6 Tips Menuju Tidak Memenuhi Mesyuarat Tak Berlaku

Sama ada ad hoc atau yang dijadualkan, kebanyakan pertemuan tidak sepatutnya membantu sama sekali apabila mendapat kerja. Anda akan berfikir bahawa mendapatkan semua orang yang terlibat dalam projek untuk duduk dan bercakap melalui masalah yang timbul, kemudian brainstorming cara untuk menyelesaikannya, akan membantu satu cara atau yang lain. Nah, orang-orang di WebEx mengatakan bahawa pertemuan tidak berguna. Dan saya yakin kebanyakan anda bersetuju, kerana seseorang pergi dan membuat ini: kalkulator untuk memikirkan berapa banyak wang yang dibazirkan hanya dengan mengadakan mesyuarat!

Jokes diketepikan, mesyuarat terurus yang teruk akan membawa pekerja jauh dari apa yang mereka dibayar untuk dilakukan, meninggalkan telefon tanpa pengawasan, e-mel tidak dijawab. Dan yang paling teruk, kebanyakan masa, orang-orang datang dari pertemuan dengan lebih banyak daripada yang dilakukan daripada dicapai - hebat, hanya apa yang saya perlukan, lebih banyak perkara yang perlu dilakukan. Tetapi itu bukan untuk mengatakan bahawa mesyuarat harus dikeluarkan sepenuhnya dari tempat kerja. Berikut adalah beberapa cadangan untuk membantu mempercepatkan sesuatu di dalam mesyuarat.

1. Pergi dalam enam puluh minit

Harus menjadi jenayah untuk pertemuan berlangsung lebih lama daripada satu jam. Heck, ia sepatutnya menjadi a dosa untuk dijadualkan mesyuarat untuk bertahan lama. Logiknya mudah: Apa gunanya mengambil pekerja anda dari kerja mereka supaya mereka dapat bercakap mengenai apa yang mereka lakukan?

(Sumber Imej: Fotolia)

Sekiranya laporan itu hanya laporan, mereka boleh menghantar cadangan kepada anda, atau mendapatkannya dengan lampiran e-mel 23 KB. Jika semua yang anda mahukan akan disimpan dalam gelung, dapatkan ketua jabatan ke pejabat anda atau ambil cawan dengan dia selepas kerja, dapatkan maklumat yang anda perlukan kemudian lepaskannya kembali ke liar 15 minit kemudian.

Mesyuarat kemajuan mingguan tidak dapat membantu, kerana kebanyakan kerja memerlukan lebih lama dari seminggu untuk menghasilkan, dan itu akan menjadi bodoh untuk duduk dan menatap satu sama lain jika kita tidak ada laporan.

Apa yang saya maksudkan: Mesyuarat perlu meningkatkan produktiviti, bukan proses kelewatan. Buat setiap perkara mesyuarat, dan buatlah mereka mengira.

2. Nod-ders, simpan

Terdapat banyak mesyuarat di mana terdapat terutamanya seorang yang bercakap dan semua orang bersetuju dengan ucapaner. Sekiranya pertemuan di sana hanya untuk mendengar orang-orang gema sokongan, anda juga boleh membuat rakaman pembicara di bilik mesyuarat untuk semua orang untuk mengangguk.

(Sumber Imej: Fotolia)

Untuk membetulkan ini, hanya ada pembuat keputusan di dalam bilik. Dan anda mahu mereka yang tidak takut untuk bercakap fikiran mereka. Anda mahu eksekutif yang akan berjuang untuk bahagian bajet anda di sana. Anda mahu pengurus yang boleh menangkis beban kerja tambahan dan tidak relevan yang bercakap bagi pihak anda. Anda mahu penyelia anda yang berani memberitahu bos anda, "Tidak, ayah. Kami adalah tidak anda mendapat kereta baru. Pasukan ini mahu pergi ke Bangkok tahun ini, dan kami akan minum champagne dalam penerbangan! "

Apa yang saya maksudkan: Jika anda akan terjebak dalam mesyuarat, mempunyai kepelbagaian kecil dalam keputusan yang dibuat akan menjadikannya bernilai jam anda.

3. Apa yang kita katakan lagi?

Berapa kali semasa mesyuarat, adakah salah seorang rakan anda meminta sesuatu yang tidak relevan kepada topik anda, dan mereka menghabiskan sekurang-kurangnya satu jam (lain-lain) untuk mencarinya semasa anda bermain dengan telefon anda, cuba untuk tidak melihat kesal?

Ia bukan sesuatu yang luar biasa untuk mempunyai pemikiran seseorang yang tergelincir dengan soalan yang tiba-tiba, tetapi jika dengan menjawab soalan itu, dan semua isu lain di bawah senarai agenda tidak dijawab, ini akan menjejaskan produktiviti kakitangan lain.

