Cara Menambah Tarikh Tamat Tempoh untuk E-mel dalam Outlook (dan Apa Yang Mereka Untuk)

Outlook membolehkan anda menambahkan tarikh tamat tempoh kepada e-mel yang anda hantar atau terima. Setelah tarikh tamat tempoh lulus e-mel akan dipaparkan dengan pemformatan yang berbeza, dan anda boleh menggunakan alat terbina dalam Outlook untuk menguruskan e-mel yang telah tamat tempoh secara automatik.

Tarikh tamat tempoh hanya digunakan untuk e-mel, bukan acara kalendar atau tugas kerana item tersebut mempunyai tarikh mereka sendiri yang boleh anda gunakan untuk mengurusnya

Cara Menetapkan Tarikh Tamat Tempoh pada E-mel

Untuk menambahkan tarikh tamat tempoh kepada e-mel yang anda hantar, anda perlu membuka tetingkap Properties untuk e-mel. Buka e-mel dan kemudian klik Mesej> Tag.

Ini akan membuka tetingkap Properties untuk e-mel, yang anda juga boleh mengakses dengan mengklik Pilihan> Pilihan Lebih, atau Fail> Properties. Hidupkan kotak pilihan "Tamat tempoh selepas" dan kemudian pilih tarikh dan masa.

Klik Tutup untuk kembali ke e-mel anda. Tidak akan ada tanda-tanda yang kelihatan bahawa tarikh tamat tempoh telah ditambah, dan anda boleh menghantar e-mel seperti biasa.

Untuk menambahkan tarikh tamat tempoh ke e-mel yang anda terima, buka e-mel dan klik Mesej> Teg (atau Fail> Properties).

Ini membuka tetingkap Properties untuk e-mel. Tidak ada banyak pilihan untuk e-mel yang diterima kerana terdapat mesej yang anda hantar, tetapi anda masih boleh menetapkan tarikh dan masa tamat tempoh.

Apa Adakah Tarikh Tamat Tempoh??

Jadi, anda telah menambahkan tarikh tamat tempoh kepada e-mel. Itulah yang hebat dan semua, tetapi apa manfaatnya?

Tarikh tamat tempoh digunakan dalam pelbagai cara oleh Outlook untuk membantu anda memberi tumpuan kepada apa yang penting. E-mel yang telah tamat tempoh pada umumnya tidak begitu penting seperti e-mel yang belum tamat tempoh, jadi Outlook secara automatik format e-mel tamat tempoh berbeza.

Sekiranya anda telah melihat pemformatan bersyarat dalam Outlook, maka anda mungkin telah melihat peraturan pemformatan "Item yang sudah tamat tempoh".

Peraturan ini memformat sebarang e-mel yang telah lulus tarikh luputnya dengan fon kelabu dan teks melanda.

Ini membolehkan anda mengetahui bahawa e-mel telah tamat tempoh sehingga anda boleh memberi tumpuan kepada e-mel yang lebih penting terlebih dahulu. Jika anda telah menghantar e-mel dengan tarikh tamat tempoh, pemformatan ini akan digunakan dalam Outlook penerima juga, tetapi klien e-mel lain seperti Thunderbird, atau aplikasi web seperti Gmail atau Yahoo! Mel, akan mengabaikan tarikh dan tidak berbuat apa-apa.

Anda juga boleh menambah lajur ke folder yang menunjukkan tarikh tamat tempoh sebarang e-mel. Klik kanan lajur lajur dalam folder yang anda mahu tambah lajur dan kemudian klik "Pemilih Lapangan."

Pilih "Bidang Masa Tarikh" dari drop-down dan kemudian pilih pilihan "Tamat tempoh".

Seret dan lepaskan item "Tamat tempoh" ke dalam folder anda untuk menambahkannya ke lajur.

Apabila anda membuka e-mel yang telah tamat tempoh, Outlook memberitahu anda dengan mesej di tajuk.

Anda masih boleh membalas atau mengemukakan e-mel yang sudah tamat tempoh, tetapi jika anda cuba meneruskannya, Outlook menunjukkan anda terlebih dahulu amaran.

Klik "Ya" untuk menghantar e-mel, atau "Tidak" untuk membatalkannya.

Menggunakan Tarikh Tamat Tempoh untuk Menguruskan E-mel Anda

Beberapa alat terbina dalam Outlook juga menggunakan tarikh tamat tempoh. Jika anda telah menyediakan AutoArchiving di Outlook, maka anda mungkin telah melihat pilihan untuk "Padamkan item yang telah tamat tempoh (hanya folder e-mel)."

Jika ini dihidupkan, maka AutoArchive akan memadam atau bergerak (bergantung kepada tetapan lain) mana-mana e-mel di mana tarikh telah berlalu. Ini adalah cara yang baik untuk menghapuskan e-mel yang telah tamat tempoh secara automatik dan menghalang mereka melonggarkan peti mel anda.

Jika anda tidak mahu e-mel yang sudah habis tempoh anda dipadam atau dipindahkan, tetapi anda tidak mahu melihatnya dalam Outlook sama ada, maka anda boleh menetapkan peraturan penyegerakan Outlook untuk menghalangnya dimuat turun dari pelayan e-mel Exchange.

Apabila anda sedang membina penapis penyegerakan anda, klik tab "Lanjutan" dan kemudian butang "Medan".

Pilih Medan Tarikh / Masa> Tamat tempoh dari menu. Medan tersedia dalam pilihan "Semua bidang" dan "Semua pos" juga.

Tetapkan "Keadaan" ke "pada atau sebelum" dan "Nilai" pada "semalam," dan kemudian klik "Tambah ke Senarai."

Ini akan menapis semua tugas yang tamat tempoh supaya jika mereka tamat semalam atau lebih awal, maka mereka tidak akan disegerakkan dengan Outlook dan tidak akan muncul dalam peti mel anda. Mereka masih boleh didapati di apl web Outlook jika anda mahu melihatnya di sana.

Anda tidak boleh menetapkan aturan untuk menambah tarikh tamat tempoh ke e-mel masuk secara automatik atau membuat langkah cepat yang menggunakan tarikh tamat tempoh pada butang tekan, tetapi anda secara automatik boleh menambah tarikh tamat tempoh kepada semua e-mel yang keluar. Klik Fail> Pilihan> Mel, tatal ke bawah untuk Hantar Mesej dan aktifkan "Tandakan e-mel sebagai luput selepas beberapa hari ini."

Masukkan bilangan hari selepas mana anda mahu mesej tamat tempoh dan kemudian klik "OK." Ini secara automatik akan menambahkan tarikh tamat tempoh kepada semua e-mel yang anda hantar.

Tarikh tamat tempoh adalah cara yang berguna untuk menguruskan keutamaan dan peti mel anda dengan mesej pencahayaan rendah yang tidak lagi relevan dan membolehkan anda menggunakan alat Outlook untuk memadam atau menyembunyikan mesej yang anda tidak perlukan lagi. Ini satu lagi alat dalam perjuangan untuk mengelakkan peti mel anda daripada terkawal dan alat yang sangat berguna pada itu.