Cara Buat dan Urus Kenalan di Outlook 2013
Outlook tidak banyak digunakan jika anda tidak mempunyai kenalan. Pasti, anda boleh memasukkan alamat e-mel seperti yang anda pergi, tetapi itu memakan masa dan rawan ralat. Adalah lebih baik untuk mempunyai kenalan anda dalam Outlook, jadi anda boleh menanggalkan mesej pantas hanya dengan beberapa klik.
Dalam artikel baru-baru ini, kami membincangkan cara untuk memulakan menggunakan Outlook, dan hari ini kami ingin memperluaskannya untuk memasukkan kerja dengan kenalan. Kenalan anda akan menjadi pusat pengalaman Outlook anda, orang yang anda sepadan dan cara anda menggunakan aplikasi itu.
Seperti yang anda jangkakan, anda boleh melakukan banyak pengurusan kenalan dengan Outlook, dan mempunyai buku alamat yang ditetapkan sebelum anda mula menggunakannya membuat banyak akal.
Membuat Buku Alamat
Untuk mula menguruskan hubungan anda, perkara pertama yang anda mahu lakukan ialah membuka mod Orang supaya anda boleh turun ke kerja. Terdapat beberapa cara untuk menambah kenalan ke buku alamat anda. Pada mulanya, anda mungkin mengimport buku alamat anda dari sumber lain seperti mel web anda atau program e-mel lain.
Perhatikan, untuk setiap akaun e-mel yang anda miliki, anda akan mempunyai buku alamat. Dalam situasi tertentu ini, kami mempunyai buku alamat tempatan untuk fail data Outlook tempatan kami, dan kami mempunyai satu lagi yang berkaitan dengan akaun e-mel kami.
Walau apa pun, mari kita bincangkan asas-asas supaya jika anda tidak mempunyai buku alamat untuk mengimport, anda boleh mula menambah kenalan secara manual. Dalam tangkapan skrin berikut, kita melihat sebahagian daripada buku alamat baru kami, yang sudah kosong sepenuhnya buat masa ini.
Untuk bermula, klik butang "Kenalan Baru" dan ia akan membuka tetingkap kenalan baru. Perkara pertama yang mungkin melompat pada anda adalah betapa sibuknya ia muncul tetapi tidak takut, jika anda melihat melewati banyak ciri pada Ribbon, anda akan melihat bahawa ia adalah satu bentuk yang cukup standard, lari-of-the-mill kenalan.
Mari kita potong untuk mengejar itu dan buat kenalan untuk How-To Geek dengan mengisi nilai yang sesuai. Anda juga boleh menambah imej, yang tidak perlu, tetapi masih sentuhan yang bagus untuk buku alamat yang hambar dan membosankan.
Selepas selesai memasuki kenalan atau kenalan anda, anda perlu sama ada mengklik "Simpan & Tutup" atau anda boleh mengklik "Simpan & Baru" untuk menjana kenalan lain. Mari buat begitu. Kami mempunyai pilihan antara membuat kenalan baru atau kenalan baru untuk syarikat yang sama.
Dalam kes ini, kami akan memilih yang terakhir untuk menjimatkan masa untuk menaip, selepas itu kami akan mengklik "Simpan & Tutup" untuk mendedahkan entri buku alamat baru kami.
Tidak buruk, kami sudah mempunyai dua kenalan yang boleh kami e-mel tetapi, lelaki, memakan masa ini. Akan lebih mudah jika kita dapat memindahkan maklumat hubungan dari sumber lain ke Outlook.
Jika anda menggunakan perkhidmatan mel web atau yang lain, kenalan anda kemungkinan besar ada dan perlu diimport ke Outlook. Sekiranya anda ingin memasukkan setiap kenalan satu persatu, maka anda pasti dialu-alukan untuk berbuat demikian, tetapi kami mengesyorkan mengimport senarai kenalan utama anda, sama ada dari Thunderbird, atau Gmail, atau perkhidmatan e-mel lain.
Mengimport dan Mengekalkan Rekod Kenalan
Tidak kira sama ada anda menggunakan Gmail atau Yahoo Mail !, atau anda mempunyai akaun e-mel dari tahun 1997 yang telah anda simpan dan dikekalkan dengan berhati-hati, kenalan dan semua, tidak dapat dielakkan anda perlu memasukkan kenalan ke kenalan Outlook anda secara beramai-ramai.
Untuk melakukan ini, anda boleh mengeksport kenalan dari sumber lain dan kemudian mengimportnya ke Outlook. Biasanya ini mudah dicapai dengan hanya mengakses tetapan atau pilihan dari akaun e-mel atau klien anda dan kemudian memilih pilihan kenalan eksport.
Biasanya, semua yang perlu anda lakukan ialah mengimportnya ke Outlook. Ini adalah proses yang agak mudah, dan ia akan menjadi serupa dalam kebanyakan aplikasi e-mel. Kami mengesyorkan anda membaca artikel kami, yang menjelaskan bagaimana untuk mengeksport dan mengimport kenalan ke Outlook, dan sebaliknya.
vCard? Apa itu vCard?
