Bagaimana Mengongsi atau Bekerjasama Pada Dokumen Word dengan Orang Lain

Mencari cara untuk bekerjasama dengan orang lain pada dokumen Word? Jika ya, anda boleh melakukannya dengan mudah dalam Word itu sendiri. Ciri ini telah ada untuk beberapa versi Office dan berfungsi walaupun pihak penerima tidak memasang Word pada sistem mereka.

Ambil perhatian bahawa untuk memulakan perkongsian dokumen di Word, anda perlu menyimpan dokumen anda ke awan. Tidak semua dokumen anda, tetapi sekurang-kurangnya satu yang akan dikongsi. Ini bermakna anda perlu membuat persediaan akaun OneDrive terlebih dahulu dan kemudian log masuk ke akaun Microsoft anda dari dalam Word.

Kongsi Word Word

Sebaik sahaja anda mempunyai persediaan OneDrive dengan betul di Word, teruskan dan klik pada Kongsi butang di bahagian atas sebelah kanan skrin.

Ini akan membuka pane di sebelah kanan skrin. Jika dokumen belum disimpan ke awan, anda perlu mengklik Simpan ke Awan butang.

Ini akan membawa kepada Simpan sebagai dialog, yang sepatutnya ditetapkan kepada OneDrive. Beri nama fail anda dan simpannya.

Sebaik sahaja ia telah disimpan dan dimuat naik ke awan, kembali ke Kongsi dialog dan kini anda boleh menjemput orang untuk menyertai. Taipkan alamat e-mel, pilih sama ada mereka boleh mengeditnya atau hanya melihatnya dan kemudian masukkan mesej pilihan.

Pada akhir penerimaan, e-mel akan tiba yang merangkumi pautan ke dokumen yang disimpan dalam akaun OneDrive pihak penghantaran:

Apabila pengguna mengklik pautan, ia akan membawa mereka ke versi penyemak imbas Word yang dipanggil Word Online, di mana dokumen itu boleh diedit.

Klik Edit dalam Penyemak Imbas butang dan anda akan mendapat antara muka reben biasa dari program Word desktop. Pengguna boleh mengedit dokumen tanpa perlu memasang Word atau memerlukan satu akaun OneDrive.

Dokumen tersebut secara automatik menyelamatkan, jadi pengguna tidak perlu bimbang tentang cuba menyimpan dokumen itu sendiri. Pada akhirnya, anda akan melihat muncul mesej yang mengatakan bahawa orang lain sedang mengedit dokumen itu dan bertanya sama ada anda ingin berkongsi perubahan secara automatik seperti yang berlaku. Saya cadangkan mengklik Ya di sini.

Ambil perhatian bahawa anda tidak akan melihat perubahan dari pengguna lain sehingga anda menyimpan dokumen itu. Jika anda mengklik pada Fail, anda akan melihat mesej baharu pada tab Info yang mengatakan Kemas kini Dokumen Tersedia.

Teruskan dan simpan dokumen anda dan anda akan mendapat mesej lain yang menjelaskan bahawa perubahan baru yang dibuat oleh orang lain akan ditunjukkan dengan lapisan hijau.

Klik OK dan semak imbas dokumen anda. Apa-apa jua dalam hijau ialah apa yang telah diubah atau ditambah oleh orang lain. Dalam ujian saya, jika seseorang memadam sesuatu dari dokumen itu, ia tidak menunjukkan apa-apa dalam warna hijau.

Ambil perhatian bahawa sebaik sahaja anda menyimpan dokumen itu, sorotan hijau akan hilang sehingga perubahan baru dibuat. Sekiranya anda ingin menjejaki perubahan yang dibuat, anda perlu mendayakan Lacak Perubahan pada dokumen sebelum anda membagikannya, jika tidak, ia agak sukar untuk memberitahu apa yang sedang berlaku, terutamanya jika ramai orang sedang menyunting dokumen itu.

Di atas, saya telah mendayakan Lacak Perubahan pada Tinjauan tab dan sekarang sebagai tambahan kepada teks yang diserlahkan, saya juga mempunyai bar menegak merah di lajur kiri. Oleh kerana penghapusan tidak dipaparkan dalam warna hijau, anda hanya boleh melihatnya dengan menjejaki perubahan. Klik pada baris merah dan ia akan menunjukkan kepada anda kandungan yang dihapuskan dalam mogok.

Secara keseluruhannya, Word adalah alat yang hebat untuk bekerjasama secara real time dengan banyak penulis atau editor dan aspek penyegerakan berfungsi dengan sangat baik. Salah satu ciri yang saya perhatikan ialah apabila orang lain menyunting perenggan tertentu, ia menghalang orang lain daripada mengedit bahagian itu sehingga orang pertama selesai. Ini memastikan bahawa orang tidak menimpa seksyen yang sama pada masa yang sama. Jika anda mempunyai sebarang soalan, jangan ragu untuk memberi komen. Nikmati!