Bagaimana Menggunakan Alat Pembersihan Perbualan dalam Outlook

Sesetengah orang suka menyimpan folder Outlook mereka dengan sempurna dikawal, dengan e-mel kemas dikelaskan dan disimpan dalam struktur folder logik yang minimum. Kebanyakan kita tidak seperti itu, jadi Microsoft telah menyediakan alat untuk membantu. Salah satu alat ini adalah alat Pembersih Perbualan yang kurang dikenali, yang menghapus atau mengalihkan e-mel yang berlebihan daripada perbualan. Inilah cara ia berfungsi.

Anda boleh menjalankan alat Pembicaraan Perbualan melawan perbualan tunggal, folder, atau folder dan semua folder kecilnya. Ia mencari e-mel yang berlebihan, yang bermaksud mereka yang dimasukkan sepenuhnya dalam mesej lain dalam perbualan. Ia kemudian memadam (secara lalai) atau menggerakkan e-mel ini ke folder lain, bergantung kepada cara anda menetapkannya. Ini membantu menyimpan peti mel anda daripada dipenuhi dengan banyak salinan mesej yang sama.

Pertama, anda perlu menetapkan parameter Pembersihan Perbualan. Kepala ke Fail> Pilihan> Mel dan kemudian tatal ke bawah ke bahagian "Perbualan Bersihkan".

Secara lalai, Pembersihan Perbualan memadamkan item, tetapi jika anda ingin mengalihkan item berlebihan ke folder, anda boleh mengklik "Semak imbas" dan pilih folder yang ingin anda pindahkan. Ini berguna jika anda ingin menyemak semula diri sendiri bahawa mesej alat yang didapati benar-benar berlebihan. Alat Pembersihan Perbualan boleh dipercayai dalam pengalaman kami, tetapi kadang-kadang tidak ada pengganti untuk menyemak perkara-perkara itu sendiri.

Anda mungkin boleh meninggalkan pilihan lalai yang lain kerana mereka membuat banyak akal, tetapi jika keadaan atau keutamaan anda berbeza, teruskan dan matikan parameter atau matikan seperti yang anda lihat patut. Sebaik sahaja anda mempunyai tetapan dengan cara yang anda mahu, klik "OK" untuk kembali ke Outlook.

Sekarang, anda perlu membuka alat tersebut. Pada tab "Home", klik butang "Bersihkan". Menu drop-down memberikan anda pilihan untuk membersihkan perbualan yang saat ini dipilih dalam folder, seluruh folder, atau keseluruhan folder dan semua sub-folder.

Anda juga boleh mengakses menu ini dengan mengklik Folder> Clean Up Folder jika anda tidak memerlukan pilihan "Bersihkan Perbualan".

Kami akan pergi dengan "Clean Up Folder" untuk sekarang, tetapi prosesnya adalah sama ada anda membersihkan perbualan, folder atau folder dan sub-foldernya. Dan untuk pilihan satu klik, anda sentiasa boleh klik kanan pada folder dalam anak tetingkap Navigation dan pilih "Clean Up Folder."

Kali pertama anda menjalankan alat ini, amaran timbul, memberi anda pilihan untuk menukar tetapan, jalankan alat, atau batalkan operasi.

Sekiranya anda mahu alat itu berjalan tanpa melihat popup ini, aktifkan pilihan "Jangan tunjukkan mesej ini lagi".

Klik "Bersihkan Folder" untuk menjalankan alat ini (jika anda menukar pilihan "Jangan tunjukkan mesej ini lagi" kemudian dari masa ini dan seterusnya alat akan berjalan sebaik sahaja anda memilihnya). Apabila alat sedang berjalan, yang boleh mengambil sedikit masa jika anda menjalankannya untuk kali pertama pada folder dengan banyak mesej, notis status muncul di bar di bawah Outlook.

Anda boleh terus menggunakan Outlook semasa ini berjalan. Apabila notis status hilang, alat telah selesai. Ia tidak akan memberitahu anda bahawa ia selesai - alat itu direka untuk berjalan di latar belakang untuk membantu anda, tidak membombardir anda dengan mesej-tetapi ia akan memberitahu anda jika ia tidak dapat mencari sebarang mesej untuk membersihkan.

Itulah yang ada padanya. Apabila kami melancarkan alat ini pada folder contoh yang mengandungi 2487 e-mel, ia menemukan 502 e-mel yang boleh dipadamkan. Lebih seperlima e-mel di dalam folder adalah berlebihan, jadi ia adalah pembuka mata dan alat yang bernilai menggunakan jika anda kehabisan ruang atau bosan dengan perbualan.