Buat Senarai Jatuh dalam Excel menggunakan Validasi Data

Jika anda seorang pengguna Excel besar, maka anda mungkin mendapati diri anda berada dalam keadaan di mana anda berharap anda boleh memilih nilai untuk sel daripada senarai pilihan jatuh dan bukannya perlu menyalin dan menampal teks antara sel-sel. Contohnya, katakan anda mempunyai helaian Excel untuk belanjawan peribadi anda dan setiap kali anda memasukkan transaksi pada baris baru, anda mengetik sama ada pendapatan atau perbelanjaannya.

Kadang-kadang anda boleh menaipnya secara tidak betul atau anda mungkin mempunyai senarai panjang dari pelbagai jenis perbelanjaan dan pendapatan, jadi ini boleh menjadi kesakitan untuk mengekalkan dan mengingat. Penyelesaian mudah dalam Excel adalah untuk membuat senarai pilihan jatuh turun anda sendiri dari lajur tertentu pada helaian yang sama atau helaian lain. Ini boleh menjadi sangat berguna kerana sekarang anda boleh menggunakan satu helaian untuk menyimpan semua senarai rujukan anda seperti pangkalan data dan menggunakannya di mana-mana helaian lain dalam buku kerja.

Jadi bagaimana kita melakukan ini? Ia sebenarnya tidak begitu sukar! Ini caranya:

1. Pertama, buat buku kerja baru dan seterusnya Sheet1 bermula dalam baris 1, lajur 1 (A1) dan taipkan beberapa kategori perbelanjaan dalam lajur. Sebagai contoh, inilah yang saya tuju dengan:

2. Sekarang bahawa anda mendapat senarai rujukan anda, pergi ke depan dan pilih sel-sel dengan data di dalamnya. Dalam kes kami, kami akan memilih sel dari A1 hingga A8. Klik kiri pada A1 dan tahan butang tetikus ke bawah dan seret sehingga anda sampai ke A8.

3. Sekarang di dalam kotak di sebelah kotak teks formula di sebelah kiri (juga dikenali sebagai kotak nama), taipkan nama untuk senarai anda dan tekan Enter. Saya menaip masuk Perbelanjaan untuk senarai kami. Melakukan ini pada dasarnya memberikan sel dari A1 hingga A8 nama supaya kumpulan sel kini boleh dirujuk oleh nama dan bukannya mengatakan A1 melalui A8.

4. Sekarang kita boleh menggunakan senarai kami untuk membuat menu dropdown dengan nilai-nilai tersebut. Pertama pilih sel di mana anda mahu senarai jatuh turun anda akan dibuat. Ini boleh dibuat pada helaian yang sama atau pada helaian differnet. Saya pergi ke hadapan dan memilih sel A1 di Sheet2 untuk contohnya.

Seterusnya, pergi ke menu utama dan pilih Data dan kemudian Pengesahan. Jika anda menggunakan versi Excel dengan antara muka reben, anda perlu mengklik pada Data tab.

Pada Tetapan tab pilih Senarai di bawah Benarkan tajuk. Pastikan Lungsur dalam sel dipilih dan kemudian taipkan nama yang telah kami buat tadi (Perbelanjaan dalam kes ini) dengan = tandatangan di hadapan. Jadi ia sepatutnya "= Perbelanjaan".

Klik okey dan sekarang anda akan melihat bahawa sel semasa yang telah anda pilih mempunyai anak panah kecil yang menunjuk di sebelahnya. Klik pada anak panah dan anda akan melihat senarai item dari yang telah kami taip ke Sheet1.

Sekarang bagaimana jika anda memerlukan senarai itu dalam 1000 baris? Nah, mudah juga. Cubalah kursor anda ke sudut kanan bawah sel A1 dan seretkannya sejauh yang anda suka. Seluruh sel akan mempunyai senarai jatuh turun.

Itu sahaja! Ingat, ini boleh digunakan pada mana-mana lembaran Excel di mana anda mempunyai beberapa jenis senarai carian yang perlu ditaip berulang-ulang. Menggunakan Pengesahan Data, anda boleh mengelakkan kesilapan manusia dan meningkatkan kecekapan. Jika anda mempunyai sebarang soalan mengenai menggunakan senarai dropdown di Excel, siarkan komen dan saya akan cuba membantu. Nikmati!