Cara Simpan E-mel (dan Item Lain) sebagai Fail dalam Microsoft Outlook

Anda boleh menyimpan e-mel, kenalan, dan pelantikan Outlook anda sebagai fail individu. Menyimpan item ini dapat membantu anda mengaksesnya lebih cepat dan mudah kemudian. Ini cara mudah untuk menyandarkan atau berkongsi mesej tertentu, atau hanya membuatnya mudah diakses.

Cara Simpan Mesej E-mel sebagai Fail

Pertama, mari kita lihat cara menyimpan mesej sebagai fail dalam Outlook. Ini berguna jika anda mahu salinan sandaran e-mel pada komputer anda (atau menyalin ke komputer lain), atau jika anda mahu menggunakan mesej sebagai templat untuk mesej masa depan kemudian.

Mula dengan membuka mesej yang anda ingin simpan. Dalam tetingkap e-mel, klik pada menu "Fail" pada Reben.

Pilih arahan "Simpan Sebagai".

Dalam menu "Simpan Sebagai", arahkan ke lokasi yang anda mahu simpan fail tersebut, kemudian taipkan nama untuk fail tersebut. Secara lalai, Outlook menamakannya dengan baris subjek mesej, tetapi anda boleh mengubahnya kepada apa sahaja yang anda mahukan.

Anda juga boleh menyimpan mesej sebagai jenis fail yang berbeza menggunakan menu lungsur "Simpan Sebagai Jenis". Lalai ialah Format Pesanan Outlook. Jika anda memilihnya, anda boleh klik dua kali fail untuk membukanya di Outlook sekali lagi. Tetapi, terdapat beberapa pilihan lain yang boleh anda pilih, juga:

Teks sahaja: Apabila anda menyimpan mesej anda sebagai fail Teks Teks, anda hanya menyimpan perkataan, bukan sebarang pemformatan atau imej.
Templat Outlook: Menyimpan mesej anda sebagai Template Outlook bermakna anda boleh memohon pemformatan untuk e-mel masa depan. Apabila anda membuka fail, Outlook mencipta mesej baru dengan kandungan fail yang kemudian anda boleh alamat dan hantar jalannya.
HTML: Menyimpan mesej anda sebagai dokumen HTML bermakna anda menyimpan e-mel anda untuk dilihat dalam laman web. Anda akan dapat membuka mesej dalam mana-mana pelayar web.
MHT: Satu fail MHT adalah fail arkib laman web. Seperti fail HTML, ia direka untuk dilihat dalam pelayar web. Tidak seperti fail MHT, fail HTML menyimpan semua teks, kod, imej, dan media lain dalam satu fail tunggal.

Apabila selesai, klik butang "Simpan".

Dan mesej anda kini disimpan sebagai fail.

Cara Simpan Mesej E-mel sebagai PDF

Anda juga boleh menyimpan e-mel anda sebagai PDF menggunakan pencetak PDF terbina dalam Office Microsoft. Menyimpan sebagai PDF adalah cara yang baik untuk menyimpan salinan sandaran mesej yang anda dapat membaca dengan semua pemformatan yang betul.

Dalam tetingkap mesej, klik menu "Fail" pada Reben.

Klik perintah "Print".

Klik menu lungsur "Pencetak", kemudian pilih pilihan "Cetak Microsoft untuk PDF".

Ambil perhatian bahawa jika anda mempunyai aplikasi penciptaan PDF lain yang dipasang pada komputer anda (atau jika anda menggunakan macOS), pilihan di sini mungkin berbeza. Sebagai contoh, jika anda memasang Adobe, anda mungkin akan melihat pilihan "Adobe PDF". Ini akan berfungsi juga.

Seterusnya, klik butang "Cetak".

Dalam tetingkap "Simpan PDF As" yang terbuka, pilih di mana anda mahu PDF anda disimpan, taip nama fail, dan kemudian klik butang "Simpan.

Anda kini telah menyimpan e-mel anda sebagai PDF.

Dan maklum, kerana anda hanya mencetak pada enjin rendering PDF, helah yang sama berfungsi dengan cara yang sama untuk menyimpan item dalam Outlook (kenalan, pelantikan, dan sebagainya) ke PDF.

