseorang, klik Fail> Tetapan Akaun dan kemudian klik "Perintah Akses".

Ini membuka tetingkap Delegasi, yang akan kosong pada kali pertama anda membukanya. Klik butang "Tambah" untuk menyediakan perwakilan.

Ini membuka Senarai Alamat Global (senarai semua orang dalam syarikat anda), jadi anda boleh memilih perwakilan. (Anda tidak boleh mewakilkan akaun anda kepada seseorang di luar domain e-mel anda, yang bermaksud jika alamat e-mel anda [email protected], anda hanya boleh mewakilkan peti mel anda kepada seseorang yang mempunyai alamat email yang berakhir "@ mycompany.com. ")

Pilih orang yang anda mewakilkan dan kemudian klik "OK" untuk membuka Kebenaran Perwakilan.

Kebenaran lalai memberikan hak Pengarang kepada senarai Kalendar dan Tugas anda, tetapi tidak membenarkan mereka masuk ke Peti Masuk, Kenalan atau Nota anda. Walau bagaimanapun, anda boleh menukar kebenaran lalai untuk mana-mana kategori ini. Pilihannya ialah:

• Tiada: Perwakilan tidak mempunyai akses.
• Ulasan: Perwakilan boleh membaca item, tetapi tidak mengeditnya.
• Pengarang: Perwakilan boleh membaca dan membuat item, dan menukar dan memadamkan item yang mereka buat (seperti permintaan atau tugas mesyuarat).
• Editor: Perwakilan boleh melakukan segala yang boleh dilakukan oleh Penulis dan juga boleh menukar dan memadamkan item yang telah anda buat.

Jika anda hanya mahu perwakilan anda menguruskan kalendar anda (dan tugas, yang boleh diberikan kepada orang lain), maka kebenaran lalai akan berfungsi dengan baik. "Delegasi menerima salinan mesej yang berkaitan dengan mesyuarat yang dihantar kepada saya" opsyen dihidupkan, jadi perwakilan tidak memerlukan akses ke peti masuk anda. Permintaan dan respons mesyuarat dihantar kepada mereka secara automatik apabila ini dihidupkan.

Perwakilan anda tidak akan melihat sebarang mesyuarat atau temu janji yang telah anda buat dan ditandakan sebagai peribadi; mereka akan melihat bahawa terdapat janji temu peribadi. Jika anda mahu mereka melihat (dan mengedit) janji temu peribadi anda, pilih "Perwakilan boleh melihat item peribadi saya" pilihan.

Akhirnya, biasanya idea yang baik untuk menghidupkan pilihan "Perintahkan mesej secara automatik untuk mewakilkan meringkaskan kebenaran ini", supaya perwakilan tahu bahawa mereka mendapat kebenaran untuk mengakses peti mel anda.

Klik OK untuk kembali ke panel Delegasi. Tiga pilihan di bahagian bawah yang berwarna kelabu sebelum anda menambah perwakilan kini boleh didapati.

Permintaan pilihan-pilihan mesyuarat dihantar kepada perwakilan anda, dan salinan dihantar kepada anda untuk rujukan-kerja untuk kebanyakan orang, tetapi tukar kepada salah satu pilihan lain jika anda mahu.

Sebaik sahaja anda mengklik "OK" perwakilan anda ditambah. Mereka kini boleh menambah peti mel anda ke profil Outlook mereka dan mengakses apa sahaja yang anda biarkan mereka akses.