Buka Paperless Stop Printing Everything dan Nikmati Life Digital

"Pejabat tanpa kertas" yang dijanjikan tidak pernah dijangka tiba untuk ramai orang. Walau bagaimanapun, kenyataannya ialah pejabat tanpa kertas ada di sini hari ini jika anda mahu memanfaatkannya.

Sekiranya anda masih seorang yang mencetak e-mel, laman web, dan dokumen lain, anda boleh berhenti sekarang. Terdapat cara yang lebih baik untuk mengesan maklumat anda dan mengaksesnya lebih cepat - anda tidak boleh mencari kata-kata pada kepingan kertas, selepas semua.

Kes Terhadap Percetakan

Percetakan mahal dan menyusahkan, memerlukan kartrij dakwat yang kerap mahal, kertas pencetak, dan pencetak baru apabila pencetak inkjet murah itu tidak dapat dielakkan. Semua kertas itu menjadi kekacauan yang harus diatur dengan betul, atau anda tidak akan dapat mencari apa yang anda cari. Anda tidak dapat mengaksesnya apabila anda berada di luar pejabat anda, anda tidak boleh mencari di sekelilingnya, dan anda hanya mempunyai satu salinan supaya anda berada dalam masalah jika ada yang pernah berlaku kepadanya.

Percetakan diperlukan apabila komputer adalah batu bata berat yang duduk dilekatkan pada meja. Kami sekarang berjalan dengan komputer di dalam poket kami, tablet yang boleh menghampiri saiz sekeping kertas, dan perkhidmatan awan yang boleh membuat sandaran dan menyelaraskan semua dokumen anda di semua peranti anda. Anda boleh mencari dokumen yang telah anda simpan dengan kata-kata yang terkandung sehingga anda tidak perlu membuat dan menguasai sistem pemfailan rumit.

Bagaimana Tidak Cetak

Kami geeks mungkin telah berhenti mencetak sejak dahulu, tetapi terdapat banyak orang di luar sana yang masih mencetak e-mel dan laman web secara tetap. Kami akan cuba menawarkan beberapa petua untuk membimbing anda dari pencetak dan menjadi cara menyimpan dan menganjurkan maklumat yang masuk akal.

Buat Kabinet Fail Digital: Pertama, anda akan mahu membuat keputusan di mana anda akan menyimpan perkara bukan mencetaknya. Ia membantu untuk mempunyai satu lokasi konsisten di mana anda menyimpan segala-galanya. Kami akan mengesyorkan beberapa jenis perkhidmatan awan yang menyegerakkan merentas semua peranti anda supaya anda boleh mengaksesnya pada telefon pintar dan tablet serta PC anda. Ramai orang menggunakan Evernote sebagai arkib mereka untuk semua nota dan dokumen mereka, tetapi anda juga boleh memilih untuk menyimpan ke perkhidmatan storan awan seperti Dropbox, Google Drive, atau Microsoft OneDrive. Jika anda benar-benar mahukan storan tempatan, anda boleh menyimpan fail anda ke satu folder pada PC anda - tetapi pastikan anda menyokongnya. Ini akan menjadi lebih mudah kerana anda perlu menyalin fail secara manual ke peranti lain jika anda mahu melihatnya di tempat lain.
Cetak ke PDF: Apa-apa sahaja yang anda mahu cetak - sama ada resit, dokumen, e-mel, atau halaman web - boleh dicetak ke fail PDF. Pertama, anda perlu memasang pencetak PDF pada komputer Windows anda. Anda kemudian boleh melalui proses pencetakan seperti biasa, memilih pencetak PDF maya. Anda akan mendapat fail yang boleh anda simpan dalam sesuatu seperti Evernote atau Dropbox.

