Cara Menggunakan Pembersihan Peti Mel untuk Menghapus Folder Outlook Sampah

Pembersihan Peti Mel di Outlook adalah satu set alat yang direka untuk menghilangkan sampah dari peti mel anda. Anda boleh menggunakannya untuk mengkaji saiz peti mel anda, membersihkan item secara automatik mengikut saiz dan tarikh, dan melakukan beberapa fungsi lain. Mari melaluinya dan lihatlah.

Pertama, anda perlu membuka alat tersebut. Kepala ke Fail> Alat dan klik Pembersihan Peti Mel.

Terdapat beberapa alat yang tersedia, dan kami akan mula dengan melihat jumlah data dalam peti mel anda.

Semak Saiz Peti Mel anda

Peti mel Outlook anda terdiri daripada folder-Peti Masuk, Item Terkirim, Arkib, dan sebagainya-dan mengetahui saiz folder membantu anda melihat di mana semua e-mel anda. Untuk mengetahui, klik "Lihat Saiz Peti Mel."

Ini membuka tetingkap Saiz Folder, yang menunjukkan saiz setiap folder. Secara lalai, ia terbuka dalam tab Data Lokal. Data setempat ialah data yang disimpan pada komputer anda dalam fail .pst dan.ost anda.

Lajur menunjukkan nama folder, saiz, dan saiz keseluruhan (iaitu saiz termasuk mana-mana folder kecil). Bahagian terbaik dari pandangan ini ialah ia menunjukkan folder anda yang tidak biasanya anda pertimbangkan, seperti kalendar. Sekiranya anda mempunyai beberapa tahun janji temu dan permintaan mesyuarat, anda boleh dengan mudah mempunyai sepotong kilobyte yang baik dalam kalendar yang anda boleh membersihkan dengan memadamkan peristiwa lama.

Jika anda mahu melihat saiz folder di pelayan mel, klik tab "Data Pelayan". Kali pertama anda membuka tab ini, mungkin mengambil sedikit masa untuk data dikumpulkan. Ini adalah kerana Outlook menghubungi pelayan Exchange, meminta data pada fail anda (yang dikira secara langsung), dan kemudian memuat turun dan memaparkan hasil.

Setiap kali anda membuka tab ini, pengambilan data akan lebih cepat, kerana Exchange hanya perlu melakukan analisis perbezaan dan kebanyakan folder tidak mengubah saiz yang banyak. Setelah tab dimuatkan, anda akan melihat saiz folder pada pelayan Exchange. Ini mungkin tidak sama dengan saiz dalam tab Data Lokal kerana Outlook tidak semestinya memuat turun semua mesej ke komputer anda.

Sebagai contoh, pada tab Data Tempatan saya Jumlah Saiz folder Arkib adalah 116805 kb, tetapi pada tab Data Server, Jumlah Saiz adalah 363399 kb-perbezaan 246594 kb (265 MB). Itu banyak mel tidak dapat dilihat dalam data setempat. Apa yang sedang berlaku?

Secara lalai, Outlook hanya menyimpan jumlah mel tertentu pada klien setempat anda untuk memastikan e-mel anda tidak mengambil terlalu banyak ruang. Pada komputer dengan cakera keras lebih besar daripada 64gb (yang kebanyakannya pada masa ini), Outlook hanya akan menyimpan e-mel dari tahun lepas pada komputer anda. Surat lama disimpan di pelayan e-mel, dan anda boleh mengaksesnya. Anda boleh memuat turun mel lama, dan menukar lalai ini jika anda mahu. Ingat bahawa anda boleh menukar lalai supaya ia turun kurang mel juga, jadi jika anda sedang berjuang untuk ruang, anda mungkin ingin mengubah lalai dari 1 tahun hingga 6 bulan (atau kurang).

(Nota: Ini hanya memberi kesan kepada akaun yang menggunakan pelayan Microsoft Exchange, seperti Hotmail, live.com, O365, dan beberapa akaun korporat. Jika anda menggunakan Outlook untuk memuat turun mel dari pembekal lain seperti Google atau Yahoo, tetapan ini diabaikan dan semua mel dimuat turun.)

