Cara Bekerjasama pada Dokumen dalam Masa Nyata di Pejabat 2016

Microsoft Office 2016 telah meningkatkan ciri kerjasama mereka supaya banyak penulis boleh bekerja pada dokumen dalam masa nyata. Anda boleh berkongsi dokumen dalam OneDrive dan melihat siapa yang bekerja di atasnya, dan juga mendapatkan pautan untuk menghantar orang lain untuk akses mudah ke dokumen.

Kami akan menggunakan Word dalam artikel ini untuk menggambarkan bagaimana untuk bekerjasama pada dokumen; Walau bagaimanapun, ciri kerjasama masa nyata ini juga boleh didapati di Excel dan PowerPoint.

Untuk memulakan, buka dokumen yang ingin anda kongsikan dan klik butang "Kongsi" pada bar pita di sudut kanan atas tetingkap Word.

NOTA: Sebelum menyediakan dokumen anda untuk dikongsi, anda perlu memastikan anda mempunyai folder yang dikongsi dalam akaun OneDrive anda. Atau, anda boleh menggunakan folder "Awam" yang ada dalam akaun anda secara lalai.

Memaparkan panel "Kongsi". Untuk menyimpan dokumen ke folder yang anda kongsi dalam akaun OneDrive anda, klik "Simpan ke Awan".

Pada skrin belakang skrin "Simpan Sebagai", pilih lokasi yang dikongsi di mana anda ingin menyimpan dokumen anda, atau klik butang "Semak imbas" untuk memilih lokasi dalam akaun OneDrive anda tidak dalam senarai terbaru.

Jika perlu, navigasi ke folder kongsi pada kotak dialog "Simpan Sebagai". Jika anda mahu menukar nama fail, masukkan nama baru dalam kotak edit "Nama fail". Klik "Simpan".

Anda dikembalikan ke dokumen dan anak tetingkap "Kongsi" menyambung dan membolehkan anda menjemput orang sama ada melihat atau mengedit fail atau hanya melihatnya. Untuk menjemput orang untuk berkolaborasi pada dokumen itu, masukkan alamat e-mel pengguna ke dalam kotak "Orang minat". Pilih sama ada mereka "Boleh edit" atau "Boleh melihat" dari senarai juntai bawah. Jika anda mahu menghantar mesej tersuai, masukkannya dalam kotak "Sertakan mesej". Untuk berkongsi dokumen itu, klik "Kongsi".

Pengguna ditambahkan pada senarai orang yang anda telah berkongsi dokumen tersebut.

Anda juga boleh menentukan sama ada perubahan saham "Sentiasa" atau "Jangan sekali-kali" sama ada secara automatik atau diminta ("Tanya saya") setiap kali perubahan dilakukan dengan memilih pilihan dari senarai drop-down "Secara automatik berkongsi perubahan".

Pengguna yang anda kongsi dokumen tersebut menerima e-mel yang serupa dengan imej berikut. Mereka mengklik "Lihat dalam OneDrive" untuk mengakses dokumen itu.

NOTA: Anda boleh dengan mudah mendapatkan pautan ke dokumen kongsi supaya anda boleh menghantar e-mel kepada pengguna dengan mengklik "Dapatkan pautan perkongsian" di bahagian bawah panel "Kongsi".

Dua butang dipaparkan pada anak tetingkap "Saham". Jika anda mahu menghantar pautan yang membolehkan pengguna melihat dan mengedit dokumen itu, klik butang "Buat pautan edit". Untuk menghantar pautan yang hanya membenarkan pengguna melihat dokumen itu, dan tidak mengeditnya, klik butang "Buat pautan lihat sahaja".

Memaparkan kotak "Edit pautan" mengandungi URL untuk mengakses dokumen dengan kebenaran yang sesuai. Klik butang "Salin" di sebelah kanan kotak untuk menyalin URL supaya anda boleh berkongsi pautan dalam e-mel, contohnya.

Mengklik pautan yang diterima oleh pengguna dalam e-mel membuka dokumen dalam versi dalam talian aplikasi Office 2016 yang sesuai.

Apabila pengguna mula mengedit dokumen, paparan pop timbul memberitahu anda bahawa "Tetamu sedang mengedit dokumen ini".

Perubahan yang dibuat oleh orang lain dipaparkan sebagai teks yang diserlahkan dalam contoh dokumen anda.

Jika anda membenarkan pengguna untuk mengedit dokumen, dan kemudian menukar fikiran anda, anda boleh menukar kebenaran untuk pengguna itu dengan mudah. Klik kanan pada nama pengguna dalam senarai dan pilih "Tukar kebenaran ke: Boleh melihat". Anda juga boleh pergi dengan cara lain, memberikan izin pengguna untuk mengedit dokumen itu selepas hanya membenarkan mereka melihatnya.

Jika anda selesai membagikan dokumen itu dengan pengguna, anda boleh berhenti membenarkan pengguna melihat atau mengedit dokumen itu. Klik kanan pada nama pengguna dalam senarai dan pilih "Buang Pengguna" dari menu pop timbul.

Untuk menutup anak tetingkap "Kongsi", klik "X" di sudut kanan atas anak tetingkap.

Sama ada anda bekerja pada projek besar atau kecil, ciri kolaborasi baru ini di Office 2016 dengan pengeditan masa nyata dan integrasi awan dengan OneDrive adalah berkuasa.