Bagaimana Menggunakan AutoRecover Excel dan Ciri AutoBackup

Ia sentiasa menjadi tragedi yang dahsyat apabila seseorang kehilangan sesuatu yang penting yang mereka kerjakan kerana mereka tidak menyimpan dokumen mereka dengan betul. Ini berlaku lebih kerap daripada yang anda fikir untuk pengguna Excel dan Word!

Nasib baik, Microsoft telah menambah banyak ciri dalam beberapa versi terakhir yang membantu mengurangkan kemungkinan kehilangan data disebabkan oleh kemalangan, gangguan kuasa, penghapusan secara tidak sengaja, dan lain-lain. Satu ciri dipanggil AutoRecover dan ciri yang kedua, kurang dikenali, dipanggil AutoBackup.

Dalam artikel ini, saya akan bercakap mengenai cara mengkonfigurasi kedua-dua pilihan supaya data anda adalah selamat. Saya juga ingin menyebut bahawa versi terbaru Office membenarkan anda menyimpan dokumen terus ke OneDrive, yang merupakan pilihan yang baik untuk dipertimbangkan kerana anda masih dapat mengakses kerja anda walaupun cakera keras anda gagal.

Excel AutoRecover

Ciri Pemulihan Auto dihidupkan secara lalai dan pada dasarnya menyimpan dokumen anda secara automatik ke lokasi sementara selepas selang waktu ditetapkan. Untuk melihat tetapan AutoRecover, klik pada Fail dan kemudian Pilihan.

Klik pada Simpan di menu kiri dan anda akan melihat pilihan AutoRecover di bawah Simpan buku kerja.

Secara lalai, maklumat AutoRecover disimpan setiap 10 minit. Selain selang waktu, Excel harus menganggur selama 30 detik sebelum data akan disimpan. Juga, maklumat autosaved disimpan di Lokasi fail AutoRecover disenaraikan di sini. Jadi bagaimana ia berfungsi? Pada dasarnya, katakan anda mempunyai lembaran kerja seperti yang di bawah dan anda menyimpannya.

Sekarang katakan saya menambah data berikut ke hamparan Excel dan tunggu kira-kira 10 minit tanpa menyimpan dokumen saya. Oleh kerana selang AutoRecover ditetapkan selama 10 minit, anda perlu menunggu sekurang-kurangnya yang lama untuk data disimpan.

Dalam kes saya, saya mensimulasikan kemalangan Excel dengan membuka pengurus tugas dan membunuh proses Excel. Selepas itu, saya membuka semula Excel dan segera melihat pilihan yang dipanggil Papar Fail Dipulihkan.

Jika anda klik pada itu, ia akan membawa senarai fail Excel yang boleh dipulihkan. Dalam kes saya, ia mempunyai fail asal, yang mempunyai data dalam hanya A1 dan A2, dan ia juga mempunyai fail AutoRecovered, yang termasuk data yang saya tidak disimpan ke cakera.

Mengklik mana-mana item dalam senarai akan membuka satu lagi contoh Excel yang menunjukkan data dalam fail tertentu itu. Secara keseluruhan, ini adalah ciri yang sangat berguna untuk masa-masa apabila anda tidak menyimpan semua kerja anda, tetapi Excel berakhir tanpa diduga.

Kelemahan utama untuk ciri ini adalah bahawa data AutoRecover disimpan pada pemacu keras yang sama seperti fail anda, jadi jika sesuatu berlaku pada pemacu keras anda, semuanya akan hilang. Anda boleh menukar lokasi dalam tetapan di atas ke pemacu keras berasingan atau bahkan ke lokasi rangkaian, yang saya cadangkan.

Ambil perhatian bahawa maklumat AutoRecover juga dipadamkan secara automatik oleh Excel dalam keadaan berikut:

1. Anda menyimpan fail secara manual atau dengan menggunakan Fail - Simpan sebagai.
2. Anda menutup fail atau keluar Excel (sama ada anda menyimpan fail atau tidak)
3. Anda mematikan AutoRecover sepenuhnya atau hanya untuk buku kerja

Jadi pada asasnya, setiap kali anda menyimpan fail itu, ia akan menghilangkan data AutoRecover. Di samping itu, jika anda secara manual berhenti Excel dan memilih untuk tidak menyimpan data, ia akan memadamkan data AutoRecover. Hanya ingat bahawa apabila menggunakan ciri ini. Sekiranya anda seorang pengguna Excel yang berat, saya akan mencadangkan penetapan selang AutoRecover kepada sesuatu seperti 2 atau 3 minit dan bukannya 10.

AutoBackup

Ciri lain yang tidak diketahui oleh ramai orang ialah AutoBackup. Untuk menggunakannya, anda perlu pergi dahulu dan simpan fail anda untuk mendapatkannya Simpan kotak dialog. Sekiranya anda sudah mempunyai dokumen Excel yang disimpan, pergi ke Fail dan kemudian Simpan sebagai dan pilih lokasi. Apabila anda melakukan ini, ia akan memaparkan Simpan sebagai dialog.

Dalam dialog, klik pada Alat butang yang ada di sebelah kiri Simpan butang. Anda akan melihat beberapa pilihan, salah satunya ialah Pilihan Umum. Apabila anda mengklik pada itu, tetingkap kecil akan muncul dengan beberapa pilihan lagi.

Teruskan dan semak Sentiasa buat sandaran kotak. Klik OK dan kini apabila anda menyimpan fail, fail sandaran Excel juga akan dibuat dengan sambungan XLK. Perhatikan bahawa kali pertama anda melakukan ini, fail akan sama. Jika anda membuat pengeditan pada fail asal dan kemudian menyimpannya semula, fail sandaran masih tetap sama (data asal). Walau bagaimanapun, ketiga kali anda menyimpannya, fail sandaran akan dikemas kini dengan maklumat sehingga menyimpan kedua.

Pada asasnya, fail sandaran sentiasa satu versi di belakang versi semasa. Jadi jika anda membuat banyak perubahan, menyimpan fail anda dan kemudian mahu kembali ke versi yang tidak mempunyai perubahan itu, anda hanya boleh membuka fail sandaran.

Fail tersebut disimpan di lokasi yang sama dengan fail asal dan nampaknya tidak menjadi cara untuk mengubahnya. Ciri ini tidak menambah banyak keselamatan pada dokumen anda, tetapi ia baik dalam keadaan tertentu.

Mengaktifkan ciri sandaran dan pemulihan dalam Excel ini diharapkan akan menyelamatkan anda daripada kehilangan data penting. Selalunya pilihan yang baik untuk menggunakan penyimpanan awan (seperti OneDrive) sebagai jaring keselamatan tambahan jika komputer anda gagal. Jika anda mempunyai sebarang soalan, jangan ragu untuk memberi komen. Nikmati!