Format Sel menggunakan Pemformatan Bersyarat dalam Excel

Jika anda digunakan untuk menggunakan Excel versi lama, pilihan pemformatan bersyarat dalam Excel 2007, 2010, dan 2013 akan memukau anda. Jadi mengapa anda mahu mengganggu menggunakan pemformatan bersyarat? Nah, berikut adalah beberapa sebab mengapa saya suka menggunakan ciri Excel ini:

1. Untuk membuat data anda lebih menarik secara visual.

2. Untuk menjadikan spreadsheet anda mudah difahami dengan mudah.

3. Untuk mengenal pasti beberapa jenis nombor untuk membantu menyelesaikan masalah.

4. Membantu anda membuat kesimpulan dari data anda.

5. Untuk memaparkan secara visual kepada pengguna apa yang "baik" atau "buruk" dengan menggunakan hijau dan merah.

Sekarang, anda boleh menggunakan pemformatan bersyarat untuk memformat setiap sel dalam julat berdasarkan kriteria anda sendiri (dan terdapat banyak pilihan pemformatan untuk dipilih). Sebagai contoh, jika anda mempunyai lembaran keuntungan dan anda mahu kod warna semua keuntungan lebih daripada $ 200 sebagai hijau dan semua keuntungan kurang daripada $ 200 sebagai kuning dan semua kerugian sebagai merah, maka anda boleh menggunakan pemformatan bersyarat untuk dengan cepat melakukan semua kerja untuk anda.

Pemformatan Bersyarat dalam Excel

Pemformatan bersyarat membolehkan anda memformat jumlah data yang signifikan dengan cepat dan mudah - sementara masih dapat membezakan pelbagai jenis data. Anda boleh membuat peraturan untuk pilihan pemformatan yang akan membolehkan Microsoft Excel untuk format auto untuk anda. Anda hanya perlu mengikuti tiga langkah mudah.

Langkah 1: Pilih sel yang anda mahu formatkan.

Langkah 2: Klik Pemformatan Bersyarat butang di bawah menu Utama, Bahagian gaya.

Langkah 3: Pilih peraturan anda. Disana ada Peraturan Sel Sorotan dan Peraturan Atas / Bawah di bahagian atas yang membolehkan anda membuat perbandingan dengan nilai-nilai. Untuk contoh ini, kami mengenakan tiga peraturan. Yang pertama ialah apa-apa nilai lebih daripada $ 200 adalah hijau.

Perlu diperhatikan bahawa hanya seksyen Kaedah Highlight Cells juga boleh digunakan untuk membandingkan dataset ke dataset lain. Segala-galanya hanya akan menggunakan satu set data yang anda telah menyerlahkan dan membandingkan nilai-nilai antara satu sama lain. Contohnya, apabila menggunakan peraturan Greater Than, saya dapat membandingkan nilai dari A1 hingga A20 berbanding nombor tertentu atau saya boleh membandingkan A1 hingga A20 terhadap B1 hingga B20.

Logik yang sama telah digunakan untuk peraturan kedua dan ketiga. Peraturan kedua ialah apa-apa antara $ 0 dan $ 200 diformat kuning. Peraturan ketiga adalah bahawa apa-apa kurang daripada $ 0 diformat merah. Berikut adalah apa yang sepadan dengan hamparan siap.

Jika anda tidak menyukai pilihan pemformatan ini, Excel mempunyai banyak pilihan Pemformatan Bersyarat baru yang boleh anda gunakan. Sebagai contoh, anda boleh memasukkan ikon seperti anak panah berwarna (Set Ikon), carta bar seperti dalam contoh kedua (Bar Data), atau juga pelbagai warna yang dipilih secara automatik seperti dalam contoh terakhir (Skala Warna). Tiga pilihan ini hanya membandingkan nilai dari dataset yang sama. Jika anda memilih A1 hingga A20, ia hanya akan membandingkan nilai-nilai tersebut terhadap satu sama lain.

Jika anda kemudian memutuskan bahawa anda tidak mahu sel-sel anda diformatkan secara kondisional, semua yang anda perlu lakukan ialah membersihkan pemformatan. Untuk melakukan ini, pilih butang Pemformatan Bersyarat dan pilih Peraturan yang jelas. Kemudian, pilih sama ada anda mahu mengosongkan peraturan daripada hanya sel yang dipilih atau dari keseluruhan lembaran kerja.

