Cara E-mel Profesor Anda dan Dapatkan Respons Pantas

Gambar oleh uniinnsbruck

Profesor adalah sebahagian daripada orang yang paling sibuk. Mereka perlu syarahan, memegang jam pejabat, bekerjasama dengan pelajar siswazah dan rakan sekerja, menghadiri persidangan dan acara awam lain, dan menjalankan, menerbitkan dan mempersembahkan penyelidikan. Tetapi walaupun mereka bersifat tepat pada masanya, ada cara untuk berkomunikasi dengan mereka melalui e-mel dan mendapatkan respons tepat pada masanya supaya anda dapat terus melakukan kerja anda dengan sedikit kemunduran.

Letakkan Wajah ke Nama

Ia sesuai untuk bertemu dengan profesor anda sebelum menghantar e-mel yang pertama. Perkenalkan diri anda pada minggu pertama sekolah. Biarkan profesor anda mengetahui minat anda, soalan anda, atau sesuatu yang unik kepada anda. Menunjukkan bahawa anda cukup peduli untuk mengenali mereka dengan lebih baik secara peribadi menggalakkan mereka untuk bertindak balas tepat pada masanya ketika datang ke permintaan Anda. Kesan yang lebih baik yang anda tinggalkan, semakin baik mereka dapat mengingati anda.

Apabila tiba masanya untuk menghantar e-mel pertama dengan soalan tentang tugasan, profesor anda akan dapat meletakkan wajah anda pada nama anda. Itu membantu mereka meletakkan e-mel anda dalam konteks. Jika mereka telah berjaya berkomunikasi dengan anda pada masa lalu, mereka akan lebih bersedia untuk berkomunikasi lagi tanpa ragu-ragu. Dan mungkin mereka akan mempercayai bahawa anda seorang pelajar yang serius.

Gunakan Talian Subjek Terperinci

Garis subjek adalah segala-galanya apabila ia mendapat sambutan tepat pada masanya. Pertama sekali, apabila orang menerima e-mel dari penghantar mereka tidak tahu, mereka melihat ke baris subjek untuk petunjuk. Berdasarkan baris subjek sahaja, mereka boleh memadam mel yang kelihatan spammy atau tidak penting kepada mereka.

Kini, para profesor berkewajiban untuk memberi respons kepada e-mel pelajar untuk urusan pentadbiran dan kelas yang berkaitan. Tetapi garis subjek masih penting untuk melangkah ke profesor anda dengan cepat. Craft baris subjek sehingga apabila melihatnya, profesor anda membuka dan membacanya dengan segera - bukannya memfailkannya untuk bacaan nanti. (Matlamat seterusnya ialah membina e-mel sedemikian rupa sehingga selepas membaca, profesor anda segera bertindak balas, tetapi kami akan sampai ke bahagian itu kemudian.)

Jadi sebelum menghantar e-mel anda, ia sempit ke tujuan tertentu. Nyatakan tujuan itu secara langsung seperti yang anda boleh dalam baris subjek.

Daripada menggunakan, "Saya ingin mendaftar di kelas anda," nyatakan secara khusus nama kelas dan bagaimana mereka dapat membantu anda mendaftar:

Yang lebih spesifik anda boleh menjadi, lebih mudah anda membuatnya untuk profesor anda. Tajuk yang sangat spesifik membolehkan mereka tahu sekilas apa yang diharapkan daripada mereka.

Be Courteous and Formal

Sebaik sahaja anda menggunakan baris subjek yang baik, anda perlu memastikan bahawa pembukaan anda tidak menghalang profesor anda daripada membaca mesej penuh. Anda tidak mahu mengatakan "Hey" dan teruskan dengan mesej anda. Itu menetapkan nada yang tidak profesional yang boleh menjadi penghalang kepada komunikasi yang berkesan. Anda mahu menyimpang di sisi ihsan.

Tulis mesej anda dengan sopan dan hormat seperti yang anda boleh, walaupun ia bermakna membenarkan beberapa ketidaktepatan. Sebagai contoh, katakan anda mengambil kelas kolej komuniti sepanjang musim panas untuk memenuhi keperluan umum. Pengajar anda bukan profesor teknikal, tetapi baru saja mengajar separuh masa tahun ini.

Anda masih mahu mengatasinya sebagai "Profesor" kerana ia adalah formal, sopan, dan ia menunjukkan bahawa anda bersungguh-sungguh untuk mewujudkan komunikasi yang baik. Err di sisi ihsan sehingga diperbetulkan - apabila pengajar anda menegaskan anda merujuk kepada mereka sebagai "En. Bob "atau" Joey. "

Berikut adalah beberapa cara lain untuk menyimpan mesej anda dengan sopan:

Sentiasa tandatangan dengan nama anda - terlebih dahulu dan terakhir jika terdapat banyak pelajar di dalam kelas.
Tutup dengan ayat atau frasa yang menunjukkan penghargaan anda untuk membaca mesej anda. Ia boleh menjadi hukuman sebelum menandatangani nama anda, seperti, "Saya menghargai anda melihat Profesor John ini." Atau ia hanya boleh menjadi "Terima kasih," diikuti dengan nama anda.
Menginap pada topik; terus tangen menunjukkan bahawa anda tidak benar-benar menghormati masa mereka, kerana mereka mungkin mempunyai beratus-ratus e-mel lain untuk sampai ke.
Jangan menganggap bahawa mereka akan melakukan apa sahaja yang anda mahukan. Terdapat beberapa perkara yang mesti dilakukan oleh profesor untuk pelajar, seperti memberikan kebenaran untuk memasuki kursus jika anda memenuhi prasyarat. Tetapi, jangan mengandaikan bahawa mereka akan melakukan apa sahaja yang anda minta. Anda tidak mahu menunjukkan rasa tidak hormat atau memberi mereka alasan untuk menimbang semula bagaimana dan jika mereka mahu membantu anda. Oleh itu, tanya dengan sopan, menunjukkan sedikit sebanyak mungkin andaian.

