Cara Mengehadkan Input Data Dalam Excel Dengan Pengesahan Data

Sekiranya anda menggunakan spreadsheet Excel untuk mengumpul data dari orang lain, tetapi mendapati bahawa mereka sering mengisi sel yang dirancang dengan teliti dengan jenis maklumat yang salah, pengesahan data dapat membantu.

Alat ini membolehkan anda mengehadkan sel khusus untuk hanya membenarkan data yang diformat dengan betul. Jika seseorang memasuki apa-apa yang tidak sepatutnya berada di situ-seperti "makan tengah hari di lapangan terbang" dan bukannya "$ 15.68" pada laporan perbelanjaan-Excel menolak input sehingga mereka mendapatnya dengan betul. Fikirkan ia sebagai cara pasif-agresif untuk memastikan orang tidak membuang masa anda.

Sebagai contoh, inilah helaian laporan perbelanjaan asas untuk How-To Geek. Katakan kita ingin memastikan bahawa orang hanya memasukkan nilai berangka yang diformat sebagai mata wang (iaitu, beberapa digit, diikuti dengan titik perpuluhan, diikuti oleh dua digit lagi) ke dalam sel tertentu.

Pertama, pilih semua sel yang anda ingin hadkan.

Beralih ke tab "Data" pada Ribbon, dan kemudian klik butang "Pengesahan Data". Sekiranya tetingkap anda tidak bersaiz penuh dan anda tidak dapat melihat labelnya, ia adalah ikon dengan dua kotak mendatar, tanda semak hijau, dan bulatan merentas merah.

Dalam tetingkap Pengesahan Data, pada tab "Tetapan", klik menu lungsur "Benarkan". Di sini, anda boleh menetapkan jenis input tertentu untuk membolehkan sel yang anda pilih. Untuk laporan perbelanjaan kami, kami akan menuntut pengguna memasukkan nombor dengan dua nilai perpuluhan, jadi kami akan memilih pilihan "Decimal". Anda juga boleh memilih kriteria lain, seperti memastikan sel mengandungi teks, waktu atau tarikh, teks panjang tertentu, atau bahkan pengesahan khusus Anda sendiri.

Apa sahaja jenis data yang anda pilih pada lungsuran "Benarkan" akan mengubah pilihan yang tersedia kepada anda pada tab "Tetapan" yang lain. Memandangkan kami mahukan nilai berangka yang bersamaan dengan mata wang, kami menetapkan dropdown "Data" ke tetapan "antara". Kemudian, kami mengkonfigurasikan nilai minimum 0.00 dan nilai maksimum 10000.00, yang mana lebih daripada cukup untuk memenuhi keperluan kami.

Untuk mengujinya, klik "OK" untuk menggunakan tetapan pengesahan, dan kemudian cuba masukkan nilai yang tidak wajar. Contohnya, jika kita menaip "penkek" untuk nilai Sarapan daripada kos makan, kami akan mendapat mesej ralat.

Walaupun itu menyekat orang untuk memasukkan hanya jenis data yang betul, ia tidak memberi mereka apa-apa maklum balas mengenai jenis data yang diperlukan. Jadi, mari kita buatkan itu juga.

Kembali ke tetingkap Pengesahan Data (Data> Pengesahan Data pada Reben). Anda mempunyai dua pilihan di sini (dan anda boleh menggunakan kedua-duanya jika anda mahu). Anda boleh menggunakan tab "Mesej Input" untuk mempunyai tip alat pop-up yang menunjukkan orang jenis data yang anda mahu apabila mereka memilih sel yang mana pengesahan data dihidupkan. Anda juga boleh menggunakan tab "Ralat Isyarat" untuk menyesuaikan ralat yang mereka lihat apabila mereka memasukkan jenis data yang salah.

Mari beralih ke tab "Mesej Input" terlebih dahulu. Di sini, pastikan pilihan "Tunjuk mesej input apabila sel dipilih" dihidupkan. Kemudian, berikan tooltip input anda tajuk dan beberapa teks. Seperti yang anda lihat di bawah, hanya mengklik dalam salah satu sel yang muncul mesej yang membiarkan orang tahu apa yang diharapkan.

Pada tab "Ralat Isyarat", anda boleh menyesuaikan mesej ralat yang dilihat oleh orang apabila memasukkan jenis data yang salah. Pastikan pilihan "Tunjuk amaran ralat selepas data tidak dimasukkan dimasukkan" pilihan dihidupkan. Pilih gaya untuk mesej ralat anda dari tarik turun "Gaya". Anda boleh pergi dengan Stop (lingkaran merah dengan X), Amaran (segitiga kuning dengan titik seru), atau Maklumat (bulatan biru dengan huruf kecil "i"), bergantung kepada seberapa kuat anda mahu mesej itu ditemui.

Taip tajuk untuk mesej anda, teks mesej itu sendiri, dan kemudian tekan "OK" untuk selesai.

Kini, jika seseorang cuba memasukkan data yang tidak betul, mesej ralat itu sedikit lebih membantu (atau tersinggung, jika anda lebih suka).

Ini sedikit kerja keras yang menyediakan pengesahan data, tetapi ia dapat menjimatkan banyak masa kemudian jika anda menggunakan spreadsheet untuk mengumpulkan data dari orang lain. Ia juga berguna untuk menghalang kesilapan anda sendiri. Dan ini benar-benar benar jika anda telah menetapkan formula atau apa-apa jenis tugas automasi yang bergantung kepada data tersebut.