Panduan Permulaan kepada Microsoft Outlook 2013

Ramai di antara kita mendambakan organisasi dan produktiviti. Sekiranya anda sudah menggunakan Microsoft Office, maka anda sudah mempunyai alat utama untuk menghidupkan keinginan itu: Outlook 2013.

Tinjauan sangat penting dalam banyak organisasi, bukan hanya untuk kemahiran e-mel yang jelas, tetapi juga kalender, tugas, dan kenalan bakat juga. Syarikat biasa boleh menyambung Outlook ke pelayan Exchange, dan semua orang boleh berkongsi buku alamat dan kalendar yang sama, menjadikannya alat yang hebat untuk kolaborasi tahap perusahaan.

Malangnya, kebanyakan orang tidak mempunyai pelayan Exchange yang ditubuhkan di rumah mereka dan mungkin tidak tahu apa itu. Tetapi, tidak mengapa, fungsi Outlook sama seperti di komputer rumah anda, dan masih akan menyediakan semua ciri yang menjadikannya alat produktiviti yang begitu kuat: e-mel, tugas, pelantikan, buku alamat, dan banyak lagi!

Bekerja dengan Outlook - A Primer Kecil

Outlook tidak akan memesona apabila anda mula-mula membukanya. Untuk semua maksud dan tujuannya, ia adalah satu lagi aplikasi dalam ekosistem Microsoft Office dan oleh itu, ia akan mempunyai beberapa elemen biasa.

Tidak seperti aplikasi Office popular lain, bagaimanapun, Outlook sebahagian besarnya dibina di sekitar fungsi yang berbeza - Kata utamanya adalah untuk membuat dokumen teks, Excel adalah semua tentang spreadsheet, PowerPoint melakukan pembentangan - tetapi Outlook adalah aplikasi banyak topi.

Pandangan lalai Outlook adalah peti masuk, di sepanjang bahagian atas adalah Ribbon, yang disembunyikan dalam pandangan ini untuk menjimatkan ruang skrin.

Suka mereka atau benci mereka, Pita di mana-mana di seluruh Pejabat. Kita tidak perlu meluangkan masa lagi untuk memenuhi kelebihan kewujudan mereka, jelasnya mereka berada di sini untuk tinggal. Yang berkata, sentiasa ingat, jika anda mahu dengan cepat menyembunyikan atau menunjukkan Ribbon, cuma gunakan CTRL + F1.

Jika anda mengklik pada mana-mana fungsi menu di bahagian atas, Ribbon menunjukkan dan anda boleh memilih fungsi dan alatan. Sekiranya anda mahu Reben untuk berterusan, anda boleh menggunakan "CTRL + F1" atau klik ikon pushpin kecil di sudut kanan bawah.

Tab Rumah pada Riben berubah mengikut konteks bergantung kepada mod yang anda masuk. Dalam tangkapan skrin di atas, kami melihat pilihan kami untuk Mel.

Di bawah, tab Rumah telah berubah untuk menggambarkan pilihan Kalendar. Perhatikan, Reben disematkan supaya pushpin berubah kepada anak panah sekiranya anda ingin runtuh lagi (atau gunakan "CTRL + F1").

Baki Reben tab - Hantar / Menerima, Folder, Lihat dan, tentu saja Fail - semua sangat konsisten untuk mod apa sahaja yang anda masuk Kami akan melihat dengan lebih dekat kepada mereka semua dalam bahagian seterusnya.

Mari kita lihat bagaimana cara bergerak antara mod dan tukar pandangan anda. Di sepanjang tepi kiri, anda melihat anak tetingkap folder. Di bahagian bawah panel ini ialah cara pintas ke mod Outlook. Dalam contoh ini, anda melihat ikon untuk Peti Masuk, Kalendar, Orang, Tugas, dan sebagainya.

Jika anda klik pada anak panah di bahagian atas anak panah navigasi, ia akan mengembangkan panel, yang akan memaparkan pokok folder untuk akaun e-mel anda.

