Bagaimana Mengesan Perubahan dalam Excel

Adakah anda mencari cara untuk menjejaki perubahan yang dibuat ke hamparan Excel? Terdapat banyak kes di mana anda perlu mengedarkan fail kepada berbilang orang dan menjejaki perubahan yang dibuat. Anda mungkin mahu menjejaki apabila perubahan dibuat, siapa yang membuat perubahan, sel apa perubahan berlaku dan data yang telah diubah.

Excel mempunyai ciri pengesanan terbina dalam yang boleh mengendalikan semua kes di atas. Anda boleh menyemak semua perubahan secara langsung pada lembaran kerja dengan mudah dan anda juga boleh menerima atau menolak setiap perubahan. Terdapat beberapa perkara yang perlu diingat mengenai ciri penjejakan Excel:

1. Menghidupkan penjejakan tidak bermakna anda boleh kembali semula spreadsheet kembali ke masa ke keadaan sebelumnya dengan membatalkan perubahan. Ia pada asasnya merupakan fail log yang mencatat segala-galanya dan itu sahaja. Anda secara manual boleh pergi dan melihat data apa yang telah dipadam atau ditambah, tetapi anda perlu membuat perubahan pada spreadsheet itu sendiri.

2. Mengaktifkan penjejakan tidak bermakna setiap perubahan yang anda buat akan direkodkan. Mana-mana data yang disimpan dalam sel dikesan, tetapi perubahan lain seperti pemformatan tidak. Perubahan lain yang tidak dikesan termasuk menyembunyikan / menyambungkan baris dan lajur, komen, dan nilai sel yang berubah mengikut pengiraan pengiraan formula.

3. Perubahan sejarah hanya disimpan selama 30 hari secara lalai. Jika anda membuat perubahan pada lembaran kerja Excel dan kemudian buka buku kerja lagi 45 hari kemudian, anda akan dapat melihat sejarah perubahan selama 45 hari sehingga anda menutup buku kerja. Apabila anda menutupnya, sebarang sejarah perubahan yang lebih lama daripada 30 hari akan hilang. Itu bermakna apabila anda membukanya, anda tidak dapat melihat perubahan yang telah anda lakukan 45 hari sebelumnya.

4. Apabila giliran anda mengesan, buku kerja menjadi buku kerja bersama. Ini bermakna bahawa berbilang pengguna akan membuat perubahan pada dokumen itu.

Kini, anda tahu beberapa asas cara kerja penjejakan di Excel, mari kita bincangkan tentang cara mendayakannya, menukar tetapan dan menjejaki perubahan!

Mengaktifkan Penjejakan

Mari pergi ke depan dan menghidupkan penjejakan terlebih dahulu. Buka Excel dan klik pada Tinjauan tab pada reben. Di sebelah kanan, anda harus melihat pilihan yang dipanggil Lacak Perubahan di bawah Perubahan seksyen.

Klik butang dan pilih Sorotan Perubahan. Anda akan mendapat kotak dialog di mana anda perlu menyemak pilihan tersebut "Mengesan perubahan semasa mengedit. Ini juga berkongsi buku kerja anda ".

Anda mempunyai beberapa pilihan di sini termasuk Bila, Siapa, dan Di mana. Untuk Bila, Semua bermakna setiap perubahan akan diserlahkan. Anda juga mempunyai pilihan untuk menyerlahkan perubahan dari kali terakhir anda menyimpan dokumen, sejak tarikh tertentu, atau perubahan yang belum ditinjau.

Sekiranya anda menyemak Siapa, anda boleh memilih untuk menjejaki perubahan yang dibuat oleh sesiapa atau perubahan yang dilakukan oleh semua orang kecuali anda. The Di mana pilihan membolehkan anda menjejaki perubahan hanya untuk bahagian tertentu hamparan. Cukup klik butang di sebelah kanan dan pilih julat sel yang anda ingin jejak.

