Bagaimana Mengurangkan Saiz Dokumen Microsoft Office yang Mengandung Imej

Walaupun pada masa ini sambungan internet yang cepat, cakera keras yang besar, dan banyak penyimpanan awan percuma, saiz fail kadang-kadang penting. Anda mungkin mempunyai had pada saiz fail yang anda boleh hantar atau terima menerusi e-mel, atau anda mungkin akan berjalan rendah pada ruang pemacu ibu jari. Apapun alasannya, jika anda mempunyai dokumen Pejabat yang menyertakan imej, anda mungkin dapat mengurangkan saiz fail tersebut dengan ketara.

Pejabat sudah berfungsi di belakang tabir untuk membantu menyimpan saiz fail yang kecil. Jenis fail DOCX yang lebih baru pada dasarnya bertindak sebagai fail ZIP, memampatkan kandungan fail. Gambar dan teks yang muncul lebih daripada satu kali dalam dokumen hanya disimpan sekali dalam fail sebenar. Oleh itu, sekurang-kurangnya dalam versi aplikasi Office yang lebih baru, anda akan mendapati bahawa saiz fail yang besar biasanya hasil daripada mempunyai banyak gambar yang berbeza dalam dokumen anda.

Berita baiknya ialah aplikasi Office juga menawarkan beberapa alat berguna untuk memastikan saiz imej tersebut di cek. Dalam artikel ini, kami menggunakan Office 2016 (lebih khusus, Word 2016) sebagai contoh kami. Tetapi anda akan menemui alat yang sama yang kita bincangkan di aplikasi Office lain, seperti Excel dan PowerPoint, dan dalam versi Office sebelumnya akan kembali ke sekurang-kurangnya Office 2010.

Mampat Gambar di Dokumen Pejabat anda

Langkah pertama yang perlu anda ambil dalam usaha untuk mengurangkan saiz fail dokumen dengan gambar adalah untuk memampatkan gambar tersebut. Setiap aplikasi Office menawarkan alat yang berguna untuk melakukan perkara itu. Kami menggunakan Word di sini (dan itulah yang akan kita rujuk dalam langkah-langkah berikut), tetapi anda akan mendapati ciri-ciri di tempat yang sama di aplikasi Office lain.

Dalam dokumen anda, klik mana-mana gambar untuk memilihnya. Klik menu Format yang muncul pada bar alat Office apabila anda memilih gambar.

Pada menu Format, klik butang Gambar Mampat.

Dalam tetingkap Gambar Kompres, klik "Gunakan hanya pada gambar ini" jika anda mahu memampatkan hanya gambar yang anda pilih. Apabila pilihan ini tidak diperiksa, tindakan anda akan digunakan untuk semua gambar dalam dokumen itu. Pilih "Padam kawasan potong gambar" jika anda telah memotong gambar dalam dokumen anda dan mahu mengeluarkan kawasan yang telah anda buat. Hanya ambil perhatian bahawa jika anda memilih pilihan ini, anda tidak akan dapat membatalkan pemangkasan kemudian melainkan jika anda memasukkan semula gambar asal. Anda juga boleh memilih resolusi untuk memampatkan gambar. Pilih resolusi terendah yang akan menampung keperluan anda. Klik OK apabila anda selesai.

Bergantung kepada bilangan gambar dalam dokumen anda, Word mungkin mengambil beberapa saat untuk memampatkan mereka semua. Apabila selesai, simpan dokumen anda dan periksa saiz fail baru. Sekiranya anda tidak pasti anda mahu mengekalkan perubahan, anda sentiasa boleh menyimpan dokumen anda sebagai fail baru dan kemudian membandingkan saiz fail dengan versi asal.

Buang Pengeditan Maklumat dari Gambar

Aplikasi pejabat menawarkan semua jenis alat pengeditan gambar yang hebat yang dibina betul-betul. Apabila anda menggunakannya, Word mengekalkan gambar asal dan menjejaki pengeditan yang telah anda buat supaya anda boleh membatalkannya atau kembali ke gambar asal sekiranya anda perlu . Jika anda gembira dengan cara anda memformat imej anda, semua maklumat penyuntingan yang disimpan hanya meningkatkan saiz fail anda. Sekiranya memampatkan gambar dalam dokumen anda tidak dapat saiz fail anda cukup jauh, anda juga boleh memadamkan kata-kata maklumat pemformatan yang disimpan. Sekali lagi, anda mungkin mahu menyimpan dokumen itu sebagai fail baru sebelum anda bermula supaya anda boleh kembali kepada asal jika perlu.

Dengan dokumen anda terbuka, klik menu Fail.

Pada menu Fail, klik Pilihan.

Dalam tetingkap Opsyen Word, dari pilihan di sebelah kiri, klik Advanced.

Dalam tetingkap Pilihan Lanjutan Word, tatal ke bawah ke bahagian "Saiz Imej dan Kualiti" di sebelah kanan. Pilih pilihan "Buang data pengeditan" untuk mempunyai Word membuang maklumat pemformatan semasa menyimpan fail. Opsyen lain dalam seksyen ini membolehkan anda melindungi dokumen itu daripada mempunyai imej yang dimampatkan dan pilih resolusi lalai apabila imej dimampatkan (walaupun anda sentiasa boleh memilih resolusi baru apabila anda melakukan pemampatan).

Apabila anda telah melakukannya, simpan fail anda (atau simpan sebagai fail baru) dan kemudian lihat saiz fail baru. Ia mungkin akan turun sedikit baik.

Dalam contoh kami, kami telah mengambil fail Word ("File 1.docx" dalam imej berikut) yang mengandungi kira-kira 20 imej berkualiti dan ditimbang dalam saiz hampir 48 MB. Banyak imej tersebut telah dipangkas, ada yang diubahsuai, dan beberapa telah disunting dengan cara lain. Selepas memampatkan imej dan mengeluarkan maklumat pemformatan yang disimpan, fail baru ("Fail 2 (dimampatkan) .docx" dalam imej berikut) kini hanya di bawah 35 MB, yang berkurangan sebanyak 27% dalam saiz fail. Dan untuk menggambarkan mampatan yang dibina dalam format DOCX, kami juga melepaskan fail itu. Seperti yang dapat anda lihat, perbezaan saiz antara fail zip dan tidak dikemas kini diabaikan.

Dan itu sahaja! Imej besar dan mereka dapat dengan cepat meningkatkan saiz dokumen Office anda. Tetapi dengan menggunakan alat mampatan yang dibina dalam aplikasi Pejabat dan mengeluarkan maklumat pengeditan lama, anda dapat mengurangkan saiz dokumen Office yang mengandungi gambar tanpa banyak usaha.