Cara Menapis Apa Item Muat turun Outlook Dari Pertukaran

Jika anda mempunyai ruang cakera yang terhad atau sambungan internet yang lambat, anda mungkin mahu mengehadkan perkara-perkara yang dimuat turun oleh Outlook. Kami telah menunjukkan kepada anda bagaimana untuk mengawal item yang dimuat turun oleh Outlook berdasarkan umur item, tetapi itu tidak sangat fleksibel. Ia juga hanya berfungsi pada e-mel dalam peti mel anda (dan, untuk Outlook 2016 dan kemudian, mewakilkan peti mel), jadi jika anda mempunyai akses ke folder awam atau kongsi, atau anda mempunyai banyak acara dan tugas kalendar, anda perlukan pilihan lain. Melangkah ke hadapan penyegerakan folder, yang membolehkan anda menapis perkara-perkara yang muat turun Outlook pada folder demi folder.

Catatan: Penyegerakan folder berfungsi dengan semua versi klien Outlook yang disokong apabila anda disambungkan ke Pelayan Microsoft Exchange, termasuk Hotmail atau Outlook.com. Jika anda menyambung ke perkhidmatan lain, seperti Gmail atau pelayan mel peribadi, anda boleh mengkonfigurasi pilihan ini tetapi Outlook mungkin mengabaikannya.

Anda boleh mengakses pilihan penyelarasan untuk folder dengan mengklik Folder> Properties Folder.

Anda juga boleh klik kanan folder dalam anak tetingkap Navigasi dan kemudian klik pada "Properties".

Pada tetingkap ciri folder, beralih ke tab "Penyegerakan".

Berita baiknya adalah bahawa hanya ada satu perkara yang perlu dilakukan pada tab ini: buat penapis anda. Klik butang "Penapis" untuk membuka tetingkap Penapis dan mulakan.

Tetingkap Penapis membolehkan anda memilih keadaan (atau syarat) yang harus dipenuhi mesej untuk Outlook untuk memuat turun ke folder ini. Mana-mana e-mel yang tidak memenuhi syarat-syarat ini masih wujud di pelayan, dan anda boleh mengakses e-mel tersebut melalui aplikasi web Outlook atau Outlook dalam talian.

Setiap folder boleh mempunyai penapis penyegerakan yang berbeza, jadi jika anda membuat penapis pada Peti Masuk anda, itu tidak akan menjejaskan mana-mana folder lain. Anda perlu membuat penapis berasingan untuk setiap folder, jadi hanya masuk akal untuk menggunakan ini pada folder dengan banyak item.

Sekarang peti masuk saya penuh dengan e-mel di mana saya telah CC'ed pada perkara yang tidak penting, jadi kami akan membuat penapis yang hanya menyegerakkan mel yang dihantar kepada saya dan di mana saya satu-satunya orang di " Untuk "baris.

Untuk melakukan ini, tambahkan nama pada kotak "Sent To", aktifkan kotak pilihan "Di mana saya", dan kemudian pilih "satu-satunya orang di baris Untuk" dari menu drop-down ke kanan.

Klik butang "OK", dan mesej amaran akan muncul.

Mesej ini bermaksud bahawa mana-mana e-mel yang sepadan dengan penapis anda akan dimuat turun ke folder dan sebarang e-mel yang tidak sepadan dengan penapis anda akan dialih keluar dari folder setempat. E-mel yang tidak sepadan tidak akan dihapuskan-mereka masih boleh didapati di aplikasi web Outlook, dan jika anda menukar atau mengalih keluar penapis anda, Outlook boleh memuat turunnya lagi.

Klik "OK" pada mesej, dan kemudian "OK" pada tetingkap sifat. Mulakan semula Outlook dan penapis harus digunakan dengan serta-merta, walaupun pada folder dengan beribu-ribu e-mel dapat memakan waktu untuk disinkronkan semula. Setelah penapis mel anda disegerakkan, anda boleh mengompil peti mel anda untuk memaksimumkan keuntungan ruang.

Untuk mengalih keluar penapis, kembali ke tetingkap Penapis dan klik butang "Clear All". Tutup tetingkap terbuka dan mulakan semula Outlook untuk memohon perubahan.

Alat penyegerakan ini bagus untuk peti mel yang dikongsi di mana anda hanya mahu melihat e-mel yang dihantar kepada anda atau pasukan anda. Anda juga boleh menggunakannya untuk berhenti menunjukkan e-mel atau acara kalendar yang lebih tua dari umur tertentu, menapis lampiran besar, berhenti menyegerakkan e-mel dari alamat tertentu, dan banyak lagi. Kriteria penapis banyak dan bervariasi, jadi jika anda ingin menyaring e-mel tertentu, anda harus dapat mencari kombinasi kriteria penapis yang membolehkan anda melakukannya.