Beginner Cara Buat, Urus dan Kongsi Kalender dalam Outlook 2013

Kecuali anda menjalani kehidupan yang bebas daripada tanggungjawab, matahari mungkin naik dan menetap di kalendar harian anda. Sekiranya anda tidak tahu apa yang berlaku setiap hari, anda boleh dengan mudah mendapati diri anda hilang dalam lompongan temu janji yang tidak dijawab dan mesyuarat kejutan.

Mari kita bercakap mengenai Kalendar Outlook kerana di luar e-mel, (mungkin lebih banyak pada masa-masa), yang teratur dan produktif bergantung kepada keupayaan untuk menguruskan acara dan mendapatkan barangan yang dilakukan. Salah satu perkara yang dilakukan Outlook dengan aplomb yang hebat, mungkin lebih baik daripada kebanyakan aplikasi lain, adalah kalendar. Fungsi kalendar Outlook adalah kedua-untuk-tiada ketika datang untuk membuat, mengubah, dan berbagi acara.

Artikel ini akan memberi tumpuan terutamanya kepada perkara mudah. Kami akan menunjukkan kepada anda bagaimana untuk membuat dan mengurus kalendar anda, menambah pelantikan, mesyuarat, dan juga berkongsi dengan orang lain dalam buku alamat anda untuk kerjasama mudah. Pada masa yang telah kami selesai, kami akan menunjukkan bagaimana melampaui penggunaan Outlook untuk asas-asas seperti e-mel atau kenalan dan buku alamat, anda boleh menggabungkan kalendar ke dalam kehidupan sibuk anda dan memperbaiki rumah atau pejabat kecil anda.

Asas Kalendar

Setiap kali anda menggunakan Outlook, anda akan mempunyai keupayaan kalendar anda pada pelupusan anda. Walaupun anda tidak mempunyai akaun e-mel yang ditetapkan, anda masih boleh menggunakan Outlook untuk seluruh ciri-cirinya. Kalender berfungsi dengan baik, bagaimanapun, jika anda dapat memanfaatkan keupayaan kolaboratifnya, maka menggunakan akaun email menjamin Anda dapat mengirim jemputan pertemuan dan menerima pemberitahuan peserta.

Walau bagaimanapun, inilah kalendar asas, harian anda, iaitu kalendar lalai yang berkaitan dengan profil lalai lalai anda. Ini adalah pandangan bulanan, tetapi anda boleh menggunakan fungsi pada tab Atur untuk menukar pandangan.

Sebagai contoh, di bawah adalah paparan minggu kerja (berbanding pandangan keseluruhan minggu). Ia sangat mudah, dengan cuaca (anda boleh menetapkannya ke bandar anda), dan kotak carian. Sekiranya anda mempunyai sebarang mesyuarat atau pelantikan, anda akan melihatnya di sini, dan anda boleh melangkau ke minggu sebelum atau selepas dengan mengklik butang "Pelantikan Sebelumnya" atau "Pelantikan Seterusnya", di sepanjang tepi kalendar.

Mari kita bergerak sedikit dan fokus kepada cara mengubah susunan kalendar anda agar sesuai dengan keperluan tertentu atau khusus anda.

Flexing Your Calendar's Muscle

Anda boleh melakukan sedikit untuk mengubah susunan dan penampilan kalendar anda. Jika anda menyemak tab Lihat di bawah, anda melihat pelbagai gaya yang boleh anda gunakan untuk kalendar yang sesuai dengan keperluan organisasi anda.

Lihat kalendar berikut. Kami telah membuat sedikit perubahan pada penampilannya. Untuk satu, anda boleh menukar warna, yang merupakan sentuhan halus tetapi bagus.

Tab Lihat membolehkan anda menambah beberapa pandangan lain untuk menyerlahkan mod yang anda ada. Sebagai contoh, ada Bar Untuk Do (Do To Do Bar), yang membolehkan anda menambah kalendar, orang dan tugas ke lajur sebelah kanan (lihat di atas). Bar To-Do ini disesuaikan dengan mod yang anda gunakan, jadi walaupun anda mempunyai tugas dan kalendar yang dibolehkan, seperti dalam tangkapan skrin di atas, jika anda bertukar ke peti masuk anda, anda perlu mengaktifkan semula To -Do Bar.