Anda mungkin pernah mendengar vCards (Virtual Card File atau .VCF), mungkin anda bahkan menerima satu atau menggunakannya. vCards, adalah format kad perniagaan elektronik standard yang boleh anda bertukar dengan orang lain seperti melalui tandatangan e-mel atau lampiran.
Walau apa pun, terdapat beberapa cara yang anda boleh mengendalikan vCards di Outlook. Senario paling mungkin adalah di mana anda mungkin perlu mengimport kenalan dari atau mengeksport ke vCard. How-To Geek mempunyai keterangan lengkap tentang proses ini, yang akan membawa anda cepat untuk mempercepatkannya.
Kadang-kadang, anda mungkin mempunyai banyak vCards yang disimpan dalam fail vCard tunggal. Jika anda cuba menukar fail ini, hanya vCard pertama dalam fail akan diimport. Untuk mengatasi had ini, anda perlu menukar kepada fail .CSV dan kemudian mengimportnya ke dalam Outlook. Kami mengesyorkan anda membaca artikel ini untuk penerangan lengkap tentang proses itu.
Akhirnya, anda boleh mengeksport semua kenalan anda ke vCards individu atau satu vCard induk tunggal, seperti yang diterangkan dalam perenggan yang terdahulu. Sekali lagi, kami mempunyai sedikit tutorial kecil tentang cara untuk melakukannya, jadi dengan itu anda perlu untuk mempercepatkan cara untuk mendapatkan vCards masuk dan keluar dari Outlook dengan mudah.
Buat dan Urus Kumpulan Hubungan
Mari kita bincangkan kumpulan sekarang kerana dapat dengan cepat melontarkan mesej kepada kumpulan jiwa yang pilih memastikan anda tidak lupa untuk menyertakan sesiapa dan menyelamatkan anda daripada menaip setiap nama dalam medan To:.
Untuk menubuhkan kumpulan kenalan, klik pada "Kumpulan Kenalan Baru" pada Riben.
Sebaik sahaja dibuka, anda perlu membuat keputusan terlebih dahulu tentang perkara yang anda mahu panggil kumpulan anda (di sini kita namakan "CES 2015" kami) dan kemudian klik "Tambah Ahli" dan pilih "Dari Kenalan Outlook." Anda juga boleh mencipta kenalan baru di terbang, atau pilih buku alamat lain, seperti jika anda mahu memasukkan orang dari direktori syarikat anda.
Dari senarai, kami memilih ahli kumpulan kami. Ingat, anda boleh memilih ahli dengan memegang "CTRL" dan klik kiri setiap ahli. Walau apa pun, apabila anda ingin menambah ahli baru, anda pilih nama atau nama dan klik butang "Ahli ->", yang akan menambahnya kepada kumpulan.
Apabila anda selesai, klik "OK."
Anda akan dikembalikan ke skrin pengurusan kumpulan, di mana anda boleh menyemak ahli kumpulan baru anda dan membuat perubahan lain. Sebagai contoh, anda boleh meneruskan kumpulan itu sebagai kenalan Vcard atau Outlook, menambah nota mengenai kumpulan, e-mel seluruh kumpulan, atau buat pertemuan dengan hanya ahli kumpulan itu.
Dalam kes kami, kami akan mengklik "Simpan & Tutup" untuk membuat kumpulan secara rasmi dan kembali ke tetingkap Outlook utama. Kami melihat kumpulan baru kami dalam senarai kenalan kami, ditandakan dengan ikon kumpulan. Di sebelah kanan, anda dapat melihat ahli kumpulan dan ada ikon untuk melakukan tindakan. Dalam contoh ini, hanya ikon e-mel yang tersedia, serta butang "Edit".
Anda perlu ambil perhatian bahawa cara paling cepat untuk menghantar e-mel kepada kumpulan adalah menaipkan nama itu dalam medan Kepada: jadi dalam kes ini, kita dapat menaip "CES 2015" dan Outlook akan tahu untuk menghantar mesej kepada semua orang dalam kumpulan itu.
Pilihan Orang
Jika anda mengklik pada "Fail -> Pilihan", anda boleh mengkonfigurasi Outlook dalam beberapa cara dalam beberapa kategori yang berlainan.
Berikut ialah pilihan orang anda. Tidak seperti kategori lain dalam pilihan Outlook, pilihan Orang ramai adalah sedikit dan cukup mudah untuk diselesaikan.
Pilihan yang anda dapati di sini akan membolehkan anda memutuskan bagaimana nama yang diajukan, sama ada untuk menunjukkan indeks tambahan, dan untuk memaparkan status dan gambar dalam talian.
Menguruskan kenalan Outlook agak mudah, tetapi seperti yang anda lihat, anda boleh melakukan lebih banyak lagi kepada mereka untuk memastikannya dikekalkan dengan betul. Ia memberikan lebih banyak lagi untuk melengkapkan pengalaman Outlook anda jika anda mempunyai lebih banyak maklumat dalam kenalan anda daripada hanya nama dan alamat e-mel.
Yang berkata, jika anda masih separa untuk menggunakan sesuatu seperti Gmail sebagai pembekal e-mel utama anda, maka anda masih boleh menggunakan Outlook untuk membantu anda mengurus kenalan anda, sambil memastikannya disegerakkan dengan akaun Gmail anda.