Begitu juga, jika anda beralih ke mod Kalendar, anda akan melihat paparan yang berkenaan dalam anak tetingkap folder.

Klik pada tiga titik untuk mengakses lagi mod Outlook, seperti Nota, Folder dan pintasan Outlook. Pilih "Pilihan Navigasi" dan anda boleh menukar susunan di mana unsur-unsur navigasi muncul.

Mematikan "Navigasi Ringkas" akan merayu kepada pengguna dengan paparan resolusi yang lebih besar. Anda juga boleh meningkatkan atau mengurangkan berapa item yang muncul dan pesanan yang muncul.

Hantar terima

Tab Send / Receive ditujukan khusus ke arah fungsi Peti Masuk tetapi ia akan muncul dalam mod yang lain (Kalendar, Tugas, dll.) Juga, walaupun mereka tidak mempunyai fungsi yang sama.

Sebagai contoh, di sini kita melihat tab Send / Receive Kalendar, yang menghalang bahagian Pelayan.

Bergantung pada jenis protokol e-mel yang anda gunakan (dalam tangkapan skrin pertama, kami sedang bekerjasama dengan akaun IMAP), anda mungkin atau mungkin tidak mempunyai keupayaan untuk hanya memuat turun tajuk, atau menandakan / tidak menandatangani mesej untuk dimuat turun, dan lain-lain.

Oleh itu, opsyen Hantar / Menerima bergantung kepada bagaimana anda menyediakan akaun e-mel anda, tetapi cerita lama pendek: kami sangat mengesyorkan IMAP.

Folder

Secara keseluruhannya, tab Folder cukup konsisten merentasi semua mod, dengan pengecualian yang ketara pada Kalendar. Di bawah ini, anda melihat tab Folder Peti Masuk, yang membolehkan anda melakukan pelbagai pentadbiran folder (jika anda tidak menggunakan akaun IMAP, maka anda tidak akan melihat tab IMAP).

Butang Tetapan AutoArchive sedikit mengelirukan kerana ia tidak benar-benar mempengaruhi bagaimana peti masuk anda secara automatik mengarkibkan mel lama. Sekiranya anda ingin menyimpan jejak mel kecil dan mudah untuk diurus, anda perlu membuka pilihan dan menghadiri tetapan AutoArchive di sana. Buka Pilihan dan pilih kategori "Lanjutan".

Sebaik sahaja anda mencari pilihan AutoArchive, klik butang "AutoArchive Settings ..." untuk membuka dialog yang jauh lebih berguna daripada apa yang anda diberikan dari Ribbon.

Seperti yang telah kami sebutkan, kebanyakan tab Folder cukup konsisten sepanjang Outlook, kecuali Kalendar, yang memenuhi fungsi khusus kalendar. Sebagai contoh, anda tidak menyalin atau memindahkan folder, anda menyalin atau mengalihkan kalendar, dan sebagainya.

Untuk sebahagian besar, anda akan melakukan banyak pentadbiran folder berhubung dengan peti masuk anda kerana jelas e-mel dengan cepat boleh menjadi sukar dikawal dan luar biasa jika anda tidak mempunyai struktur folder dan organisasi yang baik.

Lihat

Pilihan Lihat mengandungi fungsi penting berikut. Ini ialah tab Lihat seperti yang dilihat dari Peti Masuk.

Perhatikan butang Window Reminder, yang anda boleh buka pada bila-bila masa untuk memeriksa peringatan anda, seperti jika anda terlepas satu atau tidak secara tidak sengaja menolak satu lagi. Jika anda mempunyai apa-apa peringatan yang menunjukkan, anda boleh memilih untuk memecat setiap orang, tekan butang tunda, atau sekadar menolak segala-galanya dalam satu perjalanan.

Tab Lihat yang lain akan berubah mengikut mod. Berikut adalah Kalendar, yang menambah keupayaan untuk menukar paparan, susunan, warna dan susun atur semasa. Sekali lagi, bahagian Layout mempunyai banyak perkara yang sama di seluruh Outlook, tetapi penting untuk diperhatikan bahawa ia tidak universal, jadi apa yang anda aktifkan dalam Tugas, atau Kalendar, atau mod E-mel tidak akan direplikasi sepanjang keseluruhan aplikasi.