Adalah idea yang baik untuk bermain-main dengan tab Lihat dalam setiap mod kerana mereka tidak semua akan sama. Contohnya, Reading Pane tidak banyak digunakan dalam paparan kalendar, tetapi ia pasti merupakan tambahan hebat kepada anda peti masuk.

Begitu juga, lihat pandangan kalendar harian dengan Paparan Tugasan Harian diaktifkan. Anda boleh melihat di sini kalendar harian anda dengan tugas yang sepatutnya di bawah.

Kami akan banyak bercakap tentang tugas dalam artikel yang akan datang, tetapi kini fokus pada semua yang anda ingin tahu mengenai janji temu dan mesyuarat.

Menambah Pelantikan dan Mesyuarat

Mari kita lihat penubuhan janji temu dan mesyuarat. Dalam contoh berikut, kami sedang menganjurkan pesta pizza. Subjek tentu saja, adalah sifat pelantikan, dan sementara pesta pizza tidak semestinya "pelantikan," anda mendapat idea itu. Anda kemudian boleh menambah spesifik lain seperti di mana pesta pizza sedang berlangsung, dan masa mula dan akhirnya.

Terdapat banyak ruang (secara teknikal tanpa had) untuk menambah nota, arahan, atau arah ke acara itu. Sudah tentu, ia bukan sebahagian besar pihak jika anda tidak mempunyai orang lain di sana. Oleh itu, kita perlu menjemput beberapa peserta. Sebaik sahaja anda menjemput orang, ia tidak lagi dianggap sebagai janji temu. Sebaliknya, Outlook mengubahnya ke mesyuarat. Dalam tangkapan skrin berikut, kami melihat temu janji baru kami menjadi pertemuan.

Anda boleh menaip nama dengan tangan, atau klik butang "Ke" untuk menambah peserta dari buku alamat anda. Jika anda belum menyediakan buku alamat lagi, kami dapat memberitahu anda cara menambah dan mengurus kenalan serta mengimport kenalan dari sumber lain, seperti Gmail.

Anda boleh memotong terus ke pengejaran dan hanya klik "Mesyuarat Baru" dari tab Rumah Ribbon. Apabila anda menjemput peserta, anda mempunyai pilihan untuk meminta Pilihan Respon lanjut.

Sekiranya anda meminta maklum balas (bukan hanya meletakkan kata keluar dan meninggalkannya pada itu), maka jemputan akan mempunyai peluang untuk RSVP. Perhatikan, ini berfungsi hebat dengan produk Microsoft seperti akaun e-mel Outlook.com, di mana anda diberi pilihan respons langsung dalam mesej.

Di Gmail, anda boleh bertindak atas jemputan dengan cara yang sama. Walau bagaimanapun anda bertindak balas, ia akan dihantar kepada penganjur acara dan ditambah secara automatik ke Outlook mereka.

Sekarang bahawa kami jelas mengenai pelantikan dan mesyuarat, kami akan beralih kepada mengubah dan membatalkan mereka kerana perubahan tidak dapat dielakkan, dan kadang-kadang pelan terbaik kami akan jatuh.

Mengubah atau Membatalkan Mesyuarat dan Ralat Penjejakan

Sesuatu telah muncul, dan kami perlu memindahkan pesta pizza kami ke malam Sabtu. Ini bukan masalah bagi kita tetapi bagaimana pula dengan hadirin kita? Nah, rancangan mereka sepenuhnya terpulang kepada mereka, tetapi Outlook sekurang-kurangnya memudahkannya untuk memberi tahu mereka tentang perubahan.

Untuk mengubah suai mesyuarat dan memberi amaran kepada peserta anda, buka acara pertama dari kalendar Outlook anda dan buat perubahan yang anda perlukan. Dalam kes ini, kami hanya memindahkan mesyuarat itu satu hari lagi. Perhatikan, anda boleh mengklik "Hantar Kemas Kini" dan jemputan anda akan dikemas kini pada perubahan.

