Bagaimana Menggunakan Trello untuk Membuat Projek Mengurus Breeze

Trello boleh menjadi cara terbaik untuk menguruskan projek, berkomunikasi dengan pasukan anda, menganjurkan idea, dan berkhidmat sebagai semacam "papan putih Internet" di mana orang boleh bercakap bersama dan bekerjasama dalam ruang yang dikongsi.

Selepas anda membuat papan, anda boleh mula menambah ahli projek yang akan membentuk pasukan. Untuk melakukan ini klik tab "Tunjukkan Menu" di sebelah kanan, dilihat di sini.

Sebaik sahaja anda mempunyai semua ahli lembaga anda yang dikumpulkan dan bersedia untuk pergi, anda boleh mula menambah senarai baharu. Judul senarai ini boleh menjadi apa-apa bergantung pada jenis projek yang anda buat, alur kerja tentang cara anda mengurus tugasan individu, dan cara yang anda pilih untuk menguruskan keseluruhan konten anda.

Sebagai contoh, kami telah menyenaraikan beberapa idea yang berbeza di bawah. Dalam setiap senarai, anda akan dapati pilihan "Tambah Kad", yang boleh anda klik di sini.

Setelah kad dicipta dalam senarai, klik ke dalamnya, dan anda akan melihat tetingkap yang kelihatan seperti ini:

Dan dalam kad ini di mana organisasi sebenar bermula. Segala-galanya daripada menambah ahli kepada "Langgan kad" (bererti mereka akan menerima amaran sama ada pada e-mel atau telefon mereka apabila tindakan baru berlaku), untuk melabelkan kad untuk subseksinya berlaku dalam butang ke tepi.

Anda boleh menyunting keterangan kad (i.e- "Brainstorm only", pautan ke penyelidikan yang berkaitan, klip YouTube, dll), serta mencipta "Senarai Semak", lihat di sebelah sini.

Senarai semak adalah cara yang baik untuk menguruskan kad individu dan pastikan semua ahli pasukan secara konsisten up to date di mana sekeping projek yang diberikan pada bila-bila masa. Untuk menambah senarai semak dan isi dengan item baru, cukup tetikus ke butang "Senarai Semak", klik "Tambah", dan mula mengisi tugas.

Tetapan lain dalam setiap kad termasuk pilihan untuk menambah tarikh jatuh tempo, yang boleh dikemas kini atau diubah oleh mana-mana ahli yang telah diberi kebenaran pada kad.

Suapan Aktiviti boleh didapati di menu sebelah kanan, dan selagi kad tidak ditandakan sebagai "Swasta", semua tindakan pasukan anda dapat dilihat dari satu mudah untuk mengikuti aliran.

Satu lagi ciri hebat Trello ialah semua fail dan folder anda boleh dilampirkan ke dalam kad itu sendiri. Tidak lagi menggali melalui pelbagai folder Dropbox dengan kata laluan rumit atau cuba untuk mendapatkan seseorang untuk menyusun kebenaran Drive mereka dengan betul, dengan Trello semua yang anda perlukan adalah betul-betul di sana dan bersedia untuk memuat turun lurus pelayan.

Tetapi, sekiranya pasukan anda tidak bersedia untuk "menurunkan" Dropbox mereka lagi, perkhidmatan itu secara automatik mengintegrasikan dengan banyak perkhidmatan cloud yang paling popular, dan akan membolehkan anda melampirkan kandungan terus dari akaun anda yang tersambung sendiri.

Seterusnya, ini adalah di mana label masuk.

Label adalah moniker sejagat yang dengan mudah membolehkan anda memisahkan bahagian anda menjadi subseksyen, dan sebagainya. Katakan, contohnya, anda mempunyai sesuatu dalam senarai "Ditugaskan" tetapi anda tidak tahu jabatan mana artikel itu?

Label membenarkan anda memasukkan kandungan khusus kod warna dengan cepat, jadi sesiapa yang melekat pada kad itu dapat dengan mudah mengenali siapa yang dimilikinya dan apakah maksud tugasan itu. Petua visual ini menjadikan sistem organisasi mudah, tidak banyak seperti tab berwarna yang akan anda lihat di atas folder yang dibarisi semula ke kabinet fail.

Akhir sekali, anda boleh memilih untuk "Kongsi" kad dengan sesiapa melalui e-mel, atau hanya taipkannya di ruang aliran kerja anda di luar rangkaian Trello.

Antara ciri-ciri tambahan yang lebih menyeronokkan Trello termasuk pilihan untuk menambah pelekat mesra kepada kad atau ahli, beberapa di antaranya termasuk keahlian Asas, dan perpustakaan tambahan yang akan dibuka jika anda mendaftar untuk Trello Gold langganan bulanan.

Kelas Perniagaan akan membuat anda pelekat yang sama, tetapi bukannya membayar $ 5 sebulan secara keseluruhan, sebaliknya anda boleh memilih untuk memberikan keahlian premium kepada setiap pekerja anda dengan harga diskaun a'la carte hanya $ 3.75 setiap orang.

Tetapan tambahan dalam bar Menu akan membolehkan anda berhati-hati mengawal keizinan untuk ahli pasukan anda, termasuk siapa yang boleh membaca kad, yang boleh memberi komen tentang mereka, dan siapa yang mempunyai pilihan untuk mengarkibkan, memadam atau mengalihkan tugasan yang sudah lama berkhidmat dengan tujuan mereka.

Ini adalah di mana anda juga akan menemui menu "Power Ups", termasuk pilihan untuk melihat semua tugasan dan pemiliknya dalam format kalendar yang lengkap dengan tarikh tamat dan jadual yang sepadan, serta pilihan untuk membolehkan ahli pasukan anda " mengundi "pada kad tertentu.

Idea di sebalik sistem pengundian adalah bahawa jika semua orang tidak dapat menyetujui idea atau tugasan apa yang akan dilakukan pada seterusnya, anda boleh membuka lantai sehingga mengundi. Pilihan yang mana pun mendapat undian tertinggi ialah projek seterusnya yang akan dihantar melalui.

Jika satu lembaga tidak mencukupi, selalu ada pilihan untuk membuat lebih banyak. Mengasingkan tenaga kerja anda dengan cara ini dapat membantu untuk menghapuskan terlalu banyak crosstalk yang berlebihan di antara jabatan yang berbeza, dan selalu merupakan pilihan yang baik jika anda bimbang tentang kebenaran atau orang yang melihat projek swasta dalam tindakan sebelum mereka siap untuk umum.

Sekali kad telah memenuhi tujuannya, anda boleh memasukkannya ke dalam Arkib dengan menekan butang. Arkib akan memegang kandungan selama lebih dari 30 hari sebelum dipadamkan secara kekal, jadi pastikan anda tidak pernah menghantar apa-apa ke dalam kawasan Trello ini melainkan jika anda benar-benar yakin anda telah selesai dengannya untuk kebaikan.

Trello boleh menjadi cara yang mudah dan mudah diakses untuk anda dan ahli semua pasukan anda untuk tetap teratur melalui huru-hara yang sibuk dalam hari kerja. Dengan menggunakan semua banyak ciri dan helah, anda boleh memastikan kepala anda jelas, projek anda di landasan, dan keluasan tugasan anda diterbitkan tepat pada waktunya, setiap kali.