Cara Cepat Sisipkan Blok Teks dalam Microsoft Word dengan AutoTeks

Kita semua mempunyai beberapa teks besar yang perlu kita taip secara tetap seperti alamat anda, nama atau frasa panjang, atau juga jadual dan imej yang sering anda gunakan. Ciri AutoTeks dalam Word membolehkan anda menyimpan sekeping teks ini dan memasukkannya dengan cepat dengan beberapa ketukan kekunci, jadi anda boleh membuang sedikit masa menaip.

Ciri AutoTeks telah menjadi sebahagian daripada Pejabat untuk masa yang lama, tetapi kini sebahagian daripada Bahagian Pantas, yang telah ditambahkan ke Office 2007. Selain entri AutoTeks, ciri Bahagian Cepat membenarkan anda memasukkan harta dokumen (seperti tajuk dan pengarang ) dan bidang (seperti tarikh dan nombor halaman). Bahagian Cepat dan entri AutoTeks juga dikenali sebagai "Blok Bangunan" dan Word dilengkapi dengan banyak blok bangunan yang telah ditetapkan. Anda juga boleh menambah seberapa banyak blok bangunan tersuai yang anda mahu.

NOTA: Kami sebelum ini telah menulis mengenai cara rujukan teks dari dokumen lain dalam Word supaya anda boleh memasukkan kandungan yang boleh digunakan semula ke dalam dokumen lain yang akan dikemas kini secara automatik. Silap yang dibincangkan dalam artikel itu adalah serupa dengan menggunakan entri AutoTeks. Walau bagaimanapun, apabila kandungan dimasukkan dengan menggunakan entri AutoTeks, kandungan tersebut TIDAK akan dikemas kini secara automatik apabila anda menukar entri AutoTeks.

Terdapat perisian lain di luar sana, seperti PhraseExpress percuma untuk Windows, yang melakukan tugas yang sama di seluruh sistem. Itu hebat kerana ia berfungsi dalam setiap aplikasi, bukan hanya Firman, tetapi AutoText mempunyai beberapa kelebihannya sendiri - ia mempunyai lebih banyak pilihan pemformatan (terutama yang khusus Word) daripada PhraseExpress, dan ia boleh didapati di mana sahaja Word. Oleh itu, jika anda tidak dibenarkan memasang program pihak ketiga di komputer kerja anda, contohnya, anda masih boleh menggunakan AutoTeks.

Anda hanya boleh menyimpan entri AutoTeks dalam templat, bukan dalam dokumen itu sendiri. Secara lalai, entri AutoTeks baharu disimpan dalam templat Normal.dotm. Ini mengehadkan ketersediaan penyertaan AutoTeks anda ke mesin anda sahaja, melainkan anda berkongsi template Normal.dotm anda dengan mesin lain. Anda boleh menambah entri AutoTeks ke templat tersuai, tetapi ada batasan dengan ini yang akan dibincangkan kemudian di artikel ini.

Cara Buat Entri AutoTeks Baru

Untuk memulakan, buat dokumen Word baru dan masukkan kandungan (teks, imej, jadual, dan sebagainya) yang anda mahu tambah sebagai kemasukan AutoTeks. Kemudian, sorot kandungan dan klik tab "Sisipkan".

Jika anda ingin teks entri AutoTeks anda disimpan dengan pemformatan perenggan untuk semua perenggan dalam entri, termasuk perenggan terakhir, pastikan tanda perenggan pada akhir perenggan terakhir dimasukkan ke dalam pemilihan anda. Tanda perenggan menyimpan pemformatan untuk perenggan. Apabila anda tidak memilih tanda perenggan pada akhir perenggan, perenggan itu mengambil gaya perenggan teks sekeliling apabila anda memasukkannya. Jika anda tidak melihat tanda perenggan pada akhir setiap perenggan, anda boleh memilih untuk memaparkannya dalam pilihan. Mana-mana pemformatan aksara yang digunakan untuk kandungan AutoTeks anda disimpan secara automatik dalam entri AutoTeks.

Dalam bahagian "Teks", klik butang "Terokai Bahagian Pantas" dan gerakkan tetikus anda ke atas "AutoTeks" pada menu lungsur. Kemudian, pilih "Simpan Pemilihan ke AutoTeks Galeri" dari submenu.

NOTA: Anda mungkin melihat pilihan "Simpan Pilihan ke Galeri Bahagian Pantas" yang tersedia terus pada menu "Bahagian Pantas". Pilihan ini menambah teks yang dipilih sebagai entri "Bahagian Pantas", bukan entri "AutoTeks". Penyertaan "Bahagian Pantas" dan "AutoTeks" adalah kedua-dua blok bangunan. Anda boleh menambah entri dengan cara itu, tetapi kami akan membincangkan menambahkannya sebagai entri AutoTeks.

