Apakah AutoArchive dalam Outlook dan Bagaimana Ia berfungsi?
Sekiranya anda menggunakan alat pembungkusan peti mel, anda akan melihat butang AutoArchive, tetapi anda mungkin berhati-hati tentang cara ia berfungsi dan apa yang akan dilakukannya. Inilah yang dilakukannya dan bagaimana anda boleh menggunakannya.
Mengklik butang AutoArchive menyebabkan proses melayari semua folder dalam Outlook dan memohon sebarang peraturan AutoArchive yang telah anda tetapkan (jangan bimbang, peraturan AutoArchive lalai adalah untuk melakukan apa-apa, jadi anda tidak boleh melakukan apa-apa kemusnahan oleh mengklik butang). Tetapi jika anda ingin memindahkan barang-barang lama anda ke arkib di mana mereka berada di luar jalan, AutoArchive adalah cara anda mengautomasikan proses tersebut. Mari kita sambungkannya dan jalankannya.
Bagaimana Menghidupkan AutoArchive
Pertama, anda perlu menghidupkan AutoArchive dan memilih tetapannya. Pergi ke Fail> Pilihan> Lanjutan dan kemudian klik butang "AutoArchive Settings".
Selagi pilihan "Jalankan AutoArchive setiap" dimatikan (yang merupakan lalai), AutoArchive tidak akan berjalan.
Sebaik sahaja anda menghidupkan pilihan "Jalankan AutoArchive setiap", semua pilihan kini tersedia.
Tidak seperti Folder Cleanup, yang mempunyai satu tetingkap tetapan dalam Pilihan Fail dan kemudian membolehkan anda untuk menjalankan tetapan tersebut terhadap mana-mana folder yang anda suka sebagai tugas manual, tetapan AutoArchive yang ditunjukkan di sini ialah tetapan lalai. Setiap folder yang mempunyai AutoArchive dihidupkan boleh menggunakan tetapan lalai ini, atau anda boleh menggunakan tetapan yang berbeza untuk folder yang berlainan jika anda mahu. Kami akan meneruskan cara untuk melakukannya kemudian, tetapi untuk sekarang, mari lihat tetapan lalai.
Cara Menyediakan AutoArchive
Perkara pertama yang perlu diperhatikan adalah apabila AutoArchive dihidupkan, ia akan berjalan setiap 14 hari. Anda boleh mengubahnya dengan menggunakan anak panah Atas dan Ke Atas atau dengan menaip nombor, dan anda boleh memilih sebarang nilai dari 1 hingga 60 hari. Anda boleh menaip dalam mana-mana nombor dua digit, tetapi jika lebih daripada 60, Outlook akan memaparkan mesej ralat apabila anda mengklik "OK," dan anda perlu menukar nilai sebelum anda boleh menyimpan.
Pilihan seterusnya- "Prompt sebelum AutoArchive berjalan" -membantu anda memilih Outlook mempunyai tunjuk ajar sebelum AutoArchive berlaku. Permintaan ini membolehkan anda mengkaji semula tetapan atau membatalkan menjalankan AutoArchive ini jika anda mahu.
Selebihnya tetapan berkaitan dengan item yang akan diarkibkan, dan apa yang berlaku semasa proses arkib. Opsyen pertama di sini- "Padam item yang telah tamat tempoh (hanya folder e-mel)" - berkaitan dengan e-mel yang mempunyai tarikh luput yang ditambah kepada mereka. Ini tidak akan menjejaskan tugas atau peristiwa, walaupun anda mematikan AutoArchive untuk folder tersebut.
Selebihnya tetapan digunakan untuk semua item, bukan hanya e-mel. Ini bermakna acara kalendar, tugas, nota, dan entri jurnal.
Dengan mengandaikan anda meninggalkan "Arkib atau memadam item lama" dihidupkan, tetapan lalai adalah untuk Outlook untuk memindahkan item lebih lama dari 6 bulan ke fail yang baru, berasingan .pst bernama Arkib (secara lalai), dan menjadikannya kelihatan di anak tetingkap navigasi Outlook supaya anda boleh mengakses item yang diarkibkan bila-bila masa anda mahu. Anda boleh menukar nilai "Bersih item lebih lama daripada" kepada apa-apa dari 1 hari hingga 60 bulan, pilih fail .pst yang berbeza untuk mengarkibkan item dalam, atau pilih "Tetapkan item lama secara kekal."
