Cara Dapatkan Pemberitahuan Outlook untuk E-mel Penting sahaja

Microsoft menyangka mereka membantu apabila mereka menyediakan pemberitahuan untuk e-mel baru. Walau bagaimanapun, nota pemberitahuan berterusan juga boleh mengganggu pemikiran anda. Anda boleh mematikan pemberitahuan sepenuhnya, atau-lebih baik lagi-anda boleh menyediakan Outlook untuk memberitahu anda tentang e-mel penting sahaja.

Cara Membuat Peraturan Mudah

Sekiranya anda perlu responsif kepada orang tertentu, seperti pelanggan, bos anda, atau ahli keluarga anda, anda boleh menggunakan Peraturan di Outlook untuk menerima pemberitahuan mengenai mesej tertentu sahaja. Berikut adalah cara untuk menetapkan peraturan yang hanya menunjukkan pemberitahuan e-mel daripada pengirim tertentu.

Cara paling mudah untuk menetapkan peraturan ini ialah untuk mencari e-mel dari orang itu. Untuk contoh ini, saya akan menetapkan peraturan untuk memaklumkan saya apabila saya menerima e-mel dari bos saya, kerana e-mel dari bos anda sentiasa penting, bukan? Jadi, saya klik kanan pada e-mel dari editor editor How-To Geek, Whitson Gordon, dan pilih "Peraturan" dan kemudian "Buat Peraturan" dari menu pop timbul.

Dalam kotak dialog "Buat Peraturan", pilih syarat yang anda ingin terima pemberitahuan mengenai e-mel baru. Saya ingin mendapatkan pemberitahuan segera mengenai e-mel yang saya terima daripada Whitson, jadi saya pilih kotak semak pertama.

Saya juga pilih kotak semak "Sent to" dan pastikan nama saya dipilih dari senarai juntai bawah, jadi saya akan menerima pemberitahuan untuk e-mel yang dihantar dari Whitson terus kepada saya. Sekiranya anda tidak mahu diberitahu mengenai e-mel di mana anda CC'ed atau salah satu dari beberapa penerima, pilih "saya sahaja" dari senarai drop-down "Dihantar ke". Klik "OK" sebaik sahaja anda membuat pilihan anda.

Kotak dialog "Kejayaan" memaparkan dengan pilihan untuk "Jalankan peraturan ini sekarang pada mesej yang sudah ada dalam folder semasa". Klik "OK". Saya ingin mengetahui e-mel apa yang ada dalam peti masuk saya dari Whitson, jadi saya pilih kotak semak.

Kotak dialog "Makluman Mail Baru" akan muncul, menuntut tindakan segera. Pada masa ini saya hanya mempunyai satu e-mel dari Whitson di dalam peti masuk saya, jadi itu satu-satunya yang disenaraikan di kotak dialog ini. Walau bagaimanapun, jika ada lebih banyak e-mel dari Whitson, mereka semua akan disenaraikan di sini. Jika anda mahu melihat e-mel terus dari kotak dialog ini, pilih e-mel untuk melihat dan klik "Terbuka Item". Klik "Tutup" untuk menutup kotak dialog.

Kotak dialog "Makluman Mail Terkini" akan dibuka sehingga anda mengklik "Tutup", walaupun anda membuka mesej e-mel dari kotak dialog dan kemudian menutup mesej.

Bagaimana Membuat Peraturan Lebih Lanjut

Apabila membuat peraturan, anda boleh memilih daripada tambahan, pilihan yang lebih khusus daripada yang terdapat di kotak dialog "Buat Peraturan" utama. Untuk berbuat demikian, buka kotak dialog "Buat Peraturan", seperti yang dijelaskan sebelum ini dalam artikel ini. Kemudian klik "Pilihan Lanjutan".

Skrin pertama pada kotak dialog "Rules Wizard" memaparkan senarai syarat terperinci untuk diperiksa. Pilih kotak semak untuk syarat yang anda ingin semak pemberitahuan e-mel. Saya mahu menerima pemberitahuan apabila saya menerima e-mel daripada Whitson yang dihantar hanya kepada saya, jadi saya memilih syarat tersebut.

Teks yang digariskan biru adalah pautan yang anda klik untuk menentukan nilai yang anda mahu diperiksa dalam keadaan itu. Sebaik sahaja anda memilih keadaan itu, klik pautan biru pada keadaan itu di kotak "Langkah 2" untuk mengedit nilai.

Sebaik sahaja anda telah memilih syarat yang ingin anda periksa, klik "Seterusnya".

Sekarang, pilih pilihan untuk menunjukkan apa yang perlu dilakukan dengan mesej yang anda terima yang sepadan dengan keadaan yang dipilih. Anda boleh melakukan perkara-perkara seperti memindahkan mesej ke folder tertentu, meneruskannya kepada satu atau lebih orang, balas menggunakan templat, atau tandakan ia sebagai dibaca. Saya ingin menerima Desktop Alert apabila saya mendapat mesej e-mel dari Whitson, jadi saya pilih pilihan terakhir dalam senarai, "paparkan Desktop Alert". Sebaik sahaja anda telah memilih apa yang anda mahu lakukan dengan mesej, klik "Seterusnya".

Skrin seterusnya menyediakan pilihan untuk menetapkan pengecualian kepada peraturan, seperti jika anda tidak mahu mendapat pemberitahuan jika mesej itu merupakan jemputan atau pembaruan mesyuarat. Pilih apa-apa pengecualian yang anda mahu memohon kepada peraturan anda dan klik "Seterusnya". Saya tidak mahu apa-apa pengecualian, jadi saya klik "Seterusnya" untuk melangkau skrin ini.

