Bagaimana Tidak Boleh Faks Dokumen Lagi

Mesin faks masih dilancarkan di pejabat di seluruh dunia. Agensi kerajaan, peguam, doktor, dan organisasi perlahan yang sering kali masih memerlukan faks - paling baik, itu adalah kejahatan yang perlu.

Faks sering dilihat sebagai lebih selamat daripada e-mel, walaupun sebenarnya tidak. Mesin faks berkomunikasi melalui talian telefon tanpa sebarang enkripsi dan mesin faks sering disimpan di kawasan sibuk di mana dokumen boleh dengan mudah disambar oleh sesiapa.

Alternatif untuk Faxing

Terdapat banyak alternatif untuk faks. Sekiranya anda tidak terhad oleh undang-undang atau kerana orang lain menuntut anda menggunakan faks, cuba salah satu alternatif ini:

• Dokumen E-mel: Ya, e-mel yang rendah hati boleh menggantikan banyak faks. Anda mungkin memfailkan dokumen yang ditaip dari komputer, jadi mengapa perlu menggunakan mesin faks? Lampirkan fail ke e-mel atau masukkan teks penting dalam e-mel itu sendiri.
• Imbas dan E-mel: Jika anda mempunyai mesin faks yang juga berfungsi sebagai pengimbas, anda boleh menggunakannya untuk mengimbas dokumen kertas ke dalam komputer anda sebagai fail PDF. Lampirkan fail PDF tersebut ke e-mel untuk menghantarnya bersama. Anda juga boleh cuba menggunakan telefon anda untuk mengimbas dokumen - pasti, ia tidak akan menjadi kualiti yang terbaik, tetapi kami telah melihat beberapa faks yang berkualiti rendah.
• Muat naik Dokumen: Sesetengah organisasi mungkin membenarkan anda memuat naik fail dokumen yang diimbas di web dan bukan hanya menghantar e-mel kepada mereka.
• Gunakan Mail Snail: Mel sipail adalah alternatif yang lebih perlahan untuk faks yang lebih teruk dalam banyak cara, tetapi ia tidak selalu buruk. Sekiranya anda tidak mempunyai mesin faks dan dokumen itu tidak mendesak, anda boleh menghantar dokumen ke kebanyakan organisasi dan bukannya memfakskannya. Pasti, anda perlu berurusan dengan sistem pos, tetapi sekurang-kurangnya anda tidak perlu faks apa-apa.

Tandatangani Dokumen Tanpa Percetakan

Anda mungkin perlu menandatangani dokumen dan menghantarnya kepada seseorang, dan apabila mereka dicetak, anda mungkin tergoda untuk memfakskannya. Lagipun, alternatifnya adalah untuk mencetak dokumen itu, menandatanganinya, mengimbasnya semula ke dalam komputer anda, dan e-melnya. Daripada membuang masa anda melakukan ini, anda boleh menggunakan perisian untuk menggunakan tandatangan sebenar anda pada dokumen di komputer anda. Hanya ambil tandatangan anda sekali dan ia akan disimpan sebagai imej yang anda boleh memohon kepada dokumen. Anda boleh dengan mudah menandatangani dokumen masa depan tanpa mencetaknya.

Jika anda mempunyai tablet dengan stylus, anda juga boleh menggunakan stylus untuk menandatangani dokumen secara langsung pada skrin anda.

Faks Dokumen Online

Perkhidmatan faks dalam talian membolehkan anda memfaks dokumen tanpa memerlukan mesin faks anda sendiri atau juga saluran telefon. Anda menggunakan antara muka berasaskan web untuk memuat naik dokumen dan masukkan nombor telefon penerima. Perkhidmatan ini sendiri menjaga semua barang-barang yang terakhir, faks dokumen anda ke mesin faks jauh melalui saluran telefon mereka sendiri.

