Gunakan Pemformatan Bersyarat untuk Menetapkan Mesej Outlook Penting

Outlook membolehkan anda membuat dan menyesuaikan paparan folder dengan banyak cara, seperti menambah dan mengalih keluar lajur atau mengelompokkan dan menyusun mesej. Anda juga boleh memohon peraturan untuk membuat mesej paparan Outlook dengan cara yang berbeza berdasarkan sifat mereka (seperti penghantar, baris subjek, atau cap waktu). Ini dipanggil pemformatan bersyarat. Mari kita lihat bagaimana ia berfungsi.

Kemas kini: Salah satu pembaca kami memberi perhatian kepada kami bahawa pemformatan bersyarat hanya tersedia pada versi Windows Outlook dan tidak versi macOS. Terima kasih, Christy!

Bermula

Untuk memulakan menetapkan pemformatan bersyarat, pergi ke Lihat> Lihat Tetapan.

Anda juga boleh mengakses Tetapan Paparan Lanjutan dengan mengklik kanan kepala folder dan memilih "Tetapan Pengaturan".

Tetingkap Tetapan Paparan Lanjutan membolehkan anda menyesuaikan paparan folder. Klik butang "Pemformatan Bersyarat".

Ini membawa anda ke tetingkap Pemformatan Bersyarat yang anda akan gunakan untuk menubuhkan peraturan yang berbeza untuk bagaimana mesej diformat.

Butiran yang dipaparkan dalam senarai "Peraturan untuk pandangan ini" adalah peraturan lalai yang disertakan dengan paparan folder yang tidak disesuaikan. Sebagai contoh, anda dapat melihat bahawa "Mesej yang belum dibaca" dipaparkan dalam font tebal, biru Segoe UI dengan saiz 11 mata.

Bagaimana Peraturan Kerja

"Peraturan" adalah syarat yang perlu dipenuhi mesej untuk Outlook untuk memohon pemformatan. Dalam peraturan lalai, contohnya, peraturan "Mesej Tidak Sihat" diaktifkan apabila mesej ditandakan sebagai belum dibaca. Apabila peraturan itu diaktifkan, Outlook menggunakan font tebal, biru, 11 titik Segoe UI untuk memaparkannya.

Outlook memohon peraturan mengikut urutan dari bahagian atas senarai. Kaedah yang lebih tinggi di dalam senarai adalah terlebih dahulu ke atas peraturan yang lebih rendah. Bagaimanakah ini berfungsi dalam amalan? Katakan anda mempunyai dua peraturan, satu di bahagian atas senarai yang mengubah font menjadi hijau, dan satu turun ke dalam senarai yang mengubah font menjadi merah. Sekiranya mesej memenuhi syarat-syarat kedua-dua peraturan, fon akan diubah menjadi hijau kerana peraturan itu lebih tinggi pada senarai-peraturan yang menetapkan fon ke merah diabaikan.

Dengan peraturan lalai, anda hanya boleh menukar fon. Anda tidak boleh memadam peraturan lalai, atau menggerakkan perintah itu, atau menukar syarat untuk peraturan. Anda boleh mematikan peraturan lalai walaupun, dengan menyahtanda mereka dalam senarai "Peraturan untuk pandangan ini".

Bagaimana Menambah Peraturan Baru

Dalam tetingkap Pemformatan Bersyarat, klik butang "Tambah". Peraturan baru yang dipanggil "Untitled" akan ditambahkan pada senarai. Berikan nama anda dan kemudian klik butang "Keadaan".

Tetingkap penapis membolehkan anda membuat keputusan mengenai keadaan, atau syarat-syarat, bahawa surat itu perlu dipenuhi untuk diformat.

Kami hanya akan menggunakan contoh mudah di sini dan memilikinya mencari mesej yang dihantar oleh "Rob Woodgate" dan mengandungi perkataan "Outlook" dalam bidang Subjek.

Untuk melakukan ini, mula-mula klik butang "Dari", yang membuka buku alamat, dan pilih kenalan.

Kemudian kami menambah "Outlook" ke dalam "Cari medan kata", memastikan pilihan "Subjek Bidang Sah" dipilih dari senarai lungsur "Dalam". Klik "OK" apabila selesai.

Kembali dalam Pemformatan Bersyarat, klik butang "Font".