Sekarang anda tahu berapa banyak data folder anda mengandungi, anda boleh mengutamakan yang anda bersihkan.

Mencari Mail Lama atau Besar

Jika anda mempunyai mel dalam banyak folder yang berlainan, anda boleh mencari di seluruh peti mel anda untuk mel yang lama atau lebih besar.

Ini sangat berguna jika anda ingin mencari e-mel dengan lampiran besar yang boleh anda padam, atau berpindah dari Outlook ke perkhidmatan cakera keras atau awan. Sebagai contoh, jika anda ingin mencari semua mel lebih dari 5 MB, anda boleh menukar medan "Cari item lebih besar daripada" ke 5000 kb dan kemudian klik butang "Cari"..

Panel carian Outlook standard kembali dengan senarai surat yang sekurang-kurangnya 5 MB.

Hasil ini hanya memulangkan e-mel, tetapi anda boleh menukar medan "Lihat" ke mana-mana jenis fail tertentu jika anda ingin membuang net yang lebih luas.

Dari hasil carian, anda boleh membuka setiap e-mel dan memadamnya atau mengalih keluar lampiran. Jangan lupa simpan lampiran sebelum memadamkan atau mengeluarkannya jika anda perlu menyimpannya.

Menendang AutoArchive

Anda boleh menetapkan parameter autoarchive untuk setiap folder individu di Outlook, sesuatu yang telah kami liputan sebelum ini sebagai sebahagian daripada paparan yang lebih luas untuk memastikan Outlook berfungsi dengan lancar. Jika anda telah menetapkan peraturan autoarchive, anda boleh menendangnya dalam Peti Mel Pembersihan dengan mengklik butang "AutoArchive".

Proses ini mengayuh melalui semua folder dalam Outlook dan menggunakan sebarang peraturan arkib auto yang telah anda tetapkan. Sekiranya anda belum menetapkan apa-apa maka anda mungkin bimbang untuk memukul butang ini secara tidak sengaja, tetapi jangan risau-peraturan default autoarchive adalah untuk melakukan apa-apa.

Lihat dan Kosongkan Item yang Dihapuskan

Jika anda suka "memadam lembut" mel anda dengan mengalihkannya ke folder Item Dihapus dan anda jarang mengosongkannya, pilihan ini adalah untuk anda.

Catatan: Sesetengah orang suka menggunakan folder Item Dihapuskan sebagai sejenis arkib, melambungkan perkara di sana dan tidak mengosongkan folder. Ini bukan idea yang baik, kerana terdapat banyak cara anda boleh mengosongkan folder Item Dihapus terlalu mudah. Sebaliknya, jika anda perlu menyimpan mesej, buat arkib!

Klik "Lihat Saiz Item Dipadam" untuk melihat berapa banyak ruang item yang anda hapuskan, kemudian tarik nafas panjang dan klik "Kosongkan."

Ini akan memadamkan semua item dari folder Item Dihapuskan. Sekiranya itu menakutkan anda maka seketika mengambil masa untuk memindahkan mana-mana surat penting ke Arkib anda terlebih dahulu, tetapi anda perlu mengosongkan item yang dihapuskan secara tetap dan tidak gunakannya sebagai arkib.

Lihat dan Padamkan Mail Konflik

Pilihan terakhir dalam Pembersihan Peti Mel adalah untuk menghapus mesej konflik. Ini adalah e-mel yang Outlook berfikir bercanggah dengan e-mel sedia ada kerana mereka mempunyai maklumat header yang sama. Biasanya ini kerana masalah penyegerakan sementara dengan pelayan Exchange, dan anda harus memadamkan e-mel ini tanpa masalah. Untuk melihat jika anda ada sebarang e-mel dalam folder Konflik, klik butang "Lihat Konflikkan" untuk melihat versi yang ditapis dari tetingkap Saiz Folder.

Sekiranya terdapat sebarang e-mel di sana, tutup tetingkap Saiz Folder dan kemudian klik butang "Padam" dalam tetingkap Peti Mel Pembersihan.

Itulah alat Pembersihan Peti Mel. Ia tidak begitu mencolok, tetapi ia berkesan dan berguna.