Memaparkan kotak dialog "Buat Blok Bangunan Baru". Masukkan nama untuk entri AutoTeks dalam kotak nama "Nama".

Kami mengesyorkan agar nama entri AutoTeks anda cukup berbeza supaya anda hanya perlu menaipkan beberapa aksara nama untuk memasukkan setiap entri ke dalam dokumen. Jika banyak entri AutoTeks mempunyai nama yang sangat serupa, anda perlu menaip cukup nama supaya Word tahu kemasukan yang anda mahu masukkan.

Anda juga boleh menukar kategori untuk entri ini. Senarai lungsur "Kategori" menyediakan pilihan "Buat Kategori Baru" yang membolehkan anda menambah entri AutoTeks ini ke kategori tersuai. Anda juga boleh menukar "Galeri" di mana entri dibuat.

Senarai lungsur turun "Pilihan" membolehkan anda menentukan bagaimana entri dimasukkan ke dalam dokumen. Jika anda memasukkan sedikit teks, seperti nama syarikat, pilih "Sisipkan kandungan sahaja" yang memasangkan kandungan kemasukan sebaris pada kursor. Anda juga boleh memasukkan kandungan sebagai perenggannya sendiri atau pada halamannya sendiri (sesuai untuk membuat halaman perlindungan standard).

Terima tetapan lalai untuk senarai juntai "Simpan masuk". Ini akan menyimpan entri AutoTeks dalam templat Normal anda.

Sebaik sahaja anda telah menyediakan entri AutoText anda yang baru, klik "OK".

Apabila anda menutup dokumen Word terakhir yang anda buka, kotak dialog berikut mungkin memaparkan bertanya jika anda ingin menyimpan perubahan yang dibuat pada templat Normal.dotm, jika anda telah mengaktifkan pilihan yang akan diminta untuk menyimpan templat Normal. Untuk menyimpan entri AutoTeks anda dalam templat "Normal.dotm", klik "Simpan".

Cara Memasukkan Entri AutoTeks ke dalam Dokumen

Sekarang kita telah mencipta entri AutoText baru, mari masukkannya ke dalam dokumen. Buat dokumen Word baru atau buka yang sedia ada. Klik tab "Sisipkan" sekali lagi dan alihkan tetikus anda ke "AutoTeks" pada menu lungsur. Anda akan melihat bahawa entri AutoText yang anda tambah boleh didapati terus pada submenu "AutoTeks". Pilihnya untuk memasukkan kandungan dalam entri itu.

Anda juga boleh memasukkan entri AutoTeks hanya dengan mula menaip nama entri AutoTeks. Memaparkan pop timbul kecil dengan nama entri AutoText yang sepadan dan arahan memberitahu anda untuk menekan "Enter" untuk memasukkan. Tekan "Enter" untuk memasukkan keseluruhan entri AutoTeks ke dalam dokumen anda. Anda juga boleh menekan "F3".

Kandungan entri AutoText dimasukkan, lengkap dengan pemecahan dan pemformatan baris asal.

Untuk menjadikannya lebih cepat dan mudah untuk memasukkan entri AutoTeks, anda boleh menambah butang "AutoTeks" ke Toolbar Akses Cepat.

Bagaimana Menghidupkan "Tunjukkan Cadangan AutoComplete"

Sekiranya anda tidak melihat cadangan AutoComplete apabila anda menaip nama entri AutoText anda, anda mungkin perlu menghidupkan pilihan "Show AutoComplete Suggestions"..

Untuk menghidupkan "Tunjukkan Cadangan AutoComplete", buka dokumen Word sedia ada atau buat yang baru dan klik tab "Fail"..

Di skrin belakang skrin, klik "Pilihan" dalam senarai pilihan di sebelah kiri.

Klik "Advanced" dalam senarai item di sebelah kiri kotak dialog "Pilihan Kata".

Dalam bahagian "Pilihan pengeditan," klik kotak semak "Show AutoComplete suggestions" supaya terdapat tanda semak dalam kotak.

Sekarang, anda kini boleh menekan "Enter" selepas menaip sebahagian daripada nama entri AutoTeks untuk memasukkannya.

Cara Edit Kandungan Entri AutoTeks yang Sedia Ada

Katakan anda berpindah ke rumah baru dan anda perlu menukar alamat anda dalam entri AutoTeks anda. Itu mudah dilakukan. Cukup ketik kemasukan yang anda inginkan dalam dokumen Word yang baru, pilihnya, kemudian akses submenu "AutoTeks" seperti yang telah dibincangkan sebelumnya. Pilih pilihan "Simpan Pilihan ke Galeri AutoTeks" di submenu di bawah mana-mana entri AutoTeks yang sedia ada.

