Bagaimana Menguji Kebolehbacaan Penulisan Anda dalam Microsoft Word atau Outlook
Microsoft Word dan Outlook telah lama memaparkan keupayaan untuk melihat statistik "kebolehbacaan" untuk apa yang anda menulis, jadi anda tahu bagaimana penulisan yang mudah atau rumit anda. Ini dapat membantu memastikan penulisan anda dapat dibaca cukup untuk penonton yang anda inginkan.
Dalam versi Word yang lebih lama, ciri ini hanya satu klik pada bar status anda. Dalam versi bermula pada tahun 2013, anda perlu mendayakan ciri terlebih dahulu, dan kemudian mengaksesnya dengan menjalankan pemeriksaan ejaan dan tatabahasa.
Memeriksa ejaan dan tatabahasa dalam Word dan Outlook berlaku dalam Panel Pembuktian, dan menawarkan cara pemeriksaan yang agak kukuh. Terdapat beberapa tambahan pemeriksaan tatabahasa yang lebih baik untuk Office di luar sana, tetapi walaupun anda mempunyai yang dibolehkan, anda masih perlu mendayakan tatabahasa terbina dalam untuk dapat menggunakan statistik pembacaan. Sama ada yang bernilai itu sememangnya terpulang kepada anda. Dan jika anda tidak keberatan mempunyai pemeriksaan tatabahasa aktif, tetapi hanya memilih untuk tidak terganggu oleh garis bawah yang menggelegak semasa anda bekerja, anda sentiasa boleh mematikan pemeriksaan ejaan dan tatabahasa semasa anda mengetik.
Bagaimana untuk Membolehkan Statistik Kebolehbaikkan
Untuk mengakses statistik kebolehbacaan dalam Word, anda perlu mengaktifkan ciri ini terlebih dahulu. Dalam Word, klik tab Fail dan kemudian klik Pilihan. Dalam tetingkap Opsyen, pilih tab Proofing. Dayakan kedua-dua kotak semakan "Semak tatabahasa dengan ejaan" dan "Tunjukkan statistik kebolehbacaan". Klik OK apabila anda selesai.
Proses ini serupa di Outlook. Klik tab Fail dan kemudian klik Opsyen. Dalam tetingkap Opsyen, pilih tab Mel dan kemudian klik butang "Ejaan dan Autocorrect".
Dalam tetingkap Pilihan Editor, pilih tab Proofing. Dayakan kedua-dua "semak tatabahasa dengan ejaan" dan "Tunjukkan statistik kebolehbacaan" kotak semak dan kemudian klik OK.
Ambil perhatian bahawa dalam kedua-dua Word dan Outlook, anda boleh menyahpilih pilihan untuk memeriksa kesalahan ejaan dan tatabahasa semasa anda mengetik jika anda mendapati bahawa mengganggu.
Bagaimana Lihat Statistik Kebolehbacaan
Sekarang anda telah membolehkan membaca statistik, menyemak skor kebolehbacaan dokumen atau pemilihan teks adalah mudah. Apa yang anda perlu lakukan adalah semak ejaan dan pemeriksaan tatabahasa. Anda boleh memilih teks tertentu untuk menyemak, atau memastikan tiada apa yang dipilih untuk memeriksa keseluruhan dokumen. Mulakan pemeriksaan ejaan dan tatabahasa dengan memukul F7 atau dengan mengklik butang Pengesah dalam bar status di bahagian bawah tetingkap.
Jalankan pemeriksaan ejaan dan tatabahasa dan, apabila selesai, tetingkap Statistik Kebolehbacaan akan muncul.
Tetingkap menunjukkan beberapa statistik asas seperti perkataan kata dan aksara, bersama dengan beberapa purata seperti ayat per paragraf. Dalam bahagian Kebolehbacaan, anda akan melihat dua markah: Flesch Reading Ease dan Tahap Gred Flesch-Kincaid. Kedua-dua skor didasarkan pada formula yang menyumbang panjang kalimat purata (ASL) dan suku kata purata setiap perkataan (ASW).
- Flesch Reading Ease. Skor ini menilai kebolehbacaan teks anda pada skala 100 mata, dengan skor yang lebih tinggi menjadi lebih mudah dibaca. Markah dari 0-60 biasanya dianggap sebagai peringkat siswazah atau kolej dan agak sukar dibaca. Markah dari 60-80 dianggap mudah dibaca dan ditulis dalam bahasa Inggeris biasa. Kebanyakan dokumen profesional jatuh ke dalam julat ini. Markah yang lebih tinggi daripada 80 dianggap mudah dibaca untuk kanak-kanak.
- Tahap Gred Flesch-Kincaid. Markah ini menilai kebolehbacaan teks berdasarkan tahap gred sekolah A.S.. Skor 4.0, sebagai contoh, bermaksud penulisan yang dapat difahami oleh grader keempat. Kebanyakan dokumen profesional jatuh di tempat di antara 7.0-11.0.
Dan jika anda suka mengetahui matematik di belakang perkara, formula yang digunakan untuk menentukan skor Flesch Reading Ease ialah:
206.835 - (1.015 x ASL) - (84.6 x ASW)
Formula yang digunakan untuk menentukan skor Tahap Gred Flesch-Kincaid ialah:
(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) - 15.59
Dan itu sahaja! Ini adalah ciri mudah untuk digunakan dan digunakan dan, sementara anda mungkin tidak mahu mendasarkan semua yang anda tulis pada skor kebolehbacaan, mereka masih boleh menjadi alat yang berguna untuk memastikan anda memukul penonton yang betul dengan tulisan anda.
