Pemula Cara Membuat dan Mengurus Tugasan di Outlook 2013

Sekiranya anda salah seorang daripada mereka yang mempunyai papan putih atau notepad dengan senarai tugasan yang sentiasa berubah, atau meja dan monitor anda dihiasi dengan Post-its® mengingatkan anda tentang peristiwa penting, maka ini artikel untuk anda.

Outlook akan membolehkan anda membuat senarai tugasan yang mengandungi tugas, yang membolehkan anda melakukan pelbagai perkara, seperti menetapkan tarikh, peringatan, kategori, dan banyak lagi. Maksudnya adalah untuk membuat senarai tugasan yang lebih aktif yang boleh anda berinteraksi dengan dan akan membuat anda jujur.

Bekerja dalam Lihat Tugas

Kami telah membincangkan beberapa kerumitan Outlook 2013 baru-baru ini, jadi jika anda baru, kami mengesyorkan anda membaca pengenalan kami.

Jika tidak, buka Outlook sehingga melihat Tugas dan lihat sekeliling. Pada pandangan pertama, anda akan melihat ia agak kosong dan mandul. Itu kerana kita belum lagi mengisi dengan banyak perkara yang perlu kita lakukan dan tugas untuk dijalankan.

Mari kita lalui dan tunjukkan cara untuk menggunakan Tugas seperti pro dan seterusnya mengatur kehidupan anda dengan Outlook. Dengan sedikit masa dan bekerja, anda akan mempunyai satu set tugas yang komprehensif, yang boleh anda tetapkan untuk mengingatkan anda apabila ia jatuh tempo, atau anda juga boleh memberikannya kepada orang lain!

Menambah Tugas

Untuk memulakan, anda akan mahu menambah tugasan. Anda akan melihat bahawa ada panel folder biasa di sebelah kiri. Anda boleh menambah folder baru pada paparan ini, dengan berkesan kemudian mengatur tugas anda ke dalam kategori. Anda juga boleh membuat kumpulan folder baru supaya anda boleh memisahkan tugas anda antara kehidupan profesional dan peribadi anda, jika perlu.

Untuk memulakan, anda akan melihat bahawa terdapat satu kumpulan folder tugas memanggil Tugas Saya dan dua folder tugas sub: Senarai Untuk Tugas dan Tugasan. Jika kita klik kanan pada folder paling atas, kita boleh membuat "Kumpulan Folder Baru" yang akan kita namakan Tugas Kerja.

Anda boleh menambah tugas dengan cepat dengan mengklik "Klik di sini untuk menambah Tugas baru" atau anda boleh mengklik "Tugas Baru" pada reben Rumah. Semak tugas berikut yang belum dititipkan, yang mana anda boleh memohon beberapa pilihan, tunjukkan Tugas, Butirannya, serta menguruskannya.

Mari isi tugas kami sedikit dengan beberapa butiran asas dan kemudian klik "Simpan & Tutup." Anda boleh memilih tarikh mula, tarikh akhir (jika berkenaan), status, keutamaan, dan peratusan siap. Anda juga boleh menyemak kotak "Peringatan" dan mempunyai Outlook memberitahu anda apabila tugas anda tiba.

Melihat, Mengubah, dan Mengemas kini Tugas

Selepas membuat beberapa tugas, kami dapat melihatnya disenaraikan dalam pandangan Tugas kami. Anda boleh melakukan beberapa tinkering asas di sini seperti menukar tarikh matang atau menetapkan kategori, tetapi jika anda benar-benar mahu melihat dan mengedit, anda perlu klik dua kali untuk membukanya.

Inilah tugas kami sekali lagi. Kita boleh membuat perubahan kepadanya seperti status atau keutamaan, atau kita boleh mengklik butang "Butiran".