Juga, penting untuk memberi perhatian kepada bahagian Pengaturan. Berikut adalah bahagian Pentakrif seperti dalam mod Tugas. Perhatikan bagaimana anda boleh menyusun dan mengubah pandangan Tugas untuk kesan maksimum.

Menggunakan tab Lihat setiap pilihan anda akan membolehkan anda memotong dan menyusun maklumat dengan cepat kerana ia meningkatkan dan membina dari masa ke masa. Kalendar anda tidak akan kekal kosong, tugas anda akan berlipat kali ganda, melumpuhkan mel, dan dengan demikian menggunakan susunan dan susunan yang berbeza dapat membantu anda menjadi lebih produktif dan bukannya melotot secara membabi buta.

Pita Fungsi

Mari kita bincangkan bagaimana pilihan anda berubah dari fungsi berfungsi. Berikut adalah semua yang anda perlukan untuk mengetik mesej e-mel asas, menambah lampiran, tag, dan memformat teks anda. Tidak ada yang terlalu rumit dan anda sepatutnya dapat menghasilkan mesej e-mel yang luar biasa.

Bandingkan dengan Ribbon Tugas, yang boleh diakses dengan memulakan atau membuka tugas. Luangkan masa untuk mengetahui betapa berbezanya dengan Ribbon Mesej.

Bandingkan itu ke tab Sisipkan. Tab Sisip adalah statik sepanjang Outlook, anda akan dapat menjejaskan kandungan mesej anda, tugas, acara kalendar, dan sebagainya menggunakan pilihan dan fungsi yang sama.

Mesej e-mel menambah tab Pilihan, yang mempunyai beberapa ciri yang berguna. Di luar Tema, yang mungkin atau mungkin tidak berguna kepada anda, ada BCC (salinan karbon buta, untuk bila anda menyembunyikan penerima dari pengepala e-mel) dan fungsi Penjejakan. Keseluruhannya, tidak ada apa-apa di sini yang sangat penting, tetapi jika anda perlu meminta penghantaran atau membaca resit, tab Pilihan adalah tempat untuk pergi.

Tab Teks Format adalah sama tidak kira apa fungsi anda terlibat dalam, dan tidak banyak perkara untuk dibicarakan. Tab ini mempunyai persamaan yang menarik kepada fungsi pemformatan yang terdapat dalam Word, jadi jika anda menggunakan Word untuk menulis dan memformat dokumen, kawalan ini mungkin akan diketahui oleh anda.

Akhirnya, tab Kajian adalah tab "hanya-dalam-kes" anda. Anda boleh menggunakan alat pemeriksaan tab ini untuk memeriksa ejaan dan tatabahasa anda, cari perkataan yang lebih baik, dan cari tahu berapa banyak perkataan dalam mesyuarat e-mel / tugas / anda.

Tab Kajian adalah sama sepanjang aplikasi Outlook. Perhatikan juga bahawa ia mengandungi fungsi Bahasa, di sini anda boleh menetapkan keutamaan bahasa anda dan pilihan penentududukan. Anda juga boleh menterjemahkan item seperti jika anda sesuai dengan rakan kongsi asing atau seseorang menghantar sedikit teks dalam bahasa lain.

Itulah sebahagian besarnya ke fungsi lebih lanjut dalam Outlook. Jelas sekali, kami melangkaui banyak spesifik, tetapi kami merasakan bahawa apabila anda memahami sifat sistem Ribbon. Apabila anda ingin menggunakan fungsi, anda tahu di mana hendak mencarinya.

Menyediakan Akaun E-mel Anda Secara Automatik dan Secara Manual

Mari bincangkan secara ringkas membuat akaun e-mel secara automatik dan secara manual. Apabila anda mula-mula memulakan Outlook, ia akan menyahap anda untuk membuat akaun.