Pada ketika ini, jika mana-mana peserta sebelum ini menerima jemputan anda, mereka perlu menerima semula.

Sekarang mungkin masa yang baik untuk menunjukkan bagaimana untuk menjejaki kemajuan mesyuarat anda. Klik butang "Penjejakan" dan dari sini anda dapat melihat kemajuan mesyuarat anda. Sekarang, hanya satu orang jemputan yang telah menerima begitu hari Sabtu ini tidak begitu baik.

Uh oh, sekali lagi sesuatu yang baru muncul dan kita perlu membatalkan mesyuarat itu. Cukup klik butang "Batalkan Mesyuarat". Jemputan anda sekarang akan berubah dan anda akan mendapat butang "Hantar Batalkan" untuk mengklik dan menghantar berita buruk.

Sudah semudah itu, jemputan terdahulu anda akan menerima e-mel dikemas kini dan acara akan dikeluarkan dari kalendar Outlook anda.

Peristiwa

Dengan pelantikan-mesyuarat yang dilantik dan disimpan, anda akan melihatnya di kalendar anda. Apabila anda melayang di atasnya, anda akan melihat butir-butir penting. Pada ketika ini, jika segala-galanya baik, anda boleh meninggalkannya dan terus ke perkara lain.

Walau bagaimanapun, jika anda ingin menukar atau memadamnya, anda boleh membukanya dengan sama ada mengklik dua kali atau menggunakan tindakan yang sesuai pada Ribbon, di sini ialah butang "Buka".

Anda juga boleh mengakses banyak kawalan reben yang sama dari menu konteks klik kanan.

Dengan mesyuarat atau pelantikan anda terbuka, perhatikan tab Opsyen, yang akan membolehkan anda mempengaruhi beberapa perubahan seperti mengubah status anda (Sibuk, Tentatif, Keluar Pejabat, dll.), Tetapkan peringatan, menukar zon masa, dan akhirnya menetapkan acara sebagai yang berulang.

Acara berulang adalah perkara biasa, seperti mesyuarat mingguan atau peristiwa pendapatan suku tahunan, atau hanya makan tengah hari dengan rakan, jadi lebih baik untuk mengetahui bagaimana untuk menetapkannya. Seperti yang anda dapat lihat dari tangkapan skrin, ini sepatutnya mudah dilakukan. Anda boleh menetapkan masa temujanji, corak, dan sudah tentu julat atau berapa lama berlakunya kejadian.

Anda lihat dalam imej berikut, kami telah menyediakan acara yang berulang untuk setiap hari Isnin pada jam 1:00 petang, yang akan berterusan selama-lamanya.

Adalah penting untuk diingat bahawa semasa mesyuarat dan temu janji mempunyai beberapa perbezaan utama, mereka masih kelihatan dan boleh diubah dengan cara yang sama, jadi semua pilihan yang anda lihat untuk pelantikan akan sama untuk pertemuan.

Melampirkan Fail atau Dokumen ke item Kalendar

Bayangkan, anda telah membuat temujanji, seperti membawa haiwan kesayangan anda ke doktor haiwan, atau untuk mendapatkan minyak anda berubah, dan dalam mana-mana kes, anda mempunyai dokumen atau imej yang anda ingin lampirkan kepadanya supaya anda tidak lupa.

Dalam contoh berikut, kami mendapat minyak kami akhirnya berubah, dan kami mendapat kupon untuknya. Anda boleh mencetak kupon itu dan cuba mengingatkannya terlebih dahulu, atau anda boleh melampirkannya ke pelantikan itu apabila apabila Outlook mengingatkan anda, kupon itu ada di sana supaya anda dapat mencetaknya semasa anda memikirkannya.

Untuk melakukan ini, anda ingin mengklik "Lampirkan Fail" dan kemudian semak imbas ke lokasi di mana ia disimpan. Anda boleh menyisipkan fail seperti itu, tampalkannya sebagai teks, atau sisipkan lokasi fail sebagai hyperlink. Dalam contoh ini, kami hanya akan melampirkan PDF seperti yang ada.

