Sistem Sampul Mudah untuk Menyimpan Rekod Kewangan

Gambar oleh ollily

Jangan risau tentang tidak mempunyai masa untuk memasukkan semua transaksi kewangan anda ke dalam spreadsheet atau program rumit. Sistem sampul surat untuk menyimpan rekod kewangan adalah penyelenggaraan rendah, kos efektif, dan mudah dilaksanakan dalam sedikit masa. Apa yang anda perlukan adalah beberapa sampul surat, sebuah band getah, pena, tajam, penyerlah, kotak penyimpanan, satu jam pada akhir bulan, dan semua penerimaan bulan itu.

Sistem sampul surat adalah cara yang mudah dan menyeronokkan untuk menyelamatkan, menyusun, dan menyimpan resit anda dan menyimpan rekod kewangan yang boleh dipercayai.

Langkah 1: Simpan Semua Resit Anda Sepanjang Bulan

Sepanjang bulan, dapatkan resit untuk setiap pembelian yang anda buat. Jika juruwang tidak memberikan resit anda, jangan lupa untuk bertanya. Apabila membuat pembelian dalam talian, pastikan anda mencetak resit dengan serta-merta. Sekiranya anda boleh, cetaknya pada kertas nipis dan formatkannya supaya ia serupa dengan bentuk dan saiz kepada penerimaan biasa.

Simpan resit anda di dompet anda sehingga mereka mula melimpah, kemudian membuangnya ke dalam sampul yang ditetapkan di rumah. Pastikan anda melabel sesuatu sampul seperti "Resit Semasa," dan simpannya dengan selamat dengan mudah untuk mengakses lokasi.

Langkah 2: Atur Resit Anda pada Akhir Bulan

Sebelum anda dapat menyimpan rekod anda secara teratur, anda perlu menyusun resit. Dan sebelum anda dapat mengaturnya, anda perlu memuktamadkan setiap resit secara individu.

Pergi melalui setiap satu dan sorot:

Tarikh
Jumlah yang dibelanjakan (atau dikembalikan)
Jenis urus niaga (mis. Kas, debit, cek, kad hadiah)

Pastikan anda menggunakan penyerlah berwarna terang supaya dakwat dari resit masih menunjukkan melalui. Sesetengah resit mempunyai dakwat yang sangat ringan yang memudar sebaik sahaja diserlahkan. Dalam hal ini, hanya menyerlahkan di bawah maklumat dalam garis lurus supaya tidak berdarah.

Selepas menyoroti, tulis nota terus ke resit seperti yang diperlukan:

Catat perbelanjaan potongan cukai yang mungkin berkaitan perniagaan atau untuk amal
Nota pulangan, mengapa mereka dibuat, jumlah wang yang dikembalikan, dan jumlah bersih baru
Label apa-apa resit di mana ia tidak segera jelas di mana pembelian telah dibuat, kepada siapa ia dibuat, atau mengapa ia dibuat
Tuliskan sebarang nota pelbagai yang akan membantu anda menyimpan rekod yang lebih baik, mungkin membuat pulangan masa depan, belanjawan pada masa akan datang, dan menjadi pengguna yang lebih baik (misalnya memaklumkan bagaimana menggunakan kupon tertentu yang menyelamatkan anda separuh masa, apabila penjualan besar berlaku, dll. )

Sekiranya anda mendapati bahawa ruang tidak cukup pada resit tertentu untuk mengambil nota-nota ini, maka tuliskannya di sekeping kertas kecil dan pegangnya di belakang resit yang sepadan. Pastikan untuk menulis peringatan pada resit itu sendiri untuk merujuk nota tambahan pada halaman seterusnya.

Berikut adalah penerimaan resit yang harus dilihat (perhatikan bahawa ia adalah ruji untuk penerimaan lain di bawahnya):

Sebaik sahaja anda selesai mengambil nota, atur batch dalam susunan kronologi dan staple itu. Sebagai alternatif, anda boleh menggunakan klip kertas. Tidak kira jika anda menggunakan perintah kronologi terbalik sebaliknya (dengan resit yang paling baru di atas) tetapi apa sahaja yang anda pilih - tetap konsisten. Jika tidak, anda akan mempunyai masa yang sukar untuk mencari resit individu di kemudian hari apabila anda perlu menukar antara dua sistem pesanan yang berbeza.

Langkah 3: Simpan Resit Anda Menggunakan Sampul dan Kotak

Sebaik sahaja anda menyediakan batch penerimaan bulanan, masukkannya ke dalam sampul surat. Anda mungkin perlu melipat beberapa resit supaya kumpulan itu sesuai. Pertimbangkan pengkodan warna sampul untuk musim atau bulan jika itu membantu anda tetap teratur.

Kemudian lipat sampul ditutup (tanpa menutupnya) dan flipkannya. Gunakan tajam berwarna hitam atau gelap untuk melabelkan sampul surat itu. Ikuti contoh di bawah, dengan bulan dan tahun di kiri atas, atau label dengan cara yang lebih mudah untuk anda bekerjasama.

Sebaik sahaja anda mempunyai lebih daripada satu bulan yang dikumpulkan, timbulkan sampul surat bersama dalam susunan kronologi (pastikan ia konsisten dengan pesanan yang anda ada untuk penerimaan sebenar). Letakkan tali getah di sekeliling bundle.

Pada akhir tahun, anda akan mempunyai semua rekod kewangan anda yang dibundel dalam dua belas sampul surat. Lebih berbilang tahun, anda akan mengumpul pelbagai bungkusan.

Simpan sampul sampul anda yang disimpan dalam kotak. Simpan kotak di tempat yang selamat dan mudah diakses. Dari masa ke masa anda boleh mengumpul beberapa kotak, yang akan mudah disusun dan disimpan. Dan bila-bila masa anda perlu merujuk rekod kewangan anda, mereka akan mudah mencari dan mengakses.

Ia sesuai untuk menggunakan kotak menarik yang mewakili matlamat kewangan anda. Kotak dalam contoh di bawah ini mempamerkan kerusi yang selesa di adegan pantai yang santai, kerana lebih banyak masa cuti adalah satu ukuran kejayaan kewangan.

Dengan sistem sampul mudah dilaksanakan, anda boleh menyimpan semua rekod kewangan anda di satu tempat dengan sedikit kerumitan. Dan anda boleh berseronok dengan menggunakan pen berwarna, penyetar, dan sampul surat, dan kotak yang menarik untuk menarik perhatian anda terhadap kejayaan kewangan!