Anda mempunyai pilihan, anda boleh menetapkan Outlook dengan serta-merta dengan akaun e-mel, atau anda boleh melangkau bahagian ini dan menambah akaun kemudian.

Sekiranya anda memilih "Tidak," maka mesej amaran akan menghasilkan pada dasarnya memberitahu anda bahawa Outlook cukup lemah tanpa sekurang-kurangnya satu akaun e-mel. Sudah tentu, anda masih boleh menggunakannya untuk mengesan tugas, nota, menyimpan kalendar, dan perkara-perkara lain, tetapi Outlook benar-benar pengalaman e-mel.

Dengan itu, kami akan menyediakan Outlook dengan akaun e-mel. Anda pada mulanya boleh cuba melakukannya secara automatik, di mana anda akan memasukkan beberapa maklumat sepintas lalu mengenai akaun anda dan aplikasi akan cuba mengesan tetapan secara automatik.

Kadang-kadang ini berfungsi, sesuatu tidak. Sekiranya ia berlaku, maka anda menang, dan anda boleh melangkau ke bahagian seterusnya. Jika tidak atau anda tahu anda perlu menyediakan jenis pelayan tambahan, kemudian pilih pilihan "Persediaan manual" dan klik "Seterusnya" untuk meneruskan.

Demi kepentingan, kami akan menyediakan akaun sedia ada menggunakan kaedah automatik. Kami akan menerangkan kaedah manual hanya sedikit. Sekiranya anda perlu menyediakan akaun secara manual, kami cadangkan anda melangkau ke bahagian itu. Sementara itu, kami hanya menggunakan akaun Outlook.com, membekalkan kata laluan kami, dan anda melihat keputusan di bawah.

Menggunakan Outlook.com semacam cara mudah, jika anda ingin menyediakan mel bukan Microsoft, anda mungkin perlu mengkonfigurasinya secara manual. Jika anda tidak tahu bagaimana untuk melakukannya, kami mengesyorkan anda mencari cara untuk menyediakan Outlook dengan e-mel tertentu anda.

Yang berkata, dalam contoh mudah kami, kami mengklik "Selesaikan" dan Outlook kemudian membuka peti masuk baru kami yang berkilat.

Persediaan Akaun Manual

Sekarang bahawa anda mendapat genggaman yang cukup baik pada ciri asas Outlook, mari kembali ke dan bincangkan cara untuk menyediakan akaun e-mel lanjut. Ada peluang yang baik anda seperti orang lain dan mempunyai dua atau lebih akaun e-mel. Syukurlah, anda boleh menyediakan Outlook untuk beroperasi dengan banyak akaun e-mel yang berbeza termasuk POP dan IMAP, dan anda boleh mempunyai sebanyak mungkin akaun yang boleh anda kendalikan.

POP dan IMAP?

Jadi apa yang kita maksudkan bercakap mengenai POP dan IMAP?

Protokol POP atau Pejabat Pos telah ada selama-lamanya, dan jika anda pernah menggunakan dan e-mel klien untuk menyambung ke e-mel yang disediakan oleh ISP anda, atau mengambil mel anda dari perkhidmatan webmail, mungkin kemungkinan anda telah tersambung menggunakan POP. POP hebat untuk memuat turun mesej anda.

Jika anda menyediakan akaun anda untuk bekerjasama dengan IMAP, Outlook akan menyalin struktur folder dalam talian anda dan hanya akan menyegerakkan bernilai beberapa minggu e-mel pada satu masa. E-mel anda tidak akan dialih keluar dari pelayan, dan anda boleh memilih untuk memuat turun hanya tajuk mesej, yang hebat jika anda mempunyai 1000 mesej dalam folder anda.

Jadi anda mempunyai POP, yang usang dan sesuatu seperti mengambil parang untuk e-mel anda, dan kemudian ada IMAP, yang lebih halus, moden, dan lebih sesuai jika anda ingin mengekalkan kotak masuk yang sama dalam talian dan di luar talian.