Sekiranya terdapat butiran lain yang berkaitan dengan tugas, anda boleh mengisinya di sini. Walaupun ini mungkin tidak berkaitan dengan kebanyakan orang, jika anda berurusan dengan kontraktor atau perunding bebas, maka ini adalah tempat yang bagus untuk menjejaki sejauh mana mereka menghampiri anda.

Terdapat beberapa perkara lain yang boleh kita sebutkan sebelum beralih kepada berulang. Semasa anda menghidupkan dalam antara muka tugas, ambil masa untuk ambil perhatian bahawa anda boleh memadam atau mengemukakan tugas itu jika anda memutuskan ia tidak bernilai mengejar, atau anda memerlukan input dari orang lain di atasnya, masing-masing.

Anda juga boleh menguruskan tugas tersebut, seperti menandakan selesai, menyerahkannya, dan menghantar laporan status. Kami akan bercakap lebih lanjut mengenai itu tidak lama lagi. Buat masa ini, mari kita semak secara ringkas bagaimana untuk menubuhkan tugas berulang.

Bekerja dengan Tugas Berulang

Membuat tugas yang berulang adalah sama seperti mewujudkan perlantikan berulang atau mesyuarat berulang. Dialog yang anda lihat ketika anda mengklik pada butang "Pengulangan" kemungkinan akan kelihatan cukup akrab.

Jadi, inilah tugas "perbincangan mengenai tugas kerja" kami, berulang setiap minggu pada hari Rabu, tanpa penglihatan. Perhatikan juga, bahawa walaupun anda tidak menyelesaikan tugas pada masa tugas itu berulang, satu lagi akan dijana.

Anda boleh mengatasi masalah ini dengan memilih pilihan tugas "regenerate baru", yang bukan secara automatik berulang pada x hari, tidak akan menaikkan semula tugas sehingga yang sekarang ditandakan lengkap.

Menugaskan Tugasan kepada Orang Lain

Kami mempunyai tugas "perbincangan mengenai tugas kerja" kami yang ditubuhkan, kini kami hanya perlu menyerahkannya kepada orang lain! Klik butang "Assign Task" dalam bahagian Urus Tugas pada Reben.

Ini akan membuka tugas sebagai e-mel, yang kemudian anda boleh alamat kepada orang lain. Dalam kes ini, kami hanya akan menyerahkan tugasan untuk membincangkan perkara kerja kepada orang lain, jadi kami akan menghantar e-mel kepada mereka.

Jika anda mahu menaip alamat ke dalam medan "Ke", anda boleh, atau anda boleh memetik nama bertuah dari buku alamat anda. Tidak mempunyai set buku alamat? Baca tentang cara membuat dan mengurus kenalan, termasuk cara mengimport kenalan anda dari Gmail ke Outlook.

Penerima itu akan mendapat e-mel kemudian dengan pilihan untuk "Terima" atau "Tolak." Kami tidak mahu membuat bos sedih, jadi kami akan teruskan dan menerima tugas itu. Selain itu, bercakap mengenai kerja kerja bukanlah idea yang tidak baik!

Akhirnya, jika kuasa yang ingin mengetahui kemajuan (atau kekurangannya) pada tugas yang sedang ditugaskan. Anda boleh menghantar laporan status mereka.

Secara keseluruhannya, pengguna Outlook rumah purata lebih cenderung untuk menggunakan tugas sebagai cara untuk mendapatkan tugas atau tugas yang dilakukan di rumah, tetapi berguna untuk mengetahui kebolehan membuat tugas yang lengkap. Mari kita beralih ke riben rumah dan bincangkan tentang apa yang boleh anda lakukan untuk menguruskan tugas dari sana.

Mengurus Tugas dan Menyusun mengikut Paparan

Sepanjang minggu anda, beberapa tugas akan selesai, dan beberapa tidak akan. Yang anda selesaikan, anda boleh menandakan sebagai lengkap dan terlupa. Tetapi orang-orang yang anda tidak akan perlu diuruskan entah bagaimana atau anda hanya akan mempunyai senarai tugas yang ditiup.

