Bagaimana Menghentikan Seseorang Meminta Permintaan Mesyuarat di Outlook

Sekiranya anda mempunyai masalah dengan peserta mesyuarat berpotensi yang mengemukakan permintaan kepada orang lain, kami mempunyai berita baik. Sekiranya anda mempunyai Outlook versi terkini (2016 atau 365) atau anda seorang pelanggan Office 365 menggunakan aplikasi web Outlook, anda boleh menghalang orang daripada menghantar permintaan mesyuarat.

Mendapatkan pertemuan bersama-sama dengan peserta yang tepat boleh mengecewakan. Anda perlu mencari masa yang tersedia untuk semua orang. Kemudian anda perlu mencari bilik percuma. Kemudian berharap para hadirin tidak mengemukakan permintaan mesyuarat kepada orang lain yang tidak perlu hadir, atau, lebih buruk, meneruskan pertemuan itu kepada bawahan untuk menghadiri. Kami tidak boleh memaksa orang untuk dibebaskan, dan kami tidak boleh membuat keajaiban di ruang pertemuan, tetapi jika anda menggunakan Outlook, kami dapat menunjukkan kepada anda cara untuk mencegah orang menghantar permintaan mesyuarat anda. Mari kita lihat.

Kemas kini: Salah satu pembaca kami memberi perhatian bahawa teknik ini hanya tersedia pada versi Windows Outlook dan tidak versi macOS. Terima kasih kerana menunjukkan ini, Floris!

Hentikan Permintaan daripada Dihantar di Outlook atau Outlook Web App

Menghentikan permintaan mesyuarat daripada dikemukakan semudah membalikkan satu tetapan sebelum anda menghantar permintaan.

Dalam klien Outlook penuh, dengan permintaan mesyuarat terbuka, beralih ke tab "Mesyuarat". Klik butang "Opsyen Response" dan kemudian klik "Benarkan Pengaliran" togol pada drop-down untuk mematikannya (ia secara lalai).

Dalam Outlook Web App, pastikan anda mempunyai permintaan mesyuarat terbuka dan sekurang-kurangnya seorang peserta ditambahkan. Klik cog "Peserta" dan kemudian klik "Benarkan Pengalihan" toggle untuk mematikannya untuk mesyuarat ini.

Malangnya, tidak ada cara untuk mengaktifkan pilihan "Benarkan Pengalihan" secara lalai. Anda perlu mematikannya setiap kali anda membuat permintaan baru.

Jadi Apa Yang Terjadi Jika Seseorang Mencuba Permintaan Rapat Saya?

Tiga perkara boleh berlaku apabila seseorang cuba meneruskan mesej yang anda telah mematikan pilihan "Benarkan Forwarding":

Sekiranya peserta anda menggunakan versi Outlook yang sama seperti anda (dan jika mereka bekerja untuk syarikat yang sama, kemungkinan besar mereka), maka mereka tidak akan diberikan pilihan untuk mengemukakan permintaan mesyuarat.
Sekiranya mereka berada di Outlook versi yang lebih lama, maka mereka akan dapat mengemukakan permintaan mesyuarat, tetapi Microsoft Exchange akan menyekat penghantaran dan menghantar peserta anda mesej "tidak dapat dihantar".
Sekiranya mereka menggunakan sistem e-mel bukan Microsoft, seperti Gmail, mereka akan dapat mengemukakan permintaan mesyuarat tanpa sebarang sekatan. Ini kerana sistem pihak ketiga tidak mempunyai kewajipan untuk menghormati bendera "jangan hantar" Microsoft. Di masa depan, mungkin mereka akan mula menghormatinya (ini selalunya "anda menggaru belakang saya, dan saya akan menggaru anda" keadaan, di mana seseorang seperti Google mahukan Outlook menghormati bendera khusus Gmail, jadi perjanjian dilakukan ), tetapi ia juga mungkin sepenuhnya bahawa tiada sistem selain dari Outlook akan menghormati bendera.

Namun, selagi anda mengadakan pertemuan dengan orang-orang di organisasi anda, ini sepatutnya berfungsi dengan baik.