Cari E-mel Outlook oleh Pengirim, Tarikh, Kata Kunci, Saiz dan Lagi

Mencari melalui e-mel Outlook boleh membuktikan menjadi tugas berat jika anda adalah seseorang seperti saya dengan banyak fail PST dan puluhan ribu e-mel yang merangkumi beberapa dekad. Kebanyakan persekitaran korporat menggunakan Outlook untuk e-mel dan ramai orang akhirnya mempunyai e-mel perniagaan dan peribadi yang disimpan di Outlook.

Dalam Outlook lama, anda memerlukan pengaya pihak ketiga seperti Xobni untuk mencari e-mel anda dengan cepat. Syukurlah, sejak Office 2010, Microsoft telah mencipta fungsi carian berguna yang sebenarnya berfungsi dan membolehkan anda mencari e-mel dengan cepat menggunakan pelbagai penapis. Anda boleh mencari teks, alamat, lampiran, penghantar, dan lain-lain dan anda boleh menapis mengikut tarikh, saiz, subjek, kepentingan dan banyak lagi.

Dalam artikel ini, saya akan menunjukkan kepada anda bagaimana untuk memastikan semua e-mel anda diindeks oleh Windows dan kemudian bagaimana untuk melakukan pelbagai jenis carian bergantung pada apa yang anda cari.

Perhatikan bahawa artikel ini menganggap anda sedang bekerja pada Office 2010, 2013 atau 2016 kerana versi tersebut adalah yang terbaik untuk dicari.

Hidupkan Pengindeksan

Sebelum anda boleh melakukan carian pantas kilat di Outlook, anda perlu memastikan semua e-mel anda telah diindeks. Untuk menyemak ini, teruskan dan klik pada kotak carian yang anda lihat di bahagian atas peti mel e-mel anda.

Apabila anda mengklik dalam kotak carian, anda akan melihatnya Alat Carian tab muncul dalam reben. Di sebelah kanan, klik pada Alat Carian dan kemudian klik Pilihan Carian.

Di bawah Sumber, Klik pada Pilihan Pengindeksan butang.

Ini akan membawa anda ke Windows Pilihan Pengindeksan skrin di mana anda boleh memilih dan memilih pelbagai lokasi yang anda mahu diindeks. Sekiranya anda tidak melihatnya Microsoft Outlook dalam senarai, anda perlu klik pada Ubah suai butang.

Teruskan, semak Microsoft Outlook dan kemudian klik OK.

Windows akan mula mengindeks e-mel dengan serta-merta dan anda boleh menyemak untuk melihat apabila ia dilakukan dengan mengklik Status Indeks di bawah Alat Carian seperti yang ditunjukkan di atas.

Anda akan melihat mesej yang menunjukkan berapa banyak item yang tersisa untuk diindeks dan setelah selesai, ia akan mengatakan bahawa Outlook telah selesai mengindeks semua item anda. Sekarang mari kita belajar bagaimana untuk mencari di Outlook.

Menjalankan Carian dalam Outlook

Untuk memulakan carian di Outlook, klik pada Peti masuk atau klik pada folder tertentu. Jika anda klik pada Peti Masuk, anda akan melihat bahawa kotak itu akan ada Cari Peti Mel Semasa disenaraikan. Anda boleh klik pada jatuh turun kecil di sebelah kanan dan pilih dari pilihan lain seperti Folder Semasa, Subfolder, dan Semua Item Outlook.

Apabila anda klik pada Peti Masuk, Peti Mel Semasa dipilih secara automatik. Ini akan mencari semua mel dalam keseluruhan peti mel termasuk segala-galanya di dalam Peti Masuk, Item Dihantar, Item yang Dihapus, Kotak Keluar, dan sebagainya. Jika anda mengklik pada folder tertentu, kotak carian akan menjadi lalai kepada Folder Semasa, yang hanya akan mencari e-mel dalam folder tertentu itu tidak termasuk sub-folder.

Jika anda mempunyai folder yang mempunyai sub-folder, pastikan anda memilih Subfolder dari dropdown untuk mencari hanya sub-folder.

Sekarang kita memahami bahawa, mari kita belajar bagaimana untuk melakukan pelbagai jenis carian di Outlook. Terdapat dua cara untuk melakukannya: menggunakan reben Carian atau menggunakan sintaks pertanyaan carian. Seperti yang mungkin dapat anda katakan, pilihan kedua lebih teknikal, tetapi membolehkan anda membuat beberapa carian rumit.

Menggunakan Alat Cari di Outlook

Mari kita mulakan dengan kaedah yang lebih mudah yang akan berfungsi dengan baik untuk kebanyakan orang. Klik dalam kotak carian setelah anda memilih Kotak masuk atau folder dan kemudian klik Alat Carian dalam reben. Mari kita lihat semua pilihan yang berbeza.

Di sebelah kiri adalah Skop, yang sama dengan kotak dropdown yang saya nyatakan di atas. Seterusnya ialah Keputusan, yang tidak akan aktif sehingga anda melakukan carian. Secara lalai, Outlook hanya akan memaparkan item paling terkini yang sepadan dengan carian dan mungkin tidak menunjukkan kepada anda semua hasilnya. Anda boleh klik Termasuk Keputusan Lebih Lama untuk menunjukkan semua keputusan atau tatal ke bawah ke bawah hasil carian dan pilih Tunjuk Lebih.

