Cara Hapus Maklumat Peribadi Tersembunyi Microsoft Office Tambah ke Dokumen Anda

Microsoft Office menyelamatkan metadata tersembunyi di dokumen Office anda, termasuk berapa lama anda telah mengusahakannya, nama semua orang yang bekerja pada dokumen itu, ketika dokumen itu dibuat, dan bahkan versi dokumen terdahulu.

Sebelum anda menyiarkan dokumen Office secara terbuka atau menghantarnya kepada seseorang, anda mungkin ingin menyemak maklumat tersembunyi yang mengandungi dokumen dan mengeluarkan data yang sensitif. Metadata ini boleh melanggar privasi anda atau berpotensi memalukan.

Lihat dan Alih Keluar Data Tersembunyi

Pada Office 2013 atau Office 2010, klik menu Fail, klik Info dan alat Pemeriksa Dokumen akan menjadi depan dan pusat, memaklumkan kepada anda tentang maklumat yang berpotensi sensitif yang mengandungi dokumen itu. Maklumat ini lebih jelas daripada versi Office yang lebih lama, tetapi masih mudah dilewatkan jika anda tidak menyedari Office menambah data sensitif ini ke dokumen anda.

Pada Office 2007, klik butang Office orb pada reben, arahkan ke Prepare, dan klik Inspect Document.

Untuk melihat metadata tersembunyi di dalam dokumen, klik butang Semak untuk Isu, klik Semak Dokumen, dan pilih jenis metadata yang ingin anda periksa dokumen tersebut. Anda hanya boleh meninggalkan semua pilihan yang dipilih untuk memeriksa dokumen untuk semua jenis metadata.

Klik Pemeriksaan dan Pejabat akan memeriksa dokumen untuk metadata. Klik butang Alih Keluar Semua di sebelah jenis metadata untuk mengalih keluarnya.

Ambil perhatian bahawa anda tidak akan dapat memulihkan kebanyakan metadata ini selepas memadamkannya. Atas sebab ini, Microsoft mencadangkan membuat salinan dokumen baru (menggunakan ciri Simpan As) sebelum mengeluarkan metadata dan menerbitkan dokumen. Anda kemudian akan mempunyai salinan dokumen dengan metadata tersebut. Sudah tentu, jika anda tidak mahu metadata ini sama sekali, anda hanya boleh mengeluarkannya tanpa perlu risau tentang memelihara salinan.

Apakah Jenis Metadata Adakah Simpan Pejabat?

Pejabat menyimpan sifat dokumen termasuk butir-butir seperti pengarang, subjek, tajuk, tarikh anda membuat dokumen, apabila anda terakhir mengubahnya, dan berapa lama anda menghabiskan kerja pada dokumen. Ciri-ciri ini juga akan mengandungi nama mana-mana templat yang anda gunakan semasa membuat dokumen, pengepala e-mel, dan maklumat lain yang berkaitan. Ini mungkin berpotensi memalukan - sebagai contoh, anda boleh menghantar laporan TPS kepada bos anda dan mengatakan bahawa anda menghabiskan sepanjang hari mengerjakannya sendiri. Tetapi metadata boleh mendedahkan bahawa anda hanya bekerja di laporan TPS selama beberapa minit, bekerjasama dengan orang lain, dan anda menggunakan templat yang bernama "Template TPS Laporan Tanpa Bentuk" semasa membuatnya. Lebih buruk lagi, terdapat implikasi privasi lain di sini - anda mungkin mahu menerbitkan dokumen di web tanpa nama anda yang berkaitan dengannya, tetapi nama anda akan muncul dalam sifat dokumen secara lalai.

Tajuk, footer, watermark, dan teks yang diformat sebagai teks tersembunyi juga boleh disertakan, tetapi tidak akan muncul jika anda membuat skema sepintas dalam dokumen itu. Alat ini memberitahu anda sama ada dokumen anda mengandungi maklumat ini.

Jika anda bekerjasama dengan orang lain semasa menulis dokumen, ia akan mengandungi lebih banyak data. Metadata ini akan memaparkan nama semua orang yang bekerja pada dokumen itu serta sebarang komen, tanda semakan, anotasi dakwat, dan versi terdahulu dokumen itu. Jika anda menerbitkan dokumen yang anda kerjakan, anda mungkin mahu mengalih keluar semua data ini dan bukannya berkongsinya.

Bagaimana Menghentikan Pejabat Dari Menyimpan Metadata

Malangnya, anda perlu menggunakan alat Pemeriksa Dokumen untuk mengalih keluar data sensitif dari setiap dokumen sebelum anda menerbitkan atau berkongsi dengan seseorang. Tidak ada cara terbina dalam untuk mengalih keluar maklumat ini dari berbilang dokumen sekaligus, dan tidak ada pengaturan seluruh Pejabat untuk menghalang Pejabat daripada menggunakan data ini ke dokumen.

Walau bagaimanapun, anda boleh mempunyai Office secara automatik mengeluarkan metadata setiap kali anda menyimpan fail. Anda mesti menggunakan tetapan ini untuk setiap dokumen yang anda gunakan - ia adalah tetapan khusus dokumen, bukan tetapan seluruh sistem.

Untuk menghalang Office dari menyimpan metadata bersama dokumen anda, klik menu Fail, klik Pilihan, dan pilih kategori Pusat Amanah. Klik butang Tetapan Pusat Amanah dan pilih Pilihan Privasi. Dayakan pilihan "Alih keluar maklumat peribadi dari ciri-ciri fail pada save". Sekiranya kelihatan kelabu, klik butang Inspektor Dokumen di bawah, jalankan Inspektor Dokumen, dan alih keluar semua maklumat peribadi dokumen. Anda kemudiannya boleh mengklik kotak semak.

Ingat, anda perlu mengubah pilihan ini untuk setiap dokumen secara berasingan.

Maklumat ini berguna, dan sesetengahnya adalah penting untuk kerjasama atau bagi syarikat untuk mengesan siapa yang bekerja pada dokumen. Tetapi apabila tiba masanya untuk menerbitkan dokumen itu, anda mungkin mahu mengalih keluar metadata ini.