Menyekat dan Melindungi Dokumen dan Templat

Mengehadkan dan melindungi dokumen memastikan anda menjadi kuasa tertinggi ke atas kemajuannya.

NAVIGASI SEKOLAH

1. Menggunakan Templat untuk Memastikan Layout dan Pemformatan Umum
2. Mengekalkan Perubahan Perubahan yang Dibuat kepada Dokumen
3. Menggunakan Komen untuk Menunjukkan Perubahan dalam Dokumen
4. Menyekat dan Melindungi Dokumen dan Templat
5. Versi, Membandingkan dan Menggabungkan Dokumen

Walaupun anda mungkin mahukan pengulas lain mencadangkan perubahan dan membuat komen pada dokumen, mungkin ada saatnya anda hendak menyekat mereka daripada membuat penyuntingan dan mengubah format.

Selanjutnya, anda mungkin mahu memaksa semua penjejakan perubahan atau mengehadkan ulasan untuk hanya mengulas. Seluruh perkara untuk melakukan ini adalah memastikan dokumen anda tidak boleh diubah sedemikian rupa sehingga tidak mematuhi visi atau gaya anda.

Dalam pelajaran ini, kami akan menunjukkan kepada anda bagaimana untuk menyekat pemformatan dan jenis penyunting yang boleh dilakukan pengulas lain pada dokumen anda. Setelah dokumen anda hampir dengan keadaan akhir, anda boleh menandakannya sebagai muktamad untuk mengelakkan perubahan yang tidak disengajakan.

Sebagai contoh, anda mungkin mahu menghadkan akses ke dokumen anda untuk memasukkan hanya pasukan pengulas anda. Kami akan menunjukkan kepada anda bagaimana kata laluan melindungi dokumen anda. Kemudian, anda boleh memberitahu hanya pasukan anda kata laluan dan tidak ada orang lain yang dapat membuka dokumen itu.

Kami akan memulakan perkara dengan memperkenalkan anda untuk menyekat pemformatan dalam dokumen.

Hadkan Pemformatan dalam Dokumen

Apabila anda mengedarkan dokumen untuk yang lain untuk semakan, anda mungkin tidak mahu mereka menukar pemformatan dokumen itu. Word membenarkan anda untuk menyekat semua atau beberapa tema dan gaya, serta membenarkan pengulas menukar beberapa tema dan gaya. Untuk melakukan ini, klik "Hadkan Penyuntingan" di bahagian "Lindungi" tab "Semakan".

Panel "Mengehadkan Pengeditan" memaparkan di sebelah kanan teks utama. Dalam seksyen "Sekatan pemformatan", pilih "Hadkan format untuk pilihan gaya," dan klik pautan "Tetapan ...".

Pada kotak dialog "Pemformatan Sekatan", semua gaya dalam kotak "Gaya diperiksa kini dibenarkan" dipilih secara lalai. Untuk memilih hanya gaya tertentu yang akan digunakan dalam dokumen, anda boleh menggunakan butang "Tiada" untuk memilih semua gaya dan kemudian memilih yang anda mahu benarkan. Anda juga boleh menggunakan gaya minimum yang disyorkan Word untuk membenarkan dengan mengklik "Recommended Minimum." Pilih sekatan tambahan dalam bahagian "Pemformatan" di bahagian bawah kotak dialog, jika dikehendaki, dan klik "OK" apabila selesai.

Memaparkan kotak dialog berikut meminta jika anda ingin mengalih keluar gaya yang tidak dibenarkan. Kami mengesyorkan anda tidak. Ia mungkin berubah bahawa anda mahu menggunakan gaya ini dalam dokumen pada masa akan datang. Pengulas lain tidak akan dapat mengubahnya atau menggunakannya.

Klik "Tidak" untuk mengekalkan gaya yang tidak dibenarkan dalam dokumen anda.