Masukkan nama yang sama dengan entri Automatik yang ada dalam kotak edit "Nama" dan klik "OK".

Memaparkan kotak dialog pengesahan. Klik "Ya" untuk menggantikan entri AutoTeks terdahulu dengan yang baru.

Kini, anda boleh memasukkan kemasukan AutoText yang dikemas kini ke dalam mana-mana dokumen Word yang baru atau sedia ada seperti yang anda lakukan sebelum ini.

NOTA: Ingat, mengubah entri AutoTeks TIDAK mengubah kandungan entri itu dalam mana-mana dokumen yang sedia ada di mana anda telah memasukkannya. Kandungan yang diubah suai dari entri AutoTeks hanya digunakan apabila memasukkan entri pada bila-bila masa selepas menukarnya.

Cara Edit Sifat-sifat dari Kemasukan AutoTeks yang Sedia Ada

Sebagai tambahan untuk menyunting kandungan entri AutoTeks, anda juga boleh mengubah sifat kemasukan, seperti templat di mana ia disimpan, kategori, dan sebagainya.

Untuk melakukan ini, buat dokumen Word baru atau buka yang sedia ada. Klik tab "Sisipkan" dan kemudian klik butang "Terokai Bahagian Pantas" dalam bahagian "Teks". Pilih "Penyusun Blok Bangunan" pada menu lungsur.

Memaparkan kotak dialog "Penyusun Blok Penganjur". Senarai semua "Blok Bangunan" memaparkan, menunjukkan "Nama" masing-masing dan yang "Galeri", "Kategori", dan "Templat" yang mereka masuk. Mereka disenaraikan dalam susunan mengikut abjad mengikut "Galeri". Entri baru "Alamat" kami disenaraikan di bahagian atas kerana ia berada dalam galeri "AutoTeks". Klik pada entri untuk memilihnya. Pratonton paparan masuk di sebelah kanan kotak dialog.

Selepas memilih entri "Alamat", klik "Edit Properties" di bawah senarai "Blok Bangunan".

Kotak dialog yang sama memaparkan seperti ketika anda membuat entri AutoTeks; Walau bagaimanapun, kini ia dipanggil "Ubah suai Blok Bangunan". Kami akan menukar "Opsyen" kepada "Masukkan kandungan dalam perenggannya sendiri, jadi alamat sentiasa dimasukkan bermula pada baris berasingan, walaupun kursor berada pada akhir baris lain. Klik "OK" setelah anda membuat perubahan.

Kotak dialog pengesahan memaparkan lagi, mengesahkan bahawa anda ingin menggantikan entri AutoTeks dengan yang disemak. Klik "Ya".

Cara Padam Entri AutoTeks

Jika anda mendapati bahawa anda tidak memerlukan kemasukan AutoTeks lagi, anda boleh memadamkannya dari koleksi blok bangunan. Untuk memadamkan entri AutoTeks, buka kotak dialog "Penyusun Blok Penganjur", seperti yang diterangkan pada bahagian terakhir. Pilih entri AutoTeks yang anda ingin padam dan klik "Padamkan" di bawah senarai "Blok bangunan".

Memaparkan kotak dialog pengesahan bertanya jika anda pasti mahu memadamkan blok bangunan yang dipilih, dalam hal ini entri AutoTeks. Klik "Ya" untuk memadam entri. Anda akan kembali ke kotak dialog "Penyusun Blok Bangunan". Klik "Tutup" untuk menutupnya dan kembali ke dokumen anda.

AutoTeks nampaknya mempunyai satu quirk apabila menggunakan templat tersuai. Kami menguji menambah entri AutoTeks ke templat tersuai, tetapi apabila kami membuat dokumen baru berdasarkan templat tersebut, entri AutoTeks tidak tersedia. Walau bagaimanapun, apabila kami membuat dokumen baru berdasarkan templat Normal dan kemudian melampirkan templat tersuai ke dokumen itu, entri AutoTeks tersedia. Oleh itu, jika anda ingin menyimpan entri AutoTeks dalam templat tersuai anda sendiri, pastikan anda melampirkan templat tersebut kepada dokumen anda selepas membuatnya atau penyertaan AutoTeks anda tidak akan tersedia. Sekiranya anda mengetahui sebaliknya, sila beritahu kami di dalam komen.

Versi Word yang lebih tua (2003 dan lebih awal) membenarkan anda menyalin entri AutoTeks dari satu template ke yang lain. Walau bagaimanapun, seperti Word 2007, fungsi itu telah dialih keluar.