Seperti yang kita katakan, kita fikir IMAP adalah kaedah yang jauh lebih unggul.

Menambah dan Menguruskan Pelbagai Akaun E-mel

Menambah dan mengurus pelbagai akaun e-mel dalam Outlook sangat mudah. Jika anda ingin menambah akaun e-mel baru, klik tab "Fail" pada Ribbon dan klik "Tambah Akaun." Skrin Persediaan Akaun Auto akan muncul. Jika anda mahu (atau perlu) membuat akaun anda secara manual, pilih "Persediaan manual" dan klik "Seterusnya."

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pilihan anda antara jenis akaun kemungkinan akan menjadi POP atau IMAP, dan menetapkan akaun anda sebagai satu atau yang lain biasanya akan terperinci oleh penyedia email anda. Maksudnya, jika anda menggunakan Gmail atau Yahoo !, atau bahkan e-mel pembekal perkhidmatan Internet anda memberi anda, anda perlu berunding dengan mereka atau Internet untuk arahan dan tetapan khusus yang anda perlukan untuk menggunakannya dengan Outlook.

Sebaliknya, jika anda menggunakan Outlook.com atau perkhidmatan jenis Exchange ActiveSync yang lain, maka maklumat tersebut akan menjadi sangat mudah untuk menyediakan.

Sebaik sahaja anda telah menambah akaun anda, sekiranya anda perlu mengurusnya, anda boleh memilih akaun yang anda mahu berikan dari pemilih drop-down di bahagian atas halaman Maklumat Akaun yang terdapat di tab Fail.

Klik "Tetapan Akaun" dan "Tetapan Akaun," sekali lagi. Dari tetingkap yang terhasil, anda boleh membuat akaun baru, membaik pulih yang terkini, keluarkannya, tetapkan sebagai lalai (jika anda mempunyai lebih daripada satu) dan, tentu saja, ubah tetapan jika perlu.

Di sini kita melihat tetapan untuk akaun Outlook.com. Tidak banyak yang boleh kita lakukan untuknya, walaupun jika anda menukar kata laluan anda baru-baru ini, anda dapat dengan cepat menetapkannya di sini.

Berikut adalah persediaan IMAP, yang telah dikonfigurasi dengan tangan mengikut tetapan yang disediakan oleh Google.

Siapa, ada banyak lagi yang berlaku di sana, dan kita juga harus menggali ke dalam "Lebih Banyak Pengaturan ..." kepada biola dengan pelabuhan pelayan.

Ingat, anda hanya perlu melakukan perkara semacam ini sekali, dan kemudian lupa. Kecuali anda kemudian menukar kata laluan, atau ingin menambah / mengalih keluar akaun, maka kerja anda dengan tetapan akaun e-mel sudah berakhir.

Jika anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai menambah akaun IMAP Gmail ke Outlook, kami mempunyai panduan kecil yang berguna yang akan membantu anda dengannya.

Bersedia, Tetapkan, E-mel!

Walaupun anda mungkin berpuas hati menggunakan hanya Gmail atau Yahoo! Mel untuk kegunaan harian, jika anda menggunakan beberapa akaun e-mel, seperti akaun peribadi, profesional, dan / atau kerja, maka mempunyai pelanggan mel seperti Outlook boleh menghapuskan pertukaran antara akaun, memasukkan pelantikan ke dalam kalendar anda, atau mengurus tugas.

Ia merupakan penyelesaian yang sebenar, berdaya maju, semua-dalam-satu-produktiviti, dan diberi tumpuan diperbaharui Microsoft pada suite Pejabat, kekal sebagai bahagian yang relevan dari banyak rutin harian pengguna.

Setelah akaun e-mel anda siap dan siap, anda boleh mula menggunakan Outlook dan menjelajah semua fungsinya. Anda mungkin akan mendapati ia cukup mudah digunakan, dan banyak lagi yang How-to Geek dapat membantu anda dengan artikel sebelumnya, atau dengan hanya bertanya dalam forum perbincangan kami.