Bagaimana Mengurangkan Saiz Fail Data Outlook Anda

Fail data Outlook boleh menjadi sangat besar dari masa ke masa, terutamanya jika anda mendapat banyak lampiran. Walaupun anda memadamkan mesej lama, saiz fail data Outlook anda tidak dikurangkan dengan sewajarnya.

Fail data Outlook anda (fail .pst dan .ost) merangkumi semua e-mel anda (dalam semua folder anda, termasuk e-mel yang dihantar), kenalan, pelantikan kalendar, tugas dan nota, serta lampiran fail yang berkaitan. Semasa anda menghantar dan menerima lebih banyak e-mel dan lampiran, tambah lebih banyak pelantikan ke kalendar anda, dan buat lebih banyak tugas dan nota, fail data Outlook anda dengan mudah boleh berkembang kepada beberapa saiz gigabait. Tambang adalah satu gigabait, tetapi itu masih cukup besar.

Walaupun anda mengosongkan folder Item Dihapuskan, atau secara automatik dikosongkan apabila anda keluar dari Outlook, ruang yang diduduki dalam fail data tidak dilepaskan. Walau bagaimanapun, anda boleh menuntut kembali ruang itu memampatkan fail data Outlook anda. Inilah cara untuk melakukannya.

Langkah Pertama: Periksa Akaun Anda dan Hapus Apa Yang Anda Tidak Perlu

Sebelum anda melewati proses pemadatan, anda akan mahu melalui Outlook dan memadamkan apa-apa yang anda tidak perlukan. Kami mengesyorkan menyemak seberapa besar folder pelbagai anda, jadi anda tahu item apa yang akan membebaskan ruang yang paling. Ingat, anda juga boleh memadamkan item kalendar, tugas, dan nota sebagai tambahan kepada e-mel. Untuk menyemak saiz folder anda, pilih Peti Masuk (atau mana-mana folder lain) dalam akaun (fail data Outlook) yang anda mahu padat, dan klik tab "Fail".

Di skrin belakang skrin, klik "Alat" dan pilih "Pembersihan Peti Mel" dari menu lungsur.

Pada kotak dialog Pembersihan Peti Mel, klik "Lihat Saiz Peti Mel".

Kotak dialog Saiz Folder menunjukkan saiz setiap folder dalam akaun semasa yang dipilih. Tatal ke dan lihat folder mana yang lebih besar, di mana anda mungkin mahu memadam item. Klik "Tutup" apabila anda selesai.

Untuk melihat saiz folder Item Dihapuskan, klik "Lihat Saiz Item yang Dihapus".

Folder Item Dipadam Kami tidak besar, tetapi kami harus mengosongkannya sebelum memampatkan fail data kami. Klik "Tutup".

Anda dikembalikan ke kotak dialog Pembersihan Peti Mel. Sekiranya anda ingin memadam lebih banyak item dari akaun anda, klik "Tutup" untuk kembali ke akaun anda. Pilih mana-mana e-mel, kalendar, tugasan dan nota item yang anda tidak mahu dan tekan Padam. Anda juga boleh menekan Shift + Padam untuk memadamkan item yang dipilih secara kekal, melangkau folder Item Dihapuskan.

Langkah Dua: Kosongkan Folder Item yang Dihapuskan

Anda juga akan mengosongkan tong sampah, atau folder "Item Dihapus", sebelum meneruskan. Jika masih terdapat item dalam folder Item Dihapus, terdapat dua cara anda boleh mengosongkan folder tersebut. Satu cara ialah dengan mengklik "Kosongkan" pada kotak dialog Pembersihan Peti Mel, jika ia masih terbuka.

Kotak dialog pengesahan memaparkan memastikan anda hendak memadamkan item-item dalam folder Item Dihapus secara kekal. Klik "Ya".

Sekiranya kotak dialog Pembersihan Peti Mel tidak dibuka, anda juga boleh mengosongkan folder Item Dihapuskan terus dalam akaun anda pada anak tetingkap Mail. Untuk melakukan ini, pastikan terlebih dahulu anak tetingkap Mail aktif. Tekan Ctrl + 1 untuk membuka anak tetingkap Mel, jika tidak. Kemudian, klik kanan pada folder Item Dihapus dalam akaun yang anda ingin padat dan pilih "Folder Kosong" dari menu pop timbul. Kotak dialog pengesahan yang sama digambarkan di atas memaparkan.

Langkah Ketiga: Kompak Data Outlook Anda

Sekarang bahawa anda telah memadamkan item yang anda tidak mahu dan mengosongkan folder Item Dihapuskan, sudah tiba masanya untuk memampatkan fail data Outlook anda. Dalam tetingkap Outlook utama, klik tab "Fail" sekali lagi. Kemudian, pastikan skrin Maklumat Akaun aktif. Jika tidak, klik "Info" dalam senarai item di sebelah kiri. Klik "Tetapan Akaun" dan kemudian pilih "Tetapan Akaun" dari menu drop-down.

Pada kotak dialog Tetapan Akaun, klik tab "Fail Data".

Pilih fail data Outlook yang anda mahu padat dalam senarai dan kemudian klik "Tetapan".

Jika akaun yang dipilih sekarang adalah akaun POP3 (fail .pst), paparan kotak dialog berikut. Klik "Kompak Sekarang".

Jika tidak, jika akaun yang dipilih adalah akaun IMAP (fail .ost), anda akan melihat kotak dialog berikut. Klik "Kompak Sekarang".

Kotak dialog berikut memaparkan manakala fail data Outlook dipadatkan.

Apabila proses pemadatan selesai, anda akan dikembalikan ke dalam kotak dialog Fail Data Outlook (atau Tetapan Fail Data Outlook). Klik "OK" atau "Batal" untuk menutupnya.

Klik "Tutup" pada kotak dialog Tetapan Akaun.

Fail data Outlook kami pergi dari kira-kira 951MB ke kira-kira 845MB, jadi kami kembali sedikit lebih 100MB ruang cakera. Lebih besar fail data anda, semakin banyak ruang yang anda mungkin akan dapat kembali.

Mematuhi fail data Outlook anda bukan sahaja membantu anda menjimatkan ruang cakera, tetapi juga dapat meningkatkan prestasi Outlook. Fail data Outlook yang besar boleh membuat Outlook mengambil masa lebih lama untuk memulakan, bekerja, dan ditutup. Oleh itu, memampatkan fail data Outlook secara berkala adalah perkara yang bijak untuk dilakukan.