Percetakan E-mel: E-mel boleh dicetak ke PDF dengan cara yang sama. Anda juga boleh mencuba membintanginya (jika anda menggunakan Gmail) atau menambahkannya ke folder khas atau label di mana anda boleh merujuknya kemudian. Anda boleh mengakses e-mel ini kemudian dari mana-mana peranti dengan pelanggan e-mel - tidak perlu mencetak.
Percetakan Laman Web: Jika anda mencetak halaman web untuk dirujuk kemudian, anda boleh mencetaknya ke PDF. Anda juga boleh menanda buku mereka untuk melihatnya kemudian (penanda halaman anda boleh disegerakkan merentasi semua peranti anda). Sekiranya anda ingin membaca laman web kemudian, gunakan perkhidmatan seperti Pocket atau Instapaper untuk membuat senarai barangan yang anda ingin baca. Perkhidmatan seperti ini mengambil halaman web, menukarnya ke artikel yang boleh dibaca, teks sahaja, dan bahkan menyimpannya di luar talian pada peranti mudah alih supaya anda dapat membaca laman web kemudian tanpa perlu mencetak.
Percetakan Peta: Anda tidak perlu mencetak peta jika anda mempunyai telefon pintar dengan GPS. Jika anda menggunakan Peta Google, anda boleh log masuk ke apl Peta Google dan melihat senarai carian yang telah anda buat di laman web Peta Google pada PC anda. Anda juga boleh mencetak peta ke PDF, sudah tentu.
Dokumen Pemfailan: Beberapa perniagaan lama yang calcified masih menuntut faks. Anda boleh menggunakan perkhidmatan seperti HelloFax untuk menghantar faks ke web. HelloFax menawarkan lima faks percuma sebulan - ini sepatutnya lebih daripada cukup untuk pengguna di rumah yang kadang-kadang perlu memfaks perniagaan.
Apabila Seseorang Menuntut pada Dokumen Bercetak: Malangnya sesetengah organisasi masih mendesak dokumen cetak. Hanya ada yang tidak dapat melihatnya. Jika mereka tidak akan menerima PDF melalui e-mel, anda mungkin perlu mencetak.
Apa yang perlu dilakukan dengan Dokumen Kertas Lama Anda: Lebih mudah untuk memulakan ke depan dengan cara tanpa kertas, bukannya memutuskan untuk secara metrik menukar semua dokumen kertas lama anda kepada versi digital - yang boleh menjadi banyak kerja. Walau bagaimanapun, anda boleh mengimbas dokumen lama anda ke fail PDF dengan pengimbas.

Menggunakan Fail Digital Anda

Ruang kerja digital anda kini mempunyai beberapa kelebihan yang tidak mempunyai kertas:

Sandaran: Fail anda disandarkan jika anda menyimpannya dengan perkhidmatan seperti Evernote, Dropbox, Google Drive, atau SkyDrive. Jika rumah anda terbakar, anda tidak akan kehilangan dokumen penting anda.
Carian: Anda boleh dengan mudah mencari semua dokumen elektronik anda untuk mencari dokumen yang anda perlukan tanpa menyaring gunung. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, walaupun Windows - semuanya mempunyai ciri carian teks penuh.
Akses Di mana-mana sahaja: Kertas anda boleh diakses di mana sahaja anda berada dari PC, telefon pintar atau tablet. Jika anda keluar dan perlu melihat sesuatu, anda boleh melakukannya dari telefon pintar anda dan bukannya pulang dan menggali kertas anda.
Tiada Clutter: Anda tidak perlu risau tentang menyimpan, menganjurkan, membuat ruang untuk, dan mengesahkan dokumen anda.
Tiada Kos Percetakan: Jika anda tidak perlu membeli dakwat mahal, pencetak murah, dan buasir kertas pencetak, anda akan menjimatkan wang.

Sudah tentu, sesetengah dokumen mungkin terlalu sensitif untuk disimpan secara dalam talian. Dalam situasi seperti ini, anda sentiasa boleh menggunakan penyulitan - buat bekas yang disulitkan dan simpannya dalam perkhidmatan seperti Dropbox, Google Drive, atau SkyDrive. Orang akan memerlukan kata laluan sebelum mereka boleh mengakses dokumen anda.

Kredit Imej: Sarah Kolb-Williams di Flickr, cellanr di Flickr, jeremyfoo di Flickr