Pindah E-mel secara automatik ke dalam Folder dalam Outlook menggunakan Peraturan

Dalam siaran ini, kami akan melihat bagaimana anda boleh mengurus e-mel Outlook dengan lebih baik dengan mempunyai mel masuk secara automatik berpindah ke folder berasingan. Jika anda mendapat banyak e-mel setiap hari, ini boleh menjimatkan banyak masa.

Daripada menghabiskan satu jam seminggu sekali menghantar e-mel dari Peti Masuk ke folder yang dikategorikan, peraturan e-mel akan membantu mengotomatisasi organisasi peti masuk anda. Ini sangat serupa dengan menggunakan label dan penapis dalam Gmail.

Peraturan e-mel mungkin kelihatan rumit dan mereka boleh menjadi jika anda benar-benar mahu melakukan penyortiran canggih, tetapi jika anda hanya mahu memindahkan e-mel kerja ke folder Kerja secara automatik, maka itu sekeping kek.

Agar peraturan menjadi berguna, anda harus terlebih dahulu membuat beberapa folder di bawah Peti Masuk anda untuk mengkategorikan e-mel anda, seperti Projek, Kerja, Keluarga, dll..

Anda boleh membuat folder dengan mengklik kanan Peti masuk atau mana-mana folder dan memilih Fail baharu. Prosedur berikut berfungsi pada Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 dan Office 365.

Atur Peraturan Outlook

Sekarang untuk memulakan, buka Outlook, klik pada Fail tab dan anda akan melihatnya Urus Peraturan & Isyarat butang ke arah bawah.

Tetingkap utama dan Aturan utama akan muncul dan secara lalai anda mungkin melihat satu peraturan yang telah dibuat bergantung pada versi Outlook anda.

Dari sini anda akan klik Peraturan Baru butang untuk bermula dengan peraturan e-mel Outlook pertama anda. Dialog Peraturan Wizard akan muncul dan ia akan menunjukkan beberapa templat peraturan umum.

Ini adalah yang paling biasa dan mungkin semua yang anda perlukan. Peraturan yang paling umum adalah yang pertama disenaraikan, "Gerakkan mesej dari seseorang ke folder". Teruskan dan pilih, kemudian klik Seterusnya.

Anda akan melihat kotak senarai bawah yang dipanggil "Langkah 2:" kekal di bahagian bawah dengan beberapa teks yang digariskan. Pada hakikatnya, anda semua perlu lakukan untuk menyiapkan peraturannya adalah klik pada hyperlink untuk orang atau kumpulan awam dan ditentukan untuk memilih alamat e-mel dan di mana anda mahu e-mel tersebut pergi.

Kemudian anda boleh klik Selesai dan anda sudah selesai. Walau bagaimanapun, jika anda mahu menjadikan peraturan lebih rumit, maka klik Seterusnya akan memberikan anda lebih banyak pilihan:

Semasa anda menyemak syarat-syarat yang berbeza di dalam kotak senarai teratas, perihalan peraturan di bahagian bawah juga akan dihuni dengan lebih banyak hiperpautan. Anda juga boleh membuat peraturan yang mencari kata-kata tertentu dalam badan e-mel dan kemudian melakukan tindakan pada e-mel tersebut.

Tugas seterusnya adalah dengan mengklik pada setiap pautan dan memilih nilai yang berkaitan seperti alamat e-mel, folder, dan lain-lain. Dalam contoh kami di atas, anda perlu klik pada orang atau kumpulan awam dan pilih alamat e-mel.

Kemudian klik pada perkataan ditentukan dan semak imbas ke folder yang anda mahu e-mel dipindah ke atau klik Baru dan folder baru akan diwujudkan di bawah folder yang sedang diserlahkan.

Sekarang anda akan melihat bahagian bawah dikemas kini dengan nilai sebenar untuk peraturan anda.

Apabila anda mengklik Seterusnya, anda boleh menetapkan lebih banyak tindakan untuk peraturan. Anda biasanya boleh meninggalkan ini sendiri jika peraturan mudah, tetapi jika anda juga ingin melakukan tindakan lain seperti memainkan bunyi, menghantar e-mel, membuat salinannya, mencetak e-mel, memulakan program lain, jalankan skrip, dan sebagainya. , maka anda boleh melakukan semua itu pada skrin ini.

Klik Seterusnya apabila anda selesai dan anda akan dibawa ke Pengecualian dialog, di mana anda boleh memilih syarat yang anda tidak mahu peraturan ini diproses. Kecuali anda mempunyai beberapa kes yang unik, anda boleh membiarkannya kosong, iaitu lalai.

Klik Seterusnya dan akhirnya kami sampai ke akhir wizard peraturan! Berikan peraturan seperti "Pergerakan E-mel Kawan" supaya anda tahu apa yang berlaku apabila anda melihatnya kemudian.

Kemudian jika anda mempunyai e-mel yang sudah ada dalam Peti Masuk anda yang akan sepadan dengan peraturan baru anda, tandakan kotak itu kepada "Jalankan peraturan ini pada mesej yang sudah ada dalam Peti Masuk". Anda boleh meninggalkan segala-galanya sebagai lalai dan klik Selesai!

Kini anda boleh membuat peraturan untuk orang, surat berita, penyata bank / kad kredit dan apa sahaja yang anda boleh fikirkan untuk mula menguruskan e-mel Outlook anda dengan lebih cekap! Nikmati!