Terdapat beberapa cara untuk mengurusnya. Mari kita lihat bahagian Ribbon itu dan kemudian tunjukkan kepada anda bagaimana untuk memanfaatkan alat-alat ini.

Mengklik butang "Keluarkan dari Senarai" akan menandakannya sebagai lengkap dan mengeluarkannya dari senarai. Sekiranya Outlook menghadapi masalah, seperti jika tugas berulang, atau ia tidak lengkap, ia akan bertanya kepada anda apa yang anda mahu lakukan mengenainya.

Anda juga boleh bekerja secara langsung dengan tugas yang anda lihat dalam senarai tugas anda. Lihat tangkapan skrin berikut untuk maklumat lanjut. Anda melihat bahawa anda hanya boleh mengklik ikon bendera untuk menandainya sebagai lengkap, atau anda boleh klik kanan untuk melihat pilihan susulan anda.

Anda lihat di sini dalam tangkapan skrin seterusnya, bahawa tugas kami "duduk mengelilingi bola sepak dengan kaki kami" adalah wajar esok, tetapi kami juga menandakannya untuk susulan minggu depan juga. Membuat tugas susulan pada dasarnya menduplikasinya untuk masa yang sesuai dengan anda untuk menyelesaikannya. Dalam kes ini, kami dapat menandakan tugas esok sebagai lengkap atau mengeluarkannya, tetapi tugas pendua masih akan berlaku minggu depan.

Perhatikan, anda boleh menyusuli tugasan dari salah satu daripada lima interval pratetap, atau anda boleh membuat susulan tersuai.

Akhirnya, mengubah pandangan anda boleh membantu kepingan melalui tugas besar. Sekiranya ia tidak dipaparkan pada Reben, anda boleh mengklik butang "Ubah Lihat" dan anda akan melihat pilihan ini.

Inilah senarai yang mudah kelihatan seperti itu. Pandangan itu tidak mendiskriminasi antara negeri-negeri penyelesaian atau kategori, atau apa-apa lagi. Ia hanya membentangkan semua tugas masa lalu, sekarang, dan masa depan dalam satu pandangan mudah.

Sebaliknya, jika kita menyusun pandangan kita dengan tugas-tugas aktif, kita melihat perkara-perkara yang dipersempit untuk kita.

Sentiasa ingat untuk menukar pandangan tugas anda supaya anda menyusun dengan cepat atau menyembunyikannya untuk potensi produktiviti maksimum!

Pilihan Tugas

Akhir sekali, mari kita bincangkan atau reacquaint ourselves dengan pilihan tugas. Pilihan tugas akan membolehkan anda menukar tetapan dan mengubah tingkah laku dan rupa mereka. Anda boleh menghubungi mereka dari menu Fail, dengan mengklik "Opsyen -> Tugas."

Anda boleh menetapkan pilihan untuk peringatan pada tugas dengan tarikh yang sepatutnya, warna tugas selesai dan selesai, jam kerja, dan tweak mudah lain. Jadi sekarang, jika anda ingin tugas terlambat menjadi biru terang atau anda mahukan peringatan lalai pada akhir hari bukan permulaan, anda boleh membuat perubahan di sini.

Seperti yang anda boleh ketahui, Outlook mendedahkan dirinya untuk menjadi aplikasi yang sangat baik, dan kami belum pernah berbincang lagi mengenai kalendar dan nota! Kami harap anda dapat menggunakan Tugas untuk menaikkan kemahiran organisasi anda. Mereka benar-benar mudah untuk menetapkan dan menetapkan, dan ia bagus untuk mempunyai peringatan itu dan untuk melihat semua perkara di dalam senarai anda perlahan-lahan diperiksa.

Sementara itu, kami berminat untuk mendengar daripada anda. Mempunyai soalan atau komen yang ingin anda tinggalkan dengan kami? Turun di forum perbincangan kami dan api keluar.