Jimat Masa Dengan Folder Carian Tersuai di Microsoft Outlook
Mencari di Outlook agak mudah, tetapi mengapa repot-repot menaip carian yang sama berulang kali jika anda melaksanakannya dengan kerap? Folder Carian Custom membolehkan anda menyimpan carian tersuai supaya anda boleh kembali kepada mereka dengan hanya satu klik atau dua.
Dan sementara itu menggoda untuk hanya memikirkan Folder Carian Tersuai seperti carian yang disimpan, mereka sebenarnya lebih sejuk daripada itu. Oleh kerana mereka dikemas kini secara automatik, mereka sebenarnya berfungsi seperti folder maya-serupa dengan ciri Label di Gmail, kecuali yang lebih berkuasa. Mahu folder yang menunjukkan hanya mesej yang belum dibaca, dari orang tertentu, dan mempunyai satu atau lebih lampiran? Tiada masalah.
Mari kita lihat bagaimana untuk menetapkannya.
Buat Folder Carian yang Pradefined dalam Outlook
Tinjauan sudah mempunyai beberapa folder carian yang telah ditetapkan yang boleh anda gunakan. Anda tidak boleh menyesuaikan mana-mana lagi, tetapi mereka perlu mengambil perhatian terlebih dahulu sekiranya mereka memenuhi keperluan anda.
Untuk bermula dengan, anda akan menemui folder carian anda di bahagian bawah senarai folder dalam fail data Outlook anda di sebelah kiri tetingkap. Setiap fail data mempunyai folder carian sendiri, jadi jika anda menggunakan Outlook untuk memeriksa lebih daripada satu akaun, anda boleh menyediakan folder carian yang berbeza untuk setiap satu.
Anda tidak akan dapat memilih folder "Folder Carian" walaupun, sehingga anda telah membuat folder carian pertama anda. Untuk membuat folder carian, beralih ke tab "Folder" pada Ribbon, dan kemudian klik butang "Folder Carian Baru".
Ini membuka tetingkap Carian Baru Folder. Anda akan melihat sekumpulan folder carian yang dipratentukan di dalam kategori seperti Membaca Mel, Mail Dari Orang Dan Senarai, dan Mengatur Mail. Kebanyakan folder cukup jelas, jadi kami tidak akan menutupnya secara terperinci-anda hanya boleh menyemak imbasnya.
Di sini, kami mencipta folder carian baru yang menunjukkan mel tidak dibaca. Ia adalah satu folder carian berguna yang berguna kerana ia menunjukkan semua surat yang belum dibaca, tidak kira apa folder yang disimpan di dalamnya. Cukup klik folder carian yang ingin anda buat, kemudian tekan butang "OK"..
Cukup mudah, kan? Sekarang, mari kita lihat membuat folder carian tersuai anda, yang mana lebih berkuasa.
Buat Folder Carian Tersuai di Outlook
Folder carian tersuai membolehkan anda kriteria tambahan bahawa folder carian yang dipratentukan tidak termasuk-anda boleh banyak mencari oleh mana-mana medan mesej Outlook mengandungi. Lebih penting lagi, anda boleh membuat folder carian tersuai yang menggunakan pelbagai kriteria untuk memilih mesej. Sebagai contoh, anda boleh mempunyai satu mesej paparan sahaja dari orang tertentu dan yang mempunyai kata-kata tertentu dalam baris subjek.
Untuk membuat folder carian, beralih ke tab "Folder" pada Ribbon, dan kemudian klik butang "Folder Carian Baru".
Dalam tetingkap Folder Carian Baru, tatal ke bawah ke bawah senarai, pilih pilihan "Buat Folder Carian Custom" dan kemudian klik butang "Pilih" yang muncul.
Dalam tetingkap Custom Search Folder, taip nama folder anda.
Seterusnya, anda akan menetapkan kriteria carian, jadi tekan butang "Kriteria".
Tetingkap Kriteria Folder Carian membolehkan anda benar-benar menyesuaikan carian anda, dan anda boleh memilih sebanyak mungkin kriteria yang ada.
Tab "Mesej" mengandungi kriteria asas yang membolehkan anda mencari kata-kata tertentu dalam subjek atau badan mesej, penghantar, dan penerima. Anda juga boleh menghadkan carian ke mesej di mana anda adalah satu-satunya orang di talian "Kepada" atau pada baris "Kepada" atau "Cc" dengan orang lain.
Dan anda juga boleh menentukan julat masa untuk mesej berdasarkan apabila ia diterima, dihantar, diubahsuai, dan sebagainya. Jadi, sebagai contoh, anda boleh memaparkan hanya mesej yang diterima dalam tempoh tujuh hari yang lalu.
Tab "Lebih Pilihan" menyediakan lebih banyak kriteria untuk menyempitkan carian anda. Anda boleh mencari dengan mesej dalam kategori tertentu, yang belum dibaca atau mempunyai lampiran, dengan kepentingan mesej, yang ditandai atau tidak, dan bahkan dengan saiz sebenar mesej. Yang terakhir boleh membantu mencari dan menghapus lampiran besar, dengan cara ini.
Tab "Lanjutan" membolehkan anda menambah kriteria berdasarkan semua bidang objek Outlook boleh menyimpan. Terdapat banyak dari mereka, jadi kami tidak akan melindungi mereka di sini. Tetapi jika anda perlu mencari sesuatu yang tidak anda temui di tab yang lain, kemungkinannya anda akan mendapatinya dengan mengklik butang "Field" dan melayari menu.
Apabila anda selesai menetapkan semua kriteria yang anda inginkan pada ketiga-tiga tab, teruskan dan klik butang "OK" untuk kembali ke tetingkap Custom Search Folder. Ada satu lagi perkara yang anda ingin konfigurasikan di sini sebelum anda selesai.
Secara lalai, carian tersuai yang anda buat akan menarik dari semua folder dalam fail data Outlook anda. Sekiranya anda mahu mengehadkannya kepada hanya folder tertentu, klik butang "Semak".
Dalam tetingkap Pilih Folder, pilih folder yang ingin disertakan dalam carian, dan kemudian klik butang "OK".
Dan kemudian kembali ke tetingkap Sesuaikan utama, teruskan dan klik "OK" sekali lagi.
Outlook mewujudkan folder carian tersuai dan menambahnya ke paparan folder anda.
Setelah anda menggunakannya, ciri Folder Carian Custom cukup kuat. Berikut adalah beberapa contoh perkara yang boleh anda gunakan folder carian untuk:
- Mesej kepada dan dari bos anda
- Mesej dengan bendera susulan yang tidak dapat diselesaikan mengikut kategori (sebagai contoh, anda boleh mencari hanya item yang tidak dapat diselesaikan dalam kategori peribadi)
- Mesej yang sangat penting
- Mesej kepada dan dari klien (Anda juga boleh menggunakan domain penuh mereka di dalam kotak carian dan pilih untuk mencari semua medan)
- Mesej dengan lampiran dan yang melebihi saiz tertentu (bagus untuk menyingkirkan lampiran besar dan mengurangkan saiz fail data anda)
Dan itu hanya mencalar permukaannya. Jadi, apa jenis folder carian yang anda buat? Marilah kita tahu dalam komen!