Cara Simpan Kenalan sebagai Fail

Anda juga boleh menyimpan kenalan sebagai fail menggunakan Outlook. Ia berfungsi hampir sama dengan menyimpan mesej, dan boleh berguna untuk membuat sandaran kenalan individu, atau memindahkannya ke komputer baru. Kenalan juga disimpan sebagai File Vcard (CVF) -a format yang digunakan oleh banyak aplikasi lain yang berfungsi dengan kenalan. Ini juga menjadikannya mudah untuk memindahkan kenalan ke aplikasi lain, atau untuk menghantar maklumat kenalan kepada orang lain supaya mereka boleh mengimportnya ke aplikasi apa sahaja yang mereka gunakan.

Dari tetingkap Kenalan, klik "Fail" pada reben utama.

Klik perintah "Simpan Sebagai".

Di tetingkap "Simpan Sebagai", arahkan ke tempat yang anda mahu fail kenalan disimpan, dan tukar nama jika anda mahu.

Sama seperti mesej, anda boleh memilih beberapa format fail berbeza di sini dari menu lungsur "Simpan Sebagai Jenis":

Teks sahaja: Apabila anda menyimpan kenalan anda sebagai fail Teks Teks, anda hanya menyimpan perkataan, bukan sebarang pemformatan atau imej.
Format Teks Kaya: Menyimpan kenalan anda sebagai fail Teks Kaya bermakna anda boleh menyimpan beberapa jenis pemformatan, seperti huruf tebal dan tajam, bersama-sama dengan imej, dalam fail anda. Format ini boleh berguna sekiranya anda mempunyai gambar dengan kad kenalan anda.
Format Mesej Outlook: Apabila anda menyimpan kenalan anda dalam Format Pesanan Outlook, anda boleh membukanya dalam Outlook (walaupun pada komputer lain) dan ia berfungsi seperti mana-mana kenalan Outlook yang lain. Tetapi, ia akan berkelakuan dengan cara yang sama jika anda menyimpannya dalam format VCF lalai, jadi tidak banyak kelebihan di sini.

Apabila selesai, klik butang "Simpan".

Anda kini telah menyimpan kenalan anda sebagai fail.

Cara Simpan Pelantikan (atau Kalendar Penuh) sebagai Fail

Dan sama seperti item Outlook yang lain, anda juga boleh menyimpan pelantikan anda sebagai fail. Walaupun tidak semestinya berguna untuk membuat salinan salinan pelantikan individu yang disimpan, Outlook menyokong standard vCalendar, yang bermaksud bahawa anda boleh menyimpan janji temu, menghantarnya kepada orang lain, dan kemudiannya boleh mengimportnya ke aplikasi yang disokong.

Buka pelantikan yang anda mahu simpan. Dalam tetingkap perlantikan, klik menu "Fail" pada Reben.

Klik perintah "Simpan Sebagai".

Navigasi ke mana anda ingin menyimpan fail pelantikan, dan kemudian beri nama.

Sama seperti mesej dan kenalan, anda boleh memilih beberapa format fail berbeza di sini dari menu lungsur "Simpan Sebagai Jenis":

Teks sahaja: Apabila anda menyimpan pelantikan anda sebagai fail Teks Teks, anda hanya menyimpan perkataan, bukan sebarang pemformatan atau imej.
Templat Outlook: Menyimpan pelantikan anda sebagai Templat Outlook bermaksud bahawa anda boleh memohon pemformatan untuk kalendar masa depan atau pelantikan kalendar.
Format Mesej Outlook: Apabila anda menyimpan pelantikan anda dalam format Pesanan Outlook, anda boleh membukanya di Outlook sekali lagi, walaupun pada komputer lain.
HTML: Menyimpan mesej anda sebagai dokumen HTML bermakna anda menyimpan janji temu anda untuk dilihat dalam laman web.
MHT: Satu fail MHT adalah fail arkib laman web. Seperti fail HTML, ia direka untuk dilihat dalam pelayar web. Tidak seperti fail MHT, fail HTML menyimpan semua teks, kod, imej, dan media lain dalam satu fail tunggal.
iCalendar Format: iCalendar adalah standard kalendar lain yang membolehkan anda memindahkan maklumat kalendar ke aplikasi kalendar yang berbeza.

Pilih jika anda ingin menjimatkan janji temu atau keseluruhan kalendar anda. Menyimpan seluruh kalendar anda akan menyimpan semua data dalam kalendar Outlook semasa anda.

Apabila selesai, klik butang "Simpan".

Dan kini anda berjaya menyelamatkan pelantikan atau kalendar anda.