Skrin terakhir membolehkan anda menentukan nama untuk peraturan, dan menetapkan beberapa pilihan aturan, termasuk satu kepada "Hidupkan peraturan ini" dengan serta-merta. Jika anda ingin menjalankan peraturan dengan serta-merta pada mesej yang sudah ada dalam peti masuk, pilih "Jalankan peraturan ini sekarang pada mesej yang sudah ada dalam 'Peti Masuk'".

Semak keterangan peraturan di bawah "Langkah 3" dan klik "Selesaikan" apabila anda selesai.

Sekarang, apabila saya menerima e-mel daripada Whitson, paparan amaran desktop pada desktop Windows. Ambil perhatian bahawa ini adalah berbeza daripada kotak dialog "Makluman Mail Baru"-sebaliknya, ia adalah pemberitahuan Windows asli. Jika anda lebih suka gaya pemberitahuan ini, anda perlu melalui "Pilihan Lanjutan" untuk setiap peraturan yang anda buat ".

Bagaimana untuk Mengedit Peraturan Anda

Mengubah, memotong, atau mematikan peraturan anda secara sementara adalah mudah. Saya ingin mengubah peraturan saya untuk memaparkan kotak dialog "Makluman Baru Mail" dan bukannya "Desktop Alert". Untuk melakukan ini, saya klik tab "Home".

Klik butang "Peraturan" di bahagian "Gerakkan" dan pilih "Urus Peraturan & Isyarat" dari menu lungsur.

Memaparkan kotak dialog "Peraturan dan Isyarat". Pada tab "Peraturan E-mel", klik "Ubah Peraturan" dan pilih "Edit Tetapan Peraturan" dari menu lungsur.

Seperti yang telah dibincangkan sebelumnya, skrin pertama "Rules Wizard" memaparkan senarai syarat yang anda boleh periksa pada mesej e-mel yang masuk. Pilihan saya buat ketika saya pertama kali mengatur tampilan aturan di bagian atas daftar dan deskripsi dengan pengaturan saat ini menampilkan di kotak di bawah "Langkah 2". Saya tidak mahu mengubah keadaan, jadi saya klik "Seterusnya". Sekiranya anda ingin mengubah syarat-syarat pada peraturan anda, buat perubahan dan kemudian klik "Seterusnya".

Di skrin yang menyenaraikan tindakan untuk mengambil mesej e-mel yang masuk (bergantung pada syarat), saya mematikan pilihan "memaparkan pilihan Desktop", yang memaparkan di bahagian atas senarai, dan kemudian klik "Seterusnya".

Katakan anda ingin memaparkan kotak dialog "Makluman Mail Mail" lebih dalam. Tatal ke bahagian bawah senarai tindakan dan pilih "memaparkan mesej tertentu dalam tetingkap Tandakan Item Baharu". Untuk menyesuaikan mesej yang dipaparkan pada kotak dialog "Makluman Mail Baru", klik pautan "mesej tertentu" di dalam kotak di bawah "Langkah 2".

Pada kotak dialog "Mesej Alert", masukkan mesej untuk dipaparkan pada kotak dialog "Makluman Terkini Baru" dan klik "OK".

Jika anda ingin menambah atau mengalih keluar sebarang pengecualian, klik "Seterusnya" untuk mengakses senarai pengecualian dan buat perubahan anda. Untuk menukar nama peraturan atau menukar pilihan lain pada skrin terakhir "Rules Wizard", klik "Next" sekali lagi pada skrin pengecualian. Saya tidak mahu mengubah apa-apa lagi, jadi saya klik "Selesai" pada skrin tindakan untuk menerima perubahan saya dan menutup "Wizard Peraturan".

Anda dikembalikan ke kotak dialog "Peraturan dan Isyarat". Klik "OK" untuk menutupnya. Untuk menjalankan peraturan dengan serta-merta, klik "Jalankan Aturan Sekarang" di bahagian atas tab "Peraturan E-mel".

Pada kotak dialog "Run Rules Now", dalam kotak "Pilih peraturan untuk jalankan", pilih kotak semak untuk peraturan yang anda mahu jalankan dan klik "Jalankan Sekarang".

NOTA: Sebaik sahaja anda menjalankan peraturan, kotak dialog "Run Rules Now" tidak ditutup secara automatik. Anda mesti klik "Tutup" untuk menutupnya. Kotak dialog "Peraturan dan Isyarat" tidak menutup sama ada secara automatik, jadi klik "OK" untuk menutupnya.

Kotak dialog "Makluman Terkini Baru" memaparkan dengan mesej tersuai anda di bahagian atas.

Ciri-ciri Peraturan dalam Outlook menyediakan banyak pilihan untuk mengendalikan mesej e-mel anda secara automatik. Anda boleh mempunyai mesej tertentu yang dipindahkan ke folder tertentu, melakukan tindakan pada mesej e-mel dengan teks tertentu dalam baris subjek, atau memadam mesej secara automatik berdasarkan syarat-syarat tertentu. Peraturan Outlook mungkin kelihatan hebat pada mulanya kerana semua pilihan yang ada. Walau bagaimanapun, jika anda tahu bagaimana anda mahu mengurus mesej e-mel tertentu, itu tidak sukar untuk membuat dan mengurus peraturan anda sendiri.