Gunakan Fungsi Ringkasan untuk Meringkaskan Data dalam Excel

Bagi mereka yang menggunakan Excel secara teratur, bilangan formula dan fungsi terbina dalam untuk merumuskan dan memanipulasi data adalah mengejutkan. Excel benar-benar digunakan oleh semua orang: dari pelajar di kelas kewangan untuk melindung nilai pengurus dana di Wall Street. Ia sangat kuat, tetapi pada masa yang sama sangat mudah.

Bagi mereka yang baru bermula dengan Excel, salah satu kumpulan fungsi pertama yang perlu anda pelajari adalah fungsi ringkasan. Ini termasuk SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, KECIL dan AGGREGATE. Fungsi ini lebih baik digunakan pada data berangka.

Dalam artikel ini, saya akan menunjukkan kepada anda cara membuat formula dan memasukkan fungsi tersebut ke dalam spreadsheet Excel. Setiap fungsi dalam Excel mengambil hujah-hujah, yang merupakan nilai fungsi perlu mengira output.

Memahami Formula & Fungsi

Sebagai contoh, jika anda perlu menambah 2 dan 2 bersama-sama, fungsi itu akan SUM dan argumen akan menjadi nombor 2 dan 2. Kami biasanya menulis ini sebagai 2 + 2, tetapi dalam Excel anda akan menulisnya sebagai = SUM (2 + 2). Di sini anda dapat melihat hasil penambahan mudah ini dua nombor literal.

Walaupun tidak ada yang salah dengan formula ini, ia tidak perlu. Anda hanya boleh menaip = 2 + 2 dalam Excel dan yang akan berfungsi juga. Dalam Excel, apabila anda menggunakan fungsi seperti SUM, ia lebih masuk akal untuk menggunakan hujah. Dengan SUM fungsi, Excel menjangkakan sekurang-kurangnya dua argumen, yang akan menjadi rujukan kepada sel-sel pada spreadsheet.

Bagaimanakah kita merujuk sel dalam formula Excel? Nah, itu cukup mudah. Setiap baris mempunyai nombor dan setiap lajur mempunyai surat. A1 adalah sel pertama pada hamparan di kiri atas. B1 akan menjadi sel di sebelah kanan A1. A2 adalah sel langsung di bawah A1. Sudah cukup mudah?

Sebelum kami menulis formula baru kami, mari tambahkan beberapa data dalam lajur A dan B untuk berfungsi. Teruskan dan ketik nombor rawak dari A1 hingga A10 dan B1 hingga B10 untuk set data kami. Sekarang pergi ke D1 dan taipkan = SUM (A1, B1). Anda harus melihat hasilnya hanyalah nilai A1 + B1.

Terdapat beberapa perkara yang perlu diperhatikan semasa menaip formula dalam Excel. Pertama, anda akan melihat bahawa apabila anda menaip kurungan pembukaan pertama ( selepas nama fungsi, Excel akan secara automatik memberitahu anda apa argumen yang berfungsi. Dalam contoh kami, ia menunjukkan nombor 1, number2, dan lain-lain. Anda memisahkan argumen dengan koma. Fungsi tertentu ini boleh mengambil nilai tak terhingga sejak itu bagaimana fungsi SUM berfungsi.

Kedua, sama ada anda boleh menaip dalam rujukan sel secara manual (A1) atau anda boleh mengklik pada sel A1 setelah anda menaip kurungan terbuka. Excel juga akan menyerlahkan sel dalam warna yang sama dengan rujukan sel supaya anda dapat melihat nilai-nilai yang sesuai dengan tepat. Oleh itu, kita menyimpulkan satu baris bersama, tetapi bagaimana kita dapat merangkum semua baris lain tanpa taipkan formula lagi atau menyalin dan menampal? Nasib baik, Excel membuat ini mudah.

Alihkan kursor tetikus anda ke sudut kanan bawah sel D1 dan anda akan melihatnya berubah dari salib putih ke tanda tambah hitam.

Sekarang klik dan tahan butang tetikus anda ke bawah. Seret kursor ke baris terakhir dengan data dan kemudian biarkan di hujung.

Excel cukup pintar untuk mengetahui bahawa formula harus berubah dan mencerminkan nilai-nilai dalam baris lain daripada hanya menunjukkan kepada anda yang sama A1 + B1 sepanjang jalan ke bawah. Sebaliknya, anda akan melihat A2 + B2, A3 + B3 dan sebagainya.

Terdapat juga cara lain untuk digunakan SUM yang menjelaskan konsep lain di belakang argumen dalam Excel. Katakan kita mahu menyimpulkan semua nilai dari A1 hingga A12, maka bagaimanakah kita akan melakukannya? Kami boleh menaip sesuatu seperti = SUM (A1, A2, A3, dan lain-lain), tetapi itu sangat memakan masa. Cara yang lebih baik ialah menggunakan julat Excel.

Untuk jumlah A1 hingga A12, semua yang perlu kita lakukan adalah jenis = SUM (A1: A12) dengan kolon yang memisahkan kedua-dua rujukan sel dan bukan koma. Anda juga boleh menaip sesuatu = SUM (A1: B12) dan ia akan menyimpulkan semua nilai dalam A1 melalui A12 dan B1 melalui B12.

Ini adalah gambaran yang sangat mendasar tentang cara menggunakan fungsi dan formula dalam Excel, tetapi sudah cukup supaya anda boleh mula menggunakan semua fungsi penjumlahan data.

Ringkasan Fungsi

Menggunakan set data yang sama, kami akan menggunakan fungsi ringkasan yang lain untuk melihat jenis angka yang boleh kita kirakan. Mari kita mulakan dengan COUNT dan COUNTA fungsi.

Di sini saya telah masuk COUNT berfungsi ke dalam D2 dan COUNTA berfungsi ke dalam E2, menggunakan A2: A12 julat sebagai set data bagi kedua-dua fungsi. Saya juga menukar nilai dalam A9 kepada rentetan teks hello untuk menunjukkan perbezaannya. COUNT hanya mengira sel yang mempunyai nombor sedangkan COUNTA mengira sel yang mengandungi teks dan nombor. Kedua-dua fungsi tidak mengira sel kosong. Jika anda ingin mengira sel kosong, gunakan COUNTBLANK fungsi.

Seterusnya ialah AVERAGE, MEDIAN dan MODE fungsi. Purata adalah jelas, median adalah nombor pertengahan dalam satu set nombor dan mod adalah nombor atau angka yang paling biasa dalam satu set nombor. Dalam versi Excel yang lebih baru, anda ada MODE.SNGL dan MODE.MULT kerana terdapat lebih daripada satu nombor yang merupakan nombor yang paling biasa dalam satu set nombor. Saya menggunakan B2: B12 untuk julat dalam contoh di bawah.

Bergerak, kita boleh mengira MIN, MAX dan STDEV untuk set nombor B2: B12. Fungsi STDEV akan mengira bagaimana nilai secara meluas disebarkan dari nilai purata. Dalam versi Excel yang lebih baru, anda ada STDEV.P dan STDEV.S, yang mengira berdasarkan