Bagaimana Mengurus Lampiran dalam Outlook 2013

Terdapat masa, memburu pekerjaan, atau berkongsi foto dengan ahli keluarga yang lebih tua, di mana anda mungkin perlu menghantar barangan cara lama - sebagai lampiran e-mel. Jika anda menghantar e-mel di tempat kerja, ia mungkin menjadi sebahagian daripada himpunan e-mel anda.

Perkara mengenai lampiran adalah, ada kod tidak bertulis yang berkaitan dengan penghantarannya. Sebagai contoh, semasa anda boleh menghantar fail besar dalam e-mel (ia bergantung kepada berapa banyak perkhidmatan atau ISP yang anda gunakan akan membenarkan), ia tidak semestinya cekap. Begitu juga, penghantaran berbilang fail biasanya dibuat dengan lebih baik di dalam fail kontena.

Sudah tentu, bergantung pada jenis fail itu, ia mungkin atau mungkin tidak sampai ke tujuannya. Fail seperti yang diakhiri dalam .EXE, .BAT, dan jenis lain yang boleh laku, sering (biasanya) disekat atau dilucutkan kerana persatuan dengan malware. Jika anda ingin menghantar fail seperti ini, anda mungkin perlu menyertakannya dalam arkib ZIP.

Mengarang e-mel dan menguruskan kenalan di Outlook cukup mudah, dan sambil menambah dan mengendalikan lampiran seharusnya menjadi sifat kedua sekarang, banyak pengguna mungkin tidak menyedari bahawa mereka boleh melakukannya dengan lebih baik.

Menambah Lampiran

Untuk menambah lampiran, anda boleh menyeret fail atau fail ke mesej e-mel kosong, dan ia akan disisipkan sebagai lampiran. Atau, klik butang "Lampirkan Fail" pada reben, dalam bahagian Termasuk.

Anda perlu melayari lokasi di mana fail yang anda hendak letakkan berada dan kemudian pilih fail atau fail yang ingin disertakan dalam mesej anda, kemudian klik "Sisipkan." Sebagai alternatif, klik anak panah kecil dan pilih "Masukkan sebagai Teks "dan lampiran anda akan dimasukkan secara dalam talian, bermakna ia akan muncul dalam mesej anda dan bukan sebagai fail yang berasingan.

Setelah dilampirkan, anda akan dapat melihatnya dalam medan Dilampirkan di bawah baris Subjek.

Akhirnya, katakan anda telah melampirkan lampiran anda, dan anda menyedari ia salah. Tiada masalah, anda hanya boleh memilih lampiran yang menekan butang "Padam" pada papan kekunci anda, atau anda boleh klik kanan dan pilih "Buang."

Fail bukanlah satu-satunya perkara yang boleh dilampirkan kepada mesej walaupun, anda juga boleh melampirkan item dan tandatangan.

Melampirkan Perkara Lain

Item boleh termasuk kad perniagaan (fail .VCF, dibincangkan terdahulu), kalendar, dan item Outlook, yang boleh menjadi nota, tugas, kenalan, dan barangan lain yang anda buka di Outlook.

Kalendar adalah perkara lain yang anda mungkin ingin berkongsi dari semasa ke semasa, dan jika anda mengklik butang "Lampirkan Item", anda akan melihatnya mudah untuk melakukannya. Berkongsi kalendar anda tidak bermakna anda perlu berkongsi setiap item pada setiap hari. Anda mungkin hanya ingin berkongsi beberapa hari atau seminggu, seperti percutian syarikat atau jadual percutian keluarga.

Perkongsian kalendar akan memberi anda pilihan untuk memilih kalendar sebenar, julat tarikh, butiran, dan pilihan lanjutan yang lain.

Apabila anda mengklik "OK," anda akan melihat bahawa kalendar akan dilampirkan pada mesej e-mel supaya ia boleh dibuka dan dilihat, tetapi ia juga akan disisipkan ke dalam mesej sebenar supaya penerima boleh dengan mudah melihatnya dengan pantas.

Item Outlook pada dasarnya adalah apa sahaja yang anda boleh buat di Outlook, yang kemudiannya dapat dilampirkan dan dikirimkan ke pengguna Outlook lain. Dalam tangkapan skrin berikut, anda dapat melihat cara kerja ini. Anda memilih sumber dan kemudian dari situ, pilih item atau item (anda boleh memilih lebih daripada satu) yang anda mahu sertakan.

Perhatikan, anda boleh membuat keputusan jika anda mahu item tersebut tiba sebagai lampiran fizikal sebenar atau sebaris sebagai teks sahaja. Ini sama seperti yang dibincangkan sebelum ini di mana anda boleh "Masukkan sebagai Teks" dan ia akan muncul sebagai sebahagian daripada mesej fizikal.

Kad perniagaan mungkin atau mungkin bukan salah satu perkara yang anda gunakan atau perlu, tetapi cara yang sangat mudah untuk membagikan butiran segera anda dalam pakej yang mudah dan mudah. Jika anda ingin berkongsi kad perniagaan anda (atau orang lain), anda hanya pilih dari menu Item Lampiran dan kenalan anda akan muncul

Pilih kad atau kad yang hendak dilampirkan dan klik "OK" dan kad akan muncul sebagai teks dan juga akan dilampirkan sebagai fail .VCF, yang bermaksud ia boleh diimport ke mana-mana buku alamat yang menyokong fail tersebut.