Beri amaran bahawa penghapusan ini memintas folder Item Dihapuskan, dan item anda akan dipadamkan dari Outlook sepenuhnya. Anda masih boleh mengaksesnya di pelayan mel anda, bergantung kepada tetapan anda, tetapi anda tidak perlu bergantung pada ini. Hanya pilih opsyen ini jika anda mahu memadamkan item selama-lamanya.
Apabila anda mengklik "OK," AutoArchive akan dihidupkan. Ia akan berjalan seiring dengan nilai "Run AutoArchive setiap" yang anda pilih (setiap 14 hari secara lalai), bermula hari ini. Jadi sebaik sahaja anda menghidupkannya, anda harus mengharapkannya berjalan dengan cepat. Dalam ujian kami, masa kurang dari sepuluh minit antara menukar dan menerima arahan memberitahu kami AutoArchive akan berjalan. AutoArchive hanya dijalankan secara lalai pada beberapa folder, jadi jika anda mahu ia berjalan pada folder tertentu-atau anda mahu menyesuaikan cara ia berjalan pada folder yang berbeza-terus membaca.
Cara Menghidupkan dan Menyesuaikan AutoArchive untuk Folder yang berbeza
Apabila anda menghidupkan AutoArchive, ia hanya berjalan secara lalai ke folder berikut:
- Item Terkirim
- Item yang dipadam
- Calender
- Tugas
Sekiranya anda ingin menjalankannya pada mana-mana folder lain, anda perlu menghidupkannya untuk setiap folder (atau mematikannya pada mana-mana empat folder tersebut yang anda tidak mahu berjalan). Lakukan ini dengan mengklik kanan folder dalam anak tetingkap Navigasi dan mengklik "Properties."
Anda juga boleh mengakses ciri folder dengan memilih Folder> Folder Properties dalam reben. (Untuk folder seperti Kalendar dan Tugas yang tidak dipaparkan dalam anak tetingkap Navigation, ini adalah satu-satunya cara untuk mengakses ciri folder.) Terdapat juga pilihan untuk pergi terus ke AutoArchive Settings, yang menjimatkan langkah anda sebaik sahaja anda ' semula di dalam Hartanah Folder.
Dalam tetingkap Properties Folder, klik tab AutoArchive untuk mengakses tetapan untuk folder itu.
Untuk kebanyakan folder, tetapan "Jangan mengarkibkan item dalam folder ini" akan diaktifkan secara lalai. Ini bermakna apabila proses AutoArchive dijalankan, folder akan diabaikan dan tiada item di dalamnya akan diarkibkan. Jika anda mahu folder itu dimasukkan, alihkan "Item arkib dalam folder ini menggunakan tetapan lalai" pilihan.
Sebagai alternatif, jika anda mahu tetapan AutoArchive untuk folder ini menjadi berbeza daripada lalai, aktifkan "Arsip folder ini menggunakan tetapan ini" dan pindahkan tetapan ke pilihan anda.
Jika pada bila-bila masa anda ingin mengembalikan semua folder untuk menggunakan tetapan lalai, anda boleh kembali ke Fail> Pilihan> Advanced> AutoArchive Settings dan klik butang "Guna tetapan ini ke semua folder sekarang". Itu akan mengubah semua folder yang mempunyai "Arsip folder ini menggunakan tetapan ini" dihidupkan untuk mempunyai "Item arkib dalam folder ini menggunakan tetapan lalai" dihidupkan.
Sebaik sahaja anda mempunyai tetapan lalai AutoArchive, dan tetapan bagi setiap folder, sediakan cara yang anda mahu, anda boleh meninggalkan proses itu untuk diam-diam bekerja di latar belakang, membebaskan ruang untuk anda dan menyimpan folder anda daripada menjadi terlalu kembung.
