Sediakan Dokumen Word Anda untuk Pengedaran Massa

Artikel ini ditulis oleh Askar, ahli geologi di belakang tapak teknologi DemoGeek.

Sekiranya anda bekerja dengan pasukan atau ketika anda berhadapan dengan pelanggan anda, anda mungkin ingin memastikan anda mengedarkan dokumen anda dengan cara yang benar agar maklumat dalam dokumen mencapai audiens yang tepat dan kerahasiaan informasi dihormati.

Word 2007 mempunyai ciri yang membolehkan anda secara rasmi menyediakan dokumen Word anda untuk pengedaran yang betul kepada sekumpulan orang atau bahkan kepada mana-mana individu dengan faktor kredibiliti tertentu.

Persediaan

Lancarkan Word 2007 dan buat dokumen dengan cara yang anda mahu.

Sebaik sahaja anda berpuas hati dengan dokumen itu dan bersedia untuk mengedarkan, jeda seketika sebelum memukul aplikasi e-mel dan ikuti langkah-langkah mudah ini untuk mendapatkan dokumen sedia untuk diedarkan. Perlu diingat bahawa langkah-langkah ini terpencil dan apa itu bermakna anda boleh memilih dan memilih langkah-langkah yang anda mahu ikuti.

Klik pada Button Pejabat dan klik pada "Sediakan"Pilihan menu. Terdapat 7 pilihan yang berbeza yang harus anda dapat lihat. Saya akan menerangkan setiap pilihan tersebut supaya anda boleh memilih dan memilih gabungan pilihan untuk keperluan pengedaran anda.

Hartanah Dokumen

Yang pertama dalam senarai adalah "Hartanah ' pilihan yang anda boleh memasukkan maklumat metadata mengenai dokumen itu.

Anda boleh memasukkan nama pengarang dokumen, tajuk, subjek, kata kunci, kategori, status dan ulasan.

Sebahagian daripada ini boleh dilihat melalui Fail >> Hartanah dialog.

Perlu diingat bahawa sebaik sahaja anda memuktamadkan dokumen itu, anda tidak dapat melihat sifat-sifat ini tetapi sehingga itu anda boleh mengaitkan harta dengan dokumen anda untuk orang lain untuk mendapatkan idea dokumen sebelum membukanya.

Periksa Dokumen

Pilihan kedua dalam senarai adalah "Periksa Dokumen"Pilihan. Sebagai sebahagian daripada penyediaan untuk mengedarkan dokumen anda, anda boleh memeriksa dokumen untuk komen, semakan, tanda semakan, anotasi dakwat. Anda boleh memeriksa metadata tersembunyi atau apa-apa maklumat peribadi yang disimpan dengan dokumen itu. Anda boleh memeriksa sebarang data XML adat yang telah disimpan dengan dokumen tersebut. Anda juga boleh memeriksa apa-apa maklumat mengenai pengepala, pengaki dan untuk sebarang tanda air. Akhirnya, anda juga boleh memeriksa sebarang teks tersembunyi di dalam dokumen.

Pilih pilihan pemeriksaan yang anda mahu pastikan sebelum anda mengedarkan dokumen dan apabila anda menekan "Periksa"Butang Word akan memeriksa dokumen itu dan akan memberitahu anda tentang apa-apa perkara yang ia dapati pada pemeriksaannya.

Perkara-perkara yang memerlukan perhatian anda akan ditandai dengan tanda seru dan anda boleh memilih untuk memeriksa semula jika anda mahu.

Menyulitkan Dokumen

Ketiga dalam senarai adalah "Menyulitkan Dokumen"Pilihan. Pilih pilihan ini jika anda mahu dokumen itu hanya dilihat oleh orang tertentu yang anda percayai. Ia membolehkan anda menyulitkan dokumen dengan kata laluan pilihan anda dan pengguna perlu memasukkan kata laluan ini untuk melihat dokumen itu.

Pilih kata laluan yang boleh diedarkan kepada kumpulan. Saran saya adalah untuk tidak memilih kata laluan yang anda gunakan secara peribadi tetapi sebilangan kata laluan yang tidak dapat digunakan olehnya untuk mengesan kembali ke akaun dalam talian anda atau mana-mana akaun sensitif yang anda gunakan secara peribadi.

Sahkan kata laluan sekali lagi. Kata laluan adalah sensitif huruf kecil dan pastikan untuk mengekalkan / mengingati kata laluan kerana tidak ada cara untuk memulihkan kata laluan jika anda terlupa dan tidak ada cara untuk membuka fail jika anda terlupa kata laluan.