Berkongsi kenalan sebagai kad perniagaan adalah cara yang sangat cepat dan mudah untuk membekalkan orang lain dengan maklumat kenalan, atau untuk mengimport maklumat kenalan daripada orang lain tanpa harus memasukkannya ke dalam buku alamat anda dengan tangan.

Mengendalikan Lampiran

Sudah tentu, dengan e-mel, selalu ada peluang untuk menerima serta memberi. Jadi, apa yang anda lakukan apabila mesej dengan lampiran tiba di peti masuk anda? Biasanya ia agak mudah, seperti dalam imej berikut. Anda melihat mesej ujian kami telah tiba dengan imej yang dilampirkan.

Sekiranya kita hanya mengklik pada lampiran, anda akan melihat pilihan yang terdapat dalam Alat Lampiran panggilan Reben. Dari sini anda boleh mengambil tindakan mengenainya. Perhatikan juga bahawa jika anda menerima berbilang fail, anda boleh menyimpan semua lampiran anda sekaligus dan jika anda tidak pasti sama ada ia bijak untuk membuka lampiran sama sekali, maka anda boleh mengeluarkannya, walaupun mungkin bijak untuk memadam mesej sekiranya anda mempunyai keraguan.

Anda juga boleh klik kanan pada mana-mana lampiran dalam mesej dan anda boleh menggunakan menu drop-down yang terhasil untuk mengambil tindakan yang sama seperti yang terdapat di Ribbon.

Apabila mengendalikan lampiran, terdapat banyak peringatan. Lampiran boleh berbahaya kerana sesiapa yang telah menggunakan e-mel dalam masa dua puluh tahun yang lalu dapat membuktikan. Bottom line, jangan buka apa-apa yang bukan dari sesiapa yang anda tidak tahu atau percaya, dan selalu menggunakan pengimbas virus / malware pada komputer anda.

Mengendali Pelbagai Fail atau Fail Besar sebagai Lampiran

Kami bercakap sedikit tentang bagaimana untuk mengendalikan satu atau mungkin beberapa lampiran, tetapi bagaimana jika anda mahu melampirkan berpuluh-puluh atau beratus-ratus fail? Atau, bagaimana jika anda mahu melampirkan fail besar?

Menghantar lampiran besar adalah jenis uncool, terutama jika seseorang mendapat banyak e-mel dalam prosesnya. Masalah dengan menghantar fail besar melalui e-mel tidak begitu baik sama ada pelayan mel anda akan membenarkan lampiran melebihi saiz tertentu. Untuk sebahagian besar, anda mungkin tidak akan menghantar fail yang lebih besar daripada megabyte atau dua, atau sekurang-kurangnya anda tidak seharusnya.

Walau bagaimanapun, akan ada masa-masa di mana anda perlu menghantar sesuatu yang sedikit sukar dikawal. Jika anda menggunakan perkhidmatan mel web seperti Yahoo, Gmail, atau Microsoft, maka mereka akan mempunyai had saiz (25Mb, 25Mb, 20Mb, masing-masing), sama seperti ISP anda, mis. Comcast, Time Warner, AT & T, dan lain-lain akan juga (biasanya sekitar 10 Mb).

Dalam kebanyakan kes, apabila fail berlebihan atau banyak, kami menangguhkan penggunaan perkhidmatan awan, yang banyak dan menawarkan ruang kosong yang mencukupi untuk menghantar sebahagian besar fail. Lebih sering daripada tidak, hanya memuat naik fail anda ke pemacu awan dan kemudian berkongsi, lebih cepat dan lebih dipercayai daripada e-mel. Kami mempunyai cara yang berguna yang menerangkan dengan tepat bagaimana menghantar fail besar melalui e-mel sekiranya anda ingin mengetahui lebih lanjut.

Bagi menghantar pelbagai fail, anda tidak sepatutnya mempunyai masalah dengan syarat beberapa tetapi apabila anda mula melampirkan berpuluh-puluh gambar atau dokumen, perkara-perkara boleh menjadi sedikit janggal. Sekali lagi, pertimbangkan untuk menggunakan perkhidmatan awan. Walau apa pun, kami cadangkan anda zip beberapa fail sebelum menghantarnya. Windows mempunyai sokongan asli untuk fail zip supaya anda tidak perlu risau tentang penerima anda yang tidak dapat membukanya.

Sila semak artikel ini, yang menjelaskan semua yang anda perlu ketahui mengenai fail zip.

Ini kelihatan seperti tempat yang bagus untuk mengakhiri perbincangan kami tentang lampiran. Mereka bukan subjek rumit, tetapi tidak kira sama ada anda menggunakan Outlook, atau Gmail, atau mana-mana e-mel lain, menghantar fail mungkin memerlukan beberapa langkah tambahan melampau hanya melampirkannya.

Sehingga kini, kami telah merangkumi bahagian-bahagian yang paling asas dalam kuasa e-mel Outlook - kenalan, alamat, penyusunan - semuanya, adalah perkara yang mudah. Sekarang dengan lampiran, anda mempunyai pengetahuan yang cukup baik tentang perkara-perkara mudah.

Sekarang, sudah tiba masanya untuk meningkatkan permainan kami. Semasa anda menggunakan Outlook dan mengumpulkan e-mel, anda perlu belajar cara menguruskannya menggunakan alat seperti Langkah Pantas dan peraturan, yang akan kita bincangkan dalam ciri yang akan datang. Sementara itu, dan seperti biasa, kami menggalakkan anda memberikan maklum balas anda dalam forum perbincangan kami.