Bagaimana Menggunakan Bandingkan & Menggabungkan Dokumen dalam Word

Kata mempunyai dua ciri yang sangat berguna yang hampir tidak pernah digunakan oleh seseorang: Bandingkan Dokumen dan Menggabungkan Dokumen. Seperti namanya, ciri-ciri membolehkan anda sama ada membandingkan dua dokumen Word antara satu sama lain atau menggabungkan dua bersama.

Oleh itu, bilakah anda perlu menggunakannya? Nah, jika anda seperti saya, anda mungkin mempunyai 20 versi resume anda yang tersimpan di pelbagai lokasi selama bertahun-tahun. Kadang saya mengubah suai resume sedikit untuk syarikat tertentu untuk menekankan kemahiran tertentu atau kadangkala saya telah menambah barangan dan hanya menyimpan salinan baru.

Bagaimanapun, ia adalah baik untuk melihat perbezaan antara resume terbaru saya dan yang lebih tua untuk mengetahui sama ada ada sesuatu yang harus saya tambahkan kepada yang terkini atau mungkin keluarkan. Dalam siaran ini, saya akan menunjukkan kepada anda bagaimana anda boleh menggunakan kedua-dua ciri untuk mencari perbezaan antara kedua-dua dokumen dan menggabungkan mereka jika anda suka.

Bandingkan & Menggabungkan Dokumen

Dalam contoh saya, saya ingin melihat perbezaan di antara resume lama saya yang ditulis pada tahun 2007 dan yang terbaru dikemas kini pada tahun 2013. Untuk melakukan ini, buka Word, klik pada Tinjauan tab dan kemudian klik pada Bandingkan.

Ini akan membawa kepada Bandingkan Dokumen kotak dialog di mana anda perlu memilih dokumen asal anda dan dokumen disemak semula.

Di bahagian bawah, anda akan melihat keseluruhan tetapan perbandingan yang membunuh, yang anda boleh tinggalkan semua yang diperiksa. Secara lalai, ia juga akan menunjukkan semua perubahan dalam dokumen baru, yang lebih baik daripada merosakkan dokumen asal atau yang disemak semula.

Dokumen baru akan dibuka dengan beberapa bahagian yang berbeza: senarai revisi yang boleh ditatal di sebelah kiri, dokumen gabungan yang menunjukkan semua perubahan di tengah dan dua dokumen asal di sebelah kanan. Mari lihat lebih dekat pada setiap bahagian.

Seperti yang anda lihat di sini, saya sudah memadamkan beberapa perkara dan memasukkan beberapa baris teks lain. Jika anda klik dua kali pada mana-mana tajuk (Aseem Kishore dimasukkan atau Aseem Kishore Dihapus), ia akan menggerakkan kursor ke kedudukan yang tepat dalam dokumen itu.

Di pusat, anda akan melihat semakan ini dalam pelbagai warna. Secara lalai, apa-apa dengan pemogokan adalah apa yang telah dipadamkan dan apa sahaja dalam warna merah dan digariskan adalah apa yang telah ditambahkan pada dokumen yang disemak. Apa-apa jua dalam hijau telah dipindahkan. Tempat di mana ia dipindahkan dari akan menyerang dua kali ganda melalui hijau dan tempat di mana ia telah dipindahkan untuk akan berganda berganda hijau seperti yang ditunjukkan di sini:

Akhirnya, di sebelah kanan, anda akan melihat dokumen asal di bahagian atas dan dokumen yang disemak di bawah. Seperti yang anda tatal dokumen atas, bahagian bawahnya mengikuti sepanjang supaya ia disegerakkan. Anda boleh skrol bahagian bawahnya secara bebas dari skrin teratas, walaupun.

Selain pandangan ini, anda juga boleh mengalih keluar kedua-dua dokumen sumber dari anak tetingkap kanan dan sebaliknya menunjukkan belon untuk melihat perubahan yang mudah. Untuk melihat apa yang saya maksudkan, teruskan dan klik pada Bandingkan butang sekali lagi, kemudian pada Paparkan Dokumen Sumber dan akhirnya klik Sembunyikan Dokumen Sumber.

Sekarang klik pada Tunjukkan Markup butang di bawah Penjejakan dan klik pada Belon dan kemudian Tunjukkan Semakan Belon.

Di sebelah kanan dokumen ini, anda akan melihat semua semakan dengan baris yang datang dari dokumen itu. Ini boleh menjadikan lebih mudah untuk melihat semua perubahan jika anda mempunyai banyak dari mereka.

Perhatikan bahawa jika anda hanya mahu melihat perbezaan antara dokumen, maka anda tidak perlu melakukan apa-apa lagi. Jika anda ingin membuat dokumen akhir dari kedua-dua dokumen ini, anda boleh klik kanan pada sebarang perubahan dan pilih Terima atau Tolak.

Sebaik sahaja anda selesai, anda boleh menyimpan dokumen baru dengan semua perubahan yang anda buat. Menggabungkan Dokumen adalah hampir sama persis dengan Bandingkan. Jika anda memilih Gabungkan, anda akan mendapat dialog yang sama di mana anda perlu memilih dokumen asal dan disemak semula.

Sebaik sahaja anda berbuat demikian, anda akan mendapat susun atur yang sama seperti sebelumnya di mana anda melihat perubahan gabungan di tengah. Sekali lagi, teks pemogokan dihapus, teks bergaris merah ditambah dan teks hijau telah dipindahkan. Cukup klik kanan pada setiap perubahan dan pilih sama ada untuk menerima atau menolak setiap perubahan. Apabila anda selesai, simpan dokumen gabungan baru.

Secara keseluruhannya, ini benar-benar berguna untuk masa-masa apabila anda mempunyai banyak versi dokumen yang sama atau apabila beberapa orang mengedit satu dokumen Word dan anda berakhir dengan beberapa dokumen untuk bergabung menjadi satu. Jika anda mempunyai sebarang soalan, jangan ragu untuk memberi komen. Nikmati!