Gunakan Nama dan Label yang betul

Seperti yang telah diliputi, gunakan label yang betul dalam baris subjek tertentu dan rujuk kepada profesor anda dengan sopan. Pastikan anda mempunyai label, nombor, tarikh dan masa yang betul. Jika anda tidak jelas mengenai masa mesyuarat atau secara tidak sengaja merujuk ujian yang salah, profesor anda perlu menghabiskan masa tambahan untuk menyemak semula dan mungkin menghantar e-mel kepada anda sekali lagi untuk kejelasan. Ini bertukar tindak balas yang berpotensi cepat kepada perbualan yang merentasi pelbagai e-mel.

Stick to the Point

Apabila anda melancarkan tangen dalam e-mel atau memberi maklumat lebih banyak (peribadi) daripada yang diperlukan untuk tugas di tangan, ia akhirnya membuang masa membaca profesor anda - serta masa anda sendiri. Melekat pada titik ini adalah salah satu cara untuk mengurangkan masa menghantar e-mel dan mengurangkan keperluan menulis e-mel tambahan untuk penjelasan.

Tegakkan kata-kata dan frasa yang tidak perlu, seperti, "Saya tertanya-tanya apakah," atau "Adakah anda berfikir bahawa anda mungkin ..." Sebaliknya, tanya saja. Ia mungkin mengintimidasi untuk menjadi begitu jujur dengan profesor anda, tetapi dengan amalan ia tidak akan menjadi kes lama. Kerana anda akan belajar untuk mendapatkan titik dengan cara profesional, dan itu membina keyakinan.

Berikut adalah contoh mesej yang memerlukan masa lebih lama untuk dibaca dan lebih mengganggu bentuknya yang lebih lama:

Seperti yang dapat anda lihat, bentuk pekat mendapat mesej dengan lebih berkesan:

Simpan pendek

Menjaganya pendek adalah sama dengan kekal pada titik. Idealnya, anda tidak mahu lebih daripada tiga hingga empat ayat dalam perenggan. Dan anda tidak mahu memasukkan satu mesej dengan terlalu banyak perenggan. Kecuali, iaitu, anda berkongsi maklum balas atau kisah peribadi yang akan membantu profesor anda mengenali anda dan lebih memahami bagaimana mereka dapat membantu anda.

Buat Permintaan Langsung

Sekalipun anda mempunyai garis subjek yang hebat, anda masih perlu melakukan susulan dalam mesej itu sendiri. Anda berbuat demikian dengan membuat permintaan anda terus. Ia mungkin lebih jelas jika anda memberi ungkapan permintaan itu sebagai soalan. Atau jika anda menggunakan pembuka "Please ... [request here]." Perlu diingat bahawa jika anda menghantar e-mel profesor anda hanya untuk mendapatkan pendapat mereka mengenai topik, itu masih permintaan kerana anda meminta mereka meluangkan masa untuk berkongsi apa yang mereka tahu.

Jadikan permintaan anda begitu jelas bahawa profesor anda tidak akan mempunyai soalan mengenai apa yang anda minta kepada mereka. Jika anda boleh mencapai langkah penting ini, anda boleh membantu profesor anda mengambil tindakan sebaik sahaja membaca e-mel anda. Dan bukan sahaja anda akan mendapat sambutan yang cepat dari mereka, tetapi anda juga akan masuk kelas yang disenaraikan menunggu lebih awal.

Mengikuti

Walaupun anda berjaya menerapkan prinsip di atas dalam menghantar e-mel kepada profesor anda, dan anda tidak mendapat sambutan yang tepat pada masanya, mungkin profesor anda belum mendapat e-mel anda atau kini tidak tersedia buat seketika. Jangan risau tentang apa sebabnya, semoga bersikap sopan jika anda tidak mendengar dari mereka dalam masa dua hari. Kampus-kampus yang berbeza mempunyai dasar atau budaya yang berlainan (walaupun tidak tertulis) untuk apa yang dianggap sebagai tindak balas tepat pada masanya, jadi ia mungkin berbeza-beza bergantung kepada institusi atau konteks anda.

Guna prinsip contoh yang disenaraikan di atas untuk email susulan anda. Jika atas sebab tertentu anda masih tidak dapat melewatinya, satu lagi e-mel susulan mungkin sesuai selepas tiga hingga empat hari lagi (sekali lagi, bergantung kepada keadaan). Atau ia mungkin masa untuk bercakap dengan profesor anda secara peribadi. Jika itu berlaku, pastikan anda mengetahui dari mereka bagaimana untuk berkomunikasi dengan baik melalui e-mel.

Berkomunikasi secara berkesan dengan profesor anda seperti yang diperlukan sangat meningkatkan peluang anda untuk berjaya dalam kelas tertentu. Pastikan komunikasi itu tepat pada masanya, lancar dan produktif supaya anda dapat terus fokus pada kerja anda.