Sudah tentu, ini akan menjadi ciri yang sangat berguna jika anda perlu berkongsi dokumen untuk mesyuarat perniagaan, menghantar bahan kajian kepada pelajar, atau bila situasi mungkin memerlukan maklumat tambahan.

Mengurus dan Berkongsi Kalender

Menguruskan kalendar akan membolehkan anda mencapai dua perkara. Anda boleh membuka kalendar dari pelbagai sumber, dan anda boleh membuat dan menyimpan kumpulan kalendar.

Jika anda mengklik butang "Kalendar Terbuka", anda boleh membuat kalendar dari beberapa sumber termasuk dari Internet, atau anda boleh membuat kalendar kosong. Salah satu kelebihan untuk membuat kalendar kosong ialah anda dapat memisahkan kerja dan kehidupan rumah anda.

Dalam tangkapan skrin berikut, anda melihat beberapa kalendar telah dibuat, dan kami juga telah membuat kumpulan khas untuk kerja. Anda sebenarnya boleh menyekat acara dari satu kalendar ke yang lain; anda dapat melihat bagaimana kami mempunyai kemasukan untuk mesyuarat mingguan dalam dua kalendar yang telah kami pilih untuk dipaparkan.

Mampu menyeret acara merentas kalendar bermakna jika anda telah menghabiskan masa menambah temu janji atau mesyuarat, jika anda kemudian membuat keputusan ia perlu berada di kalendar yang berbeza, anda tidak perlu mencipta semula acara.

Akhirnya, anda boleh berkongsi kalendar, yang sepatutnya cukup jelas, nota walaupun adalah keupayaan untuk menghantar kalendar. Kami membincangkan secara ringkas dalam artikel sebelumnya, ini adalah satu lagi cara untuk mencapainya. Di sini dalam screenshot berikut, anda melihat apa yang berlaku apabila anda menggunakan pilihan ini.

Anda boleh menentukan kalendar mana yang anda kongsi, julat tarikh (dari satu hari ke seluruh kalendar), tahap butiran untuk dikongsi (ketersediaan mudah, butiran terhad dan lengkap), dan kemudian ada beberapa pilihan Advanced yang boleh anda gunakan.

Berkongsi dengan cara ini bermakna anda boleh dengan cepat, mudah, dan menyebarkan maklumat kalendar dengan lancar dengan pengguna Outlook lain, serta mengintegrasikan kalendar yang dihantar kepada anda.

Pilihan Kalendar

Terdapat beberapa pilihan kalendar untuk menyusun (walaupun tidak banyak sebanyak dengan e-mel). Kebanyakan pilihan ini bertujuan untuk mengkonfigurasikan kalendar untuk bekerja dengan lebih berkesan dengan keperluan profesional dan peribadi anda.

Sebagai contoh, anda boleh mengubah jam kerja anda dan minggu kerja, tambah cuti, menukar zon waktu, menetapkan warna lalai, dan juga pilih antara Fahrenheit dan Celsius. Bekerja dengan cara mereka melalui masa lapang anda dan cuba lakukan apa yang terbaik untuk anda.

Ciri-ciri kalendar dalam Outlook adalah kedudukan tertinggi dan jika anda bekerja dalam organisasi dengan pelayan Exchange pusat, maka anda mungkin biasa dengan cara anda boleh bekerjasama pada kalendar yang dikongsi, melihat peristiwa, dan banyak lagi. Semua ini lancar berfungsi dalam pemasangan Outlook tempatan anda sendiri untuk mendapatkan kuasa dan kemudahan tambahan.

Di rumah, sangat bagus untuk mempunyai kalendar dengan banyak ciri dalam program yang sama. Tidak perlu menukar dari aplikasi e-mel ke aplikasi kalendar anda, anda boleh menjadualkan acara dan dengan cepat menjemput peserta dengan hanya beberapa klik butang tetikus, dan banyak lagi.

Tetapi, itu cukup bercakap dari kami. Kenapa tidak kita dengar dari kamu sekarang? Marilah kita tahu pemikiran anda atau meminjamkan komen anda dalam forum perbincangan kami.