(Sumber Imej: Fotolia)

Jadikan ia satu titik untuk mempunyai terhad bilangan agenda untuk dicapai melalui setiap mesyuarat, dan pastikan orang yang mempengerusikan mesyuarat mencapai agenda yang telah ditetapkan; tidak lebih, tidak kurang. Gunakan tanda enam puluh minit sebagai dorongan untuk mendapatkan agenda yang dibebaskan secepat mungkin. Sekiranya terdapat perkara lain yang perlu dihadapi, dan jika ia hanya di antara beberapa orang bukannya seluruh pasukan yang duduk di dalam bilik mesyuarat, mintalah mereka untuk membawanya ke luar, sebelum atau selepas mesyuarat.

Apa yang saya maksudkan: Tetap di landasan untuk membuat mesyuarat anda berbaloi.

4. Idea yang murah; datang dengan penyelesaian

Tiada apa-apa yang terasa buruk berakhir dengan mesyuarat daripada mempunyai peserta yang datang dengan minda kosong. Pada masa kini, cadangan kosong tidak akan memotongnya. Bos mahu rekod trek. Pengurus mahu ROI. Eksekutif mahu kelayakan. Dan mereka tidak hanya mahu mentol lampu menyala, mereka mahu bukti bahawa idea boleh dan akan kerja. Untuk mendapatkan bukti itu, anda harus terlebih dahulu melakukan penyelidikan anda.

(Sumber Imej: Fotolia)

Apabila anda tidak, ini berlaku.

Ashkin Fureit: Anda tahu apa, saya fikir kita patut cuba bertukar kepada pembekal baru.Anda: Siapa yang anda fikirkan??Ashkin Fureit: Oh, saya tidak tahu mana-mana pembekal baru. Saya hanya menganggap bahawa ia adalah idea yang baik untuk beralih kepada yang baru kerana ini selalu terlambat.

Kumpulan itu mula melewati bola, membuang masa selama 15 minit, sebelum melompat ke agenda seterusnya. Dalam mesyuarat yang akan datang, pembekal yang sama masih digunakan.

Jika Ashkin sudah berada di tangannya, hubungi pembekal alternatif, sebut harga mereka dan tarikh penghantaran yang dicadangkan, pasukan itu boleh memutuskan di sana dan kemudian pembekal baru untuk mengambilnya. Masalah ini akan diselesaikan dalam masa kurang daripada lima minit.

Apa yang saya maksudkan: Ambil pemilikan idea anda dan mulakan ke hadapan. Berhenti mencadangkan idea-idea cemerlang untuk menunggu orang lain melaksanakannya.

5. Kristal jelas boleh memotongnya

Berapa kerapkah anda keluar dari mesyuarat yang memikirkan bahawa pengurus anda telah berkata satu perkara tetapi itu bukan apa yang anda dengar? Dapatkan segala sesuatu yang dibersihkan sebelum anda membersihkannya. Jika komunikasi adalah masalah yang berterusan, adalah idea yang baik untuk mengulangi diri anda sendiri semasa anda mempunyai saksi lain di dalam bilik.

(Sumber Imej: Fotolia)

Apa yang saya maksudkan: Jelaskan matlamat pasukan anda sebelum anda semua mula berlari di tiang gawang yang berbeza.

Jika ini tidak berfungsi, cuba hujung seterusnya.

6. Berikan saya satu minit

Minit mesyuarat adalah alat yang hebat untuk mendapatkan sesuatu berjalan jika anda tahu bagaimana untuk melakukannya dengan betul. Sebagai permulaan, ia sepatutnya mempunyai beberapa perkara: apa yang telah diputuskan; apa yang perlu dilakukan dan siapa yang bertanggungjawab untuk melakukannya; dan tarikh akhir untuknya. Perkara pertama akan memastikan bahawa mesyuarat itu benar-benar berguna untuk sesuatu, yang kedua memastikan bahawa semua orang telah diberikan peranan masing-masing, dan ketiga secara literal menjadikan mereka peluh.

(Sumber Imej: Fotolia)

Jika anda keluar tanpa mengetahui apa yang baru saja berlaku di dalam bilik mesyuarat, minit akan membantu anda dan orang lain mendapatkan galas anda dengan betul. Jika tidak, apakah mesyuarat untuk?

Apa yang saya maksudkan: Tidak ada yang bodoh apabila benda-benda mendapat inkarn.

Kesimpulannya

Orang tahu lebih baik daripada umum, sebab itu saya ingin mengetahui pandangan anda mengenai mesyuarat: adakah mereka bekerja? Adakah mereka perlu di tempat kerja hari ini? Adakah pejabat anda menunaikan upacara mingguan atau bulanan yang menekankan bahawa mesyuarat pejabat? Kongsi pemikiran anda di bahagian komen di bawah.