Sebaik sahaja disulitkan, anda akan dapat melihat bahawa pilihan menu mempunyai warna latar belakang yang sedikit untuk menunjukkan bahawa dokumen ini disulitkan.

Apabila orang di kumpulan pengedaran cuba membuka dokumen yang disulitkan, mereka akan diminta memasukkan kata laluan.

Tanpa kata laluan mereka tidak akan dapat membuka dokumen itu sama sekali.

Hadkan Kebenaran

Keempat dalam senarai adalah "Hadkan Kebenaran"Pilihan. Anda boleh menggunakan pilihan "Hadkan Kebenaran" untuk menyekat apa yang orang boleh lakukan dengan dokumen itu. Jika dokumen itu sensitif maka anda boleh menggunakan "Membenarkan Kebenaran" untuk menyekat mereka daripada mengedit, menyalin dan mencetak dokumen.

Hadkan Kebenaran menggunakan klien Pengurusan Hak Windows untuk melaksanakan sekatan.

Anda mungkin digesa untuk memasang Pengurusan Hak Windows alat. Jangan risau, teruskan dan pasangnya, ia adalah dari sumber yang dipercayai. Setelah dipasang, anda harus dapat mengkonfigurasi apa yang orang boleh lakukan dengan dokumen itu.

Tambah Tandatangan Digital

Kelima dalam senarai adalah "Tambah Tandatangan Digital"Pilihan. Tandatangan Digital memastikan integriti dokumen. Fikirkan Tanda Tangan Digital sebagai tandatangan kertas tetapi dilakukan secara elektronik untuk kemudahan. Apabila dokumen mempunyai tandatangan digital ia menandakan integriti dan kepercayaan dokumen tersebut. Ini berguna jika anda mengedarkan dokumen tersebut kepada kumpulan penonton yang sangat besar.

Klik pada "Tambah Tandatangan Digital"Pilihan dan Word akan meminta anda dengan dialog di atas untuk mencari pembekal Digital Signature di Office Marketplace.

Di Marketplace Online Office anda, anda perlu mencari pembekal Digital Signature yang boleh anda gunakan untuk menandatangani dokumen.

Jalankan Penyemak Keserasian

Mari melangkau ke pilihan terakhir "Jalankan Penyemak Keserasian"Pertama. Jika anda menggunakan mana-mana ciri yang khusus untuk Word 2007 dan jika anda mengesyaki khalayak anda mungkin menggunakan versi Word yang lebih lama maka anda mungkin mahu menjalankan Checker Keserasian untuk memastikan dokumen anda dapat dibaca oleh seluruh khalayak.

Word 2007 akan menjalankan satu set pemeriksaan keserasian yang telah ditetapkan dan jika ia menemukan sebarang masalah keserasian ia akan menyenaraikannya pada dialog di atas, jika tidak anda baik untuk berpindah ke langkah akhir sebelum mengedarkan dokumen.

Tandakan sebagai Akhir

Ini harus menjadi langkah terakhir yang anda mahu ikuti sebelum anda mengedarkan dokumen itu kepada kumpulan. Seperti namanya yang menunjukkan tindakan ini akan menandakan dokumen itu sebagai semua yang ditetapkan untuk pengedaran.

Kerana ini membuat perubahan ketara pada dokumen anda akan diminta untuk memastikan anda ingin menandakan dokumen sebagai muktamad.

Sebaik sahaja dokumen ditandakan sebagai Akhir, dokumen itu tidak boleh diedit dan akan dibersihkan dari sebarang bacaan bukti, komen dan sebagainya.

Dokumen yang telah dimuktamadkan mendapatkan ikon baru pada bar status yang kelihatan seperti rubberstamp di atas kertas.

Mendapatkan dokumen yang disediakan untuk pengedaran boleh membantu anda mengelakkan kesilapan yang jelas yang anda buat apabila anda mengedarkan dokumen kepada sekumpulan besar orang. Anda tidak perlu mengikuti semua langkah; Sebaliknya anda boleh memilih dan memilih mana yang anda mahu / suka. Word 2007 cukup fleksibel untuk melakukan apa yang anda minta untuk dilakukan semasa menyediakan dokumen untuk diedarkan.

Saya harap anda mendapati ini berguna dan saya berharap anda menggunakan keupayaan Word 2007 untuk memuktamadkan dokumen sebelum pengedaran. Jika anda mempunyai sebarang soalan atau komen sila beritahu saya dalam ulasan.