Sebelum sekatan ini boleh digunakan, anda mesti mula menguatkuasakan perlindungan. Kami akan membincangkannya selepas menunjukkan kepada anda bagaimana untuk menyekat penyuntingan.

Hadkan Penyuntingan dalam Dokumen

Selain menyekat pemformatan untuk pengulas dokumen, anda juga boleh menyekat jenis penyunting penyunting yang boleh dilakukan pada dokumen. Pada anak tetingkap "Terbatas Mengedit", pilih kotak semak "Benarkan sahaja jenis penyuntingan ini dalam dokumen" dan pilih pilihan dari senarai drop-down untuk menunjukkan jenis penyuntingan yang anda mahu benarkan dalam dokumen anda. Anda boleh membenarkan pengulas lain hanya mengesan perubahan, memasukkan komen, atau mengisi borang. Anda juga boleh menyekat dokumen itu supaya orang lain hanya boleh membacanya dan tidak membuat perubahan.

Anda mungkin bertanya apa perbezaan di antara menyekat pengeditan hanya untuk perubahan yang dikesan dan menyimpan "Track Changes" yang terkunci, seperti dibincangkan dalam Pelajaran 2. Sebenarnya tidak ada perbezaan; fungsinya adalah sama. Anda boleh menggunakan mana-mana kaedah yang lebih mudah untuk anda.

Anda boleh menentukan pengecualian kepada pemformatan dan pengeditan terhad, atau orang yang dibenarkan mengedit dokumen secara bebas. Klik pautan "Lagi pengguna ..." dalam bahagian "Pengecualian (pilihan)" pada anak tetingkap "Terbitkan Pengeditan".

Pada kotak dialog "Tambah Pengguna", anda boleh menambah pengguna dari komputer semasa, dari domain di mana komputer semasa menjadi sebahagian, atau dengan memasukkan alamat e-mel seseorang. Pisahkan semua pengguna dan alamat e-mel dengan koma bertitik dan klik "OK" apabila selesai.

Orang yang anda tambahkan pada kotak dialog "Tambah Pengguna" dipaparkan dalam kotak "Individu" dalam bahagian "Pengecualian (pilihan)" pada anak tetingkap "Terbitkan Pengeditan". Pilih semua atau sebahagian dokumen yang anda mahu seseorang dapat mengedit dan kemudian pilih kotak semak untuk orang itu dalam kotak "Individu".

Sekarang bahawa anda telah menyekat pemformatan dan penyuntingan untuk dokumen yang dikehendaki, anda mesti memberitahu Word untuk mula menguatkuasakan perlindungan untuk itu berkuatkuasa. Di bahagian "Penguatkuasaan mula" pada anak tetingkap "Terbitkan Pengekodan", klik "Ya, Perlukan Perlindungan Permulaan."

Pada kotak dialog "Perlindungan Permulaan", pastikan pilihan "Kata Laluan" dipilih, masukkan kata laluan dua kali, dan klik "OK."

Perhatikan bahawa kata laluan tidak perlu dan tidak melindungi dokumen sepenuhnya (dokumen tidak disulitkan). Ia hanya membantu untuk mengelakkan orang daripada mematikan sekatan pemformatan dan pengeditan.

Jika anda memilih "Pengesahan pengguna", anda mungkin akan melihat ralat berikut:

"Mesin anda tidak ditubuhkan untuk Pengurusan Hak Maklumat (IRM). Untuk menubuhkan IRM, log masuk ke Office, buka mesej atau dokumen yang dilindungi IRM sedia ada, atau hubungi meja bantuan anda. "

Kami mengesyorkan menggunakan kata laluan. Ia lebih mudah.

Sebaik sahaja sekatan telah dikuatkuasakan, anak tetingkap "Mengehadkan Penyuntingan" memaparkan teks yang sesuai yang membolehkan pengulas hanya melakukan tugas penyuntingan dan pemformatan yang dibenarkan.