Jika anda hanya perlu menghantar faks jarang, perkhidmatan ini akan membolehkan anda menghantar beberapa halaman di sana sini tanpa membelanjakan satu sen. Sekiranya anda perlu memfailkan dokumen dengan lebih kerap, anda mungkin perlu membayar sesuatu - tetapi anda perlu membayar mesin faks dan talian telefon, bagaimanapun.

Perkhidmatan ini secara teknikal melibatkan faks, tetapi sekurang-kurangnya mereka tidak suka menggunakan mesin faks lama yang kikuk dan tidak memerlukan anda mempunyai telefon talian tetap.

Menerima Fax Online

Menerima faks boleh menjadi sakit kepala jika anda mempunyai pejabat di rumah. Mesin faks anda perlu dan mendengar faks setiap masa. Anda memerlukan talian khusus untuk menerima faks supaya anda tidak terlepas sebarang faks semasa anda berada di telefon. Anda mungkin cuba meminta orang untuk memfailkan dokumen pada waktu tertentu apabila anda yakin bahawa telefon darat anda tidak terikat.

Daripada menangani semua omong kosong ini, mintalah orang untuk mengimbas dan menghantar dokumen kepada anda. Anda juga boleh menggunakan alat lain jika anda tidak mahu bergantung kepada e-mel - contohnya, anda boleh menggunakan JotForm bersama dengan Dropbox untuk membuat laman web di mana orang boleh memuat naik fail PDF dan mereka akan muncul dalam folder dalam Dropbox anda.

Anda juga boleh cuba menggunakan perkhidmatan yang menyediakan anda dengan nombor faks khusus dan membolehkan anda menerima faks di sana. Ini secara umumnya kos wang - selepas semua, perkhidmatan faks perlu membayar untuk nombor telefon talian khusus dan memantaunya untuk anda. eFax menawarkan 10 halaman masuk percuma sebulan, walaupun mereka tidak memberi anda sebarang halaman keluar percuma. HelloFax membolehkan anda menghantar lima halaman percuma, tetapi itu sahaja. Setiap perkhidmatan faks dalam talian percuma mempunyai tangkapan seperti ini - tawaran percuma ada untuk menarik anda, sementara anda perlu membayar untuk ciri-ciri yang paling penting. Faks melibatkan penyambungan dengan mesin faks dan nombor telefon talian tetap, dan itu tidak percuma. Ia juga sering digunakan untuk tujuan perniagaan, dan perniagaan bersedia untuk membelanjakan wang untuk hal semacam ini.

The Last Resort: Gunakan Mesin Faks Sebenar Tanpa Memiliki Satu

Jika anda tidak mahu berurusan dengan perkhidmatan dalam talian atau snail mail dan anda sama sekali tidak mempunyai pilihan tetapi untuk menghantar dokumen sekali-sekala sebagai faks, masih ada alternatif untuk membeli mesin faks anda sendiri dan menggunakan telefon talian darat. Anda mungkin boleh melawat kedai setempat yang menawarkan menyalin dan mereka akan membiarkan anda membayar beberapa sen untuk menghantar faks. Ini tidak ideal jika anda sering menghantar faks, tetapi jika anda perlu fakskan sesuatu sekali setahun, ini boleh menjadi pilihan okay.

Sudah tentu, ini masih melibatkan penggunaan mesin faks. Sesetengah organisasi hanya meminta faks dan anda mungkin tidak selesa memuat naik dokumen yang sangat sensitif kepada perkhidmatan faks berasaskan web. Tidak banyak yang boleh anda lakukan jika anda perlu berurusan dengan organisasi yang menuntut faks.

Faks masih akan bersama kami seketika, jika hanya kerana peraturan yang menggalakkan penjagaan kesihatan dan organisasi undang-undang untuk terus menggunakan sistem faks yang lebih lama dan bukannya alternatif moden.

Kredit Imej: Abhisek Sarda di Flickr, cerita-cerita yang mengembara di Flickr, AuthenticEccentric di Flickr