Akhirnya, anda boleh mengecek Sorot perubahan pada skrin pilihan jika anda tidak mahu orang lain tahu anda menjejaki perubahan. Secara lalai, sebaik sahaja anda mula menjejaki dan pilihan ini dipilih, sebarang sel yang berubah akan menunjukkan anak panah kecil di sebelah kiri atas untuk menunjukkan ia telah ditukar.

Juga, jika anda mengklik sel berubah (dengan Sorot perubahan pada skrin dihidupkan), anda akan mendapat tetingkap pop timbul kecil yang menunjukkan nilai yang ditukar dari dan ditukar kepada dan pada masa apa. Jika anda menyahpilih perubahan Sorotan pada pilihan skrin, segitiga hitam kecil itu tidak akan muncul.

Oleh itu, apa yang boleh anda lakukan adalah menyembunyikan perubahan pada skrin dengan tidak memeriksa kotak, menghantar fail anda kepada semua orang yang perlu membuat perubahan kepadanya, dan apabila anda mendapatkan kembali, pergi ke Lacak Perubahan dan semak semula kotak itu.

Konfigurasi Penjejakan

Langkah seterusnya ialah melihat tetapan untuk menjejak dan menyesuaikannya agar sesuai dengan keperluan anda. Untuk melakukan ini, klik pada Kongsi Buku Kerja butang yang terus ke sebelah kiri Lacak Perubahan butang. Klik pada Advanced tab apabila Kongsi Buku Kerja dialog timbul.

Di sini anda boleh mengubah bilangan hari untuk menyimpan sejarah perubahan kepada sesuatu selain daripada 30 hari. Secara lalai, perubahan dikemas kini apabila fail disimpan, tetapi anda boleh membuatnya supaya ia dilakukan secara automatik setiap beberapa minit. Akhir sekali, anda boleh memilih cara anda berurusan dengan konflik: sama ada dengan bertanya atau hanya membiarkan perubahan terakhir semasa menyimpan fail menang.

Melihat Perubahan

Sebaik sahaja anda telah membolehkan penjejakan dan membuat beberapa perubahan, anda boleh mengklik pada butang Perubahan Trek sekali lagi, klik pada Perubahan Sorotan dan anda akan melihat bahawa Senaraikan perubahan pada helaian baru kotak tidak lagi kelabu.

Semak itu dan klik OK. Lembaran kerja baru dipanggil Sejarah akan ditambah yang akan membolehkan anda melihat semua perubahan yang telah dibuat ke buku kerja itu.

Pada satu ketika, anda perlu sama ada meluluskan atau menolak perubahan. Anda boleh menyemak semua perubahan dan kemudian pilih dan pilih mana yang anda ingin simpan atau buang.

Cuma klik Lacak Perubahan sekali lagi dan pilih Terima / Tolak Perubahan. Pilih pilihan untuk memilih perubahan yang anda mahu terima atau tolak. Sekiranya anda ingin menyemak semua perubahan, tinggalkan saja Bila diperiksa dan pastikan ia ditetapkan Tidak disemak.

Klik OK dan Excel akan mula menunjukkan kepada anda setiap perubahan yang dibuat dan memberi anda pilihan Terima atau Tolak. Anda juga boleh Terima semua atau Tolak Semua perubahan jika anda suka.

Jika anda menolak perubahan, ia akan segera kembali kepada apa yang asalnya dalam sel tersebut. Perlu diperhatikan bahawa jika sel lain merujuk kandungan sel yang ditolak, maka nilai itu juga akan berubah apabila nilai sel yang dirujuk kembali. Ini boleh menyebabkan formula untuk pecah, dan sebagainya, jadi berhati-hati.

Itu sahaja! Sekarang anda boleh menjejaki sebarang perubahan yang dibuat ke hamparan Excel anda dengan mudah dengan menggunakan ciri terbina dalam ini. Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan, siarkan komen. Nikmati!