Bagaimana Teks Rujukan dari Dokumen Lain dalam Microsoft Word
Anda mungkin mempunyai beberapa teks yang sering anda taip dalam dokumen Word anda, seperti alamat. Alih-alih menafsirkan teks ini setiap kali anda memerlukannya, anda boleh meletakkan teks biasa ini ke dalam satu dokumen Word dan merujuknya dalam dokumen lain-ia bahkan akan secara automatik mengemas kini dalam semua dokumen anda jika anda mengubahnya.
Katakan anda ingin meletakkan alamat anda dalam footer dokumen anda, tetapi alamatnya berubah dari semasa ke semasa. Anda boleh menyimpan alamat dalam dokumen Word berasingan dan menggunakan medan dalam laporan anda untuk menarik teks dari dokumen biasa, dan kemas kini apabila ia berubah. Kami akan menunjukkan kepada anda bagaimana untuk melakukan ini.
Untuk memulakan, buat dokumen Word baru yang akan berfungsi sebagai repositori anda untuk alamat yang anda ingin masukkan ke dalam dokumen Word yang lain. Simpan di lokasi yang boleh diakses oleh dokumen lain. Contohnya, jangan simpan pada pemacu rangkaian yang anda tidak selalu mempunyai akses.
Kami akan menggunakan penanda buku untuk merujuk kepada alamat dalam dokumen biasa kami. Ketik rentetan teks yang anda mahu masukkan ke dalam dokumen lain (dalam kes kami, alamat itu). Buat penanda buku dengan menyerlahkan nama dan pergi ke Sisip> Bookmark dan beri nama, seperti "Alamat". Lihat panduan kami untuk penanda buku dalam Word untuk mendapatkan maklumat tentang membuatnya.
Perhatikan bahawa nama penanda buku tidak boleh mempunyai sebarang ruang. Kami mengesyorkan meletakkan nama penanda halaman di atas setiap item dalam fail maklumat anda supaya anda dengan mudah mengetahui nama mana yang digunakan untuk item tersebut. Ini amat berguna jika anda bercadang untuk mempunyai banyak item boleh digunakan dalam dokumen biasa ini. Dalam contoh kami, kami menambah alamat kami kepada dokumen maklumat biasa dan meletakkan nama penanda buku, "Alamat", di atas item.
Sebaik sahaja anda telah menambah item tersebut ke dokumen biasa anda, anda boleh menyimpan dan menutup. Buka dokumen yang anda mahu masukkan alamat dan letakkan kursor di mana anda mahu teks itu pergi. Untuk contoh kami, kami akan menambah footer dan memasukkan alamat di sana.
Kami akan menggunakan kod medan INCLUDETEXT untuk merujuk kepada penanda buku yang kami buat dalam dokumen biasa. Untuk melakukan ini, tekan "Ctrl + F9" untuk memasukkan kurungan untuk kod medan.
NOTA: Anda tidak boleh hanya memasukkan kurungan normal di sekitar kod medan. Anda mesti menggunakan "Ctrl + F9" untuk memasukkan jenis kurungan yang betul.
Kursor secara automatik diletakkan di antara tanda kurung. Taip teks berikut di antara tanda kurung, menggantikan "" dengan jalan penuh mutlak kepada Word bersama anda yang mengandungi nama yang anda mahu masukkan. Gantikan "" dengan nama penanda buku yang anda berikan kepada item dalam dokumen umum.
INCLUDETEXT ""
NOTA: Jangan masukkan tanda kurung dalam kod medan.
Sebagai contoh, kami menaip perkara berikut di antara kurungan kod medan:
INCLUDETEXT "C: \\ Users \\ Lori \\ Documents \\ Maklumat Umum \\ CommonInformation.docx" Alamat
NOTA: Anda mesti menggunakan backslash ganda di laluan, seperti yang kami lakukan. Juga, pastikan anda menggunakan petikan lurus, tidak sebut harga pintar, apabila menaip kod di atas ke dalam medan.
Untuk meraih alamat dari dokumen biasa dan memasukkannya ke dalam kod medan yang baru anda masukkan, klik kanan pada kod medan dan pilih "Kemas kini Medan" dari menu popup.
Memaparkan alamat dalam dokumen. Kurungan masih dipaparkan di sekitar alamat jika anda mempunyai pilihan "Tunjuk penanda halaman". Sekali lagi, lihat artikel kami mengenai penanda buku untuk mengetahui cara mematikan pilihan ini. Juga, kod medan mungkin dibayangi. Walau bagaimanapun, anda juga boleh mematikannya.
Jika anda ingin menukar kod medan, anda boleh memaparkan kod itu sekali lagi dan bukan hasilnya. Untuk melakukan ini, klik kanan pada item yang dihasilkan dan pilih "Togol Field Codes" dari menu popup. Teks yang anda taip ke dalam kod medan memaparkan lagi dan anda boleh mengeditnya. Ringkasnya, kemas kini medan untuk memaparkan hasil baru.
Sebaik sahaja anda telah mencipta dokumen biasa anda, anda boleh menggunakannya untuk menyimpan item lain yang sering anda taip ke dalam dokumen Word anda. Cukup gunakan bidang INCLUDETEXT berasingan dalam dokumen Word anda untuk setiap maklumat yang anda mahu masukkan secara automatik dari dokumen biasa anda.