Kami akan membuat mesej yang sepadan dengan penapis yang kami sediakan dipaparkan dengan ungu dan tebal. Tetapkanlah padamu tetapi anda mahu, klik butang "OK", klik "OK" sekali lagi untuk menutup tetingkap Pemformatan Bersyarat, dan kemudian sekali lagi untuk menutup tetingkap Pengaturan Lihat Lanjutan.

Kaedah-kaedah itu digunakan dengan serta-merta. Anda dapat melihat di bawah bahawa mesej yang memenuhi syarat kami kini berani dan ungu.

Ini hanya satu contoh mudah-anda boleh menambah banyak keadaan, malah sangat kompleks. Kembali ke tetingkap Penapis itu, anda boleh beralih ke tab "Lagi Pilihan" untuk melihat sekumpulan syarat tambahan yang boleh anda pilih.

Di sini anda boleh memilih untuk memadankan mesej sama ada:

Ia telah diberikan kategori tertentu
Ia dibaca atau belum dibaca
Ia mempunyai lampiran atau tiada lampiran
Ia ditandai sebagai keutamaan yang tinggi, normal, atau rendah
Ia telah ditandakan oleh anda, oleh orang lain, oleh siapa-siapa, atau ditandakan sebagai lengkap
Teks yang anda cari perlu dipadankan dengan kes itu
Ia saiz tertentu, lebih besar atau lebih kecil daripada saiz tertentu, atau di antara dua saiz

Beralih ke tab "Lanjutan", dan anda boleh membuat keadaan yang kompleks.

Tab Advanced membolehkan anda memilih mana-mana medan dari mana-mana sahaja di Outlook, dan pilih syarat yang anda mahu padankan. Ini mungkin agak mudah, seperti memadankan penghantar ke alamat yang tepat, tetapi anda mempunyai banyak pilihan untuk dipilih. Katakan anda mahu aturan anda sepadan dengan e-mel yang anda terima. Klik butang "Bidang", arahkan ke "Bidang Tarikh / Masa," dan kemudian klik pilihan "Diterima".

Klik dropdown "Keadaan" untuk memilih keadaan anda.

Pilihannya lebih besar daripada yang anda harapkan:

Bila masa
Semalam
Hari ini
Esok
Dalam 7 hari yang lepas
Dalam 7 hari akan datang
Minggu lepas
Minggu ini
Minggu depan
Bulan lepas
Bulan ini
Bulan depan
Pada
Pada atau selepas
Pada atau sebelum
Antara
Wujud
Tidak wujud

Dan bidang lain yang boleh anda pilih menawarkan jumlah pilihan yang sama.

Pilih Keadaan anda, tambah nilai, dan klik butang "Tambah ke Senarai".

Anda boleh menambah banyak syarat ke senarai yang anda suka. Untuk memberikan anda beberapa idea tentang berapa banyak bidang yang ada, lihatlah menu "Semua Mail" sahaja.

Menu "Semua bidang Kenalan" mempunyai lebih daripada empat lajur pilihan-banyak yang tidak dapat disesuaikan dengan tangkapan skrin yang masuk akal. Oleh itu, kita tidak akan melalui setiap bidang dan syarat, tetapi sekarang anda tahu di mana mereka berada dan bagaimana untuk menggunakannya.

Anda boleh menetapkan pelbagai syarat dalam peraturan untuk mendapatkan perkara yang khusus seperti yang anda suka. Mahu mempunyai mesej paparan Outlook dalam font 16pt merah jika mereka dari kenalan tertentu, yang diterima dalam tujuh hari yang lalu, mengandungi perkataan tertentu dalam subjek, dan termasuk lampiran? Tidak menjadi masalah.

Cara Hapus Peraturan

Jika anda telah membuat peraturan dan anda tidak lagi menginginkannya, ia mudah dibuang. Dalam tetingkap Pemformatan Bersyarat, pilih peraturan yang anda mahu padam dan klik butang "Padam". Ingatlah bahawa anda hanya boleh memadamkan peraturan yang anda buat-bukan peraturan lalai terbina dalam Outlook.

Anda boleh menambah banyak syarat yang anda suka, dan mempunyai banyak peraturan yang anda suka. Dan seperti yang kami menunjukkan kepada anda sebelum ini, sebaik sahaja anda mempunyai peraturan pemformatan bersyarat yang menetapkan cara yang anda mahu maka anda boleh menyalin pandangan ke folder lain, atau ke semua folder jika anda mahu.