Juga, jika anda telah membuat beberapa peraturan, anda mungkin lupa peraturan yang telah anda gunakan untuk apa sel. Memandangkan anda boleh memohon banyak peraturan ke set sel yang sama, ia boleh menjadi agak mengelirukan terutamanya jika orang lain membuat hamparan. Untuk melihat semua peraturan, klik pada butang Pemformatan Bersyarat dan kemudian klik Urus Peraturan.

Apabila anda mempunyai lebih daripada satu peraturan yang digunakan untuk julat sel yang sama, peraturan tersebut dinilai dengan lebih baik dari tahap yang lebih tinggi ke tahap yang lebih rendah. Secara lalai, peraturan terbaru yang ditambah akan mempunyai keutamaan yang lebih tinggi. Anda boleh menukarnya dengan mengklik peraturan dan kemudian menggunakan butang anak panah atas dan ke bawah untuk menukar pesanan. Juga, anda boleh mengklik lungsur turun di bahagian atas dan melihat peraturan hanya untuk pemilihan semasa atau untuk setiap helaian dalam buku kerja.

Terdapat juga kotak pilihan yang dipanggil Hentikan Jika Benar, yang saya tidak akan terperinci di sini kerana ia agak rumit. Walau bagaimanapun, anda boleh membaca siaran ini dari Microsoft yang menerangkannya secara terperinci.

Pilihan Pemformatan Bersyarat Baru Excel 2010

Hanya kira-kira segala-galanya yang sama dalam Excel 2010 ketika datang ke Pemformatan Bersyarat yang dimasukkan dalam Excel 2007. Namun, ada satu ciri baru yang benar-benar menjadikannya lebih kuat.

Terdahulu saya telah menyebut bahawa Peraturan Sel Sorotan bahagian membolehkan anda membandingkan satu set data ke set data lain pada hamparan yang sama. Pada tahun 2010, kini anda boleh merujuk lembaran kerja lain dalam buku kerja yang sama. Sekiranya anda cuba melakukan ini dalam Excel 2007, ia akan membolehkan anda memilih data dari lembaran kerja lain, tetapi akan memberi anda mesej ralat apabila anda cuba klik OK pada akhir.

Di Excel 2010, kini anda boleh melakukan ini, tetapi ia agak rumit jadi saya akan menerangkan langkah demi langkahnya. Katakan saya mempunyai dua helaian kerja dan pada setiap helaian saya mempunyai data dari B2 hingga B12 untuk sesuatu seperti keuntungan. Sekiranya saya ingin melihat nilai-nilai di B2 hingga B12 dari lembaran 1 adalah lebih besar daripada nilai B2 hingga B12 dari helaian 2, saya pertama akan memilih nilai B2 hingga B12 dalam helaian 1 dan kemudian klik pada Besar daripada di bawah Peraturan Sel Highlight.

Sekarang klik pada butang rujukan sel yang saya tunjukkan di atas. Kotak akan berubah dan ikon kursor akan menjadi salib putih. Sekarang teruskan dan klik pada lembaran 2 dan pilih HANYA sel B2. Lakukan TIDAK pilih seluruh rangkaian B2 hingga B12.

Anda akan melihat bahawa kotak sekarang mempunyai nilai = Sheet2! $ B $ 2. Kita perlu mengubahnya = Sheet2! $ B2. Pada asasnya, hanya hapuskan $ yang datang sebelum 2. Ini akan memastikan lajur tetap, tetapi membenarkan nombor baris berubah secara automatik. Atas sebab apa pun, ia tidak akan membenarkan anda memilih keseluruhan julat.

Klik butang rujukan sel sekali lagi dan kemudian klik OK. Kini nilai dalam helaian 1 yang lebih besar daripada helaian 2 akan diformatkan mengikut pilihan pemformatan yang anda pilih.

Semoga semua itu masuk akal! Apabila melihat Excel 2013, nampaknya tidak ada ciri-ciri baru ketika memasuki pemformatan bersyarat. Sebagai hujung yang terakhir, jika anda merasakan bahawa peraturan lalai tidak sepadan dengan apa yang anda cuba capai, anda boleh mengklik Peraturan Baru pilihan dan mula dari awal. Apa yang hebat tentang membuat peraturan baru ialah anda boleh menggunakan formula untuk menentukan sel yang mana formatnya, yang sangat kuat.

Walaupun pemformatan bersyarat kelihatan agak mudah dan mudah di permukaan, ia boleh menjadi sangat rumit bergantung kepada data anda dan keperluan anda. Sekiranya anda mempunyai sebarang soalan, jangan lepaskan komen. Nikmati!