Sempurnakan adalah di mana kita benar-benar dapat mengetuk dan mencari apa yang kita cari. Pertama, bagaimana kita mencari teks tepat di Outlook? Katakan anda ingin mencari semua e-mel dengan SSN anda atau dengan perkataan tertentu. Dalam kes ini, anda hanya menggunakan petikan berganda.

Di atas, saya mencari perkataan itu sherlock dengan meletakkannya di dalam petikan berganda. Sekiranya perkataan itu berada dalam baris subjek, ia akan diserlahkan dalam warna kuning. Apabila anda mengklik mana-mana e-mel, anda juga akan melihat perkataan yang diserlahkan untuk anda, yang mudah.

Itulah salah satu jenis carian yang paling biasa. Carian lain yang lain adalah oleh penghantar. Ini sangat mudah dilakukan di Outlook. Cuma klik pada Dari butang dalam reben dan mula menaip nama orang atau alamat e-mel.

Jika anda ingin menambah lebih banyak kriteria carian seperti hanya melihat e-mel dari pengirim tertentu yang mempunyai lampiran, anda hanya akan klik pada Mempunyai Lampiran butang.

Anda boleh terus menambahkan lebih banyak penapis untuk mengurangkan set keputusan e-mel. Kebanyakan pilihan lain cukup jelas seperti yang Tidak dibaca, Ditanda, Penting, dll. Jika anda ingin mencari mengikut tarikh, anda boleh mengklik pada Minggu Ini dan anda akan mendapat beberapa pilihan seperti Minggu Ini, Bulan Ini, Ini Tahun, dll, tetapi itu sahaja.

Sekiranya anda ingin mencari mengikut tarikh atau melakukan sesuatu seperti mencari e-mel tertua di Outlook, anda perlu menggunakan pilihan Carian Lanjutan atau sintaks pertanyaan. Mari bermula dengan Cari Lanjutan. Untuk mendapatkannya, anda perlu klik pada Alat Carian sekali lagi dan pilih Carian Lanjutan.

Perhatikan bahawa carian ini hanya mencari folder semasa yang telah anda pilih secara lalai. Jika anda ingin mencari segala-galanya, anda perlu klik pada Semak imbas butang di bahagian atas kanan.

Jika anda ingin mencari semuanya, pilih Peti Masuk dan kemudian semak Cari subfolder kotak di bahagian bawah.

Kini pada skrin carian utama, anda akan melihat Masa di bahagian paling bawah, tetapi ia memberi anda pilihan yang sama seperti dropdown dalam reben. Untuk melakukan carian yang lebih maju, anda perlu mengklik pada Advanced tab.

Di sini anda perlu membina kriteria carian anda sendiri. Klik pada Padang,kemudian pergi ke Bidang Tarikh / Masa dan pilih Menerima. Sekarang klik Keadaan dan tatal ke bawah sehingga anda melihat pilihan lain seperti pada atau selepas, pada atau sebelum, dan antara.

Jika anda memilih antara, maka anda boleh menaip tarikh seperti 01/01/2005 dan 12/31/2005 dan kemudian klik Tambah ke Senarai. Berikut adalah hasil carian saya.

Perhatikan bahawa anda boleh terus menambahkan lebih banyak kriteria ke dalam senarai untuk mengurangkan hasilnya. Dalam contoh saya di atas, saya hanya akan mendapat semua e-mel dalam julat tarikh tersebut, yang mungkin akan terlalu banyak.

Jika anda ingin mencari e-mel tertua dalam Outlook, pilih pada atau sebelum keadaan dan kemudian taipkan apa-apa tarikh yang anda fikir agak lama.

Laraskan tarikh bergantung kepada berapa banyak e-mel yang anda dapat. Ia sepatutnya mudah untuk mencari e-mel tertua dalam keseluruhan fail Outlook anda menggunakan carian ini.

Carian lain yang lain adalah mencari e-mel terbesar dalam fail PST anda. Untuk melakukan ini, klik pada Pilihan Lebih banyak tab dalam Carian Lanjutan dan anda akan melihat pilihan untuk saiz di bahagian bawah. Pilih lebih besar daripada dan kemudian taip nilai dalam kilobytes. Jika anda ingin mencari e-mel yang lebih besar daripada 5 MB, contohnya, anda akan menaip 5000.

Ini hanya beberapa carian yang boleh anda lakukan menggunakan Carian Lanjutan. Di samping itu, anda boleh menaip semua ini ke dalam kotak carian menggunakan sintaks carian dan mendapatkan hasil yang sama. Sebagai contoh, saya hanya boleh menaip messagesize:> 5MB dan dapatkan hasil yang sama.

Saya tidak akan melalui semua pilihan carian yang berlainan dalam siaran ini kerana Microsoft mempunyai halaman yang menyenaraikan semua pilihan sintaks carian yang berbeza. Mudah-mudahan, menggunakan alat di atas, anda akan dapat mencari e-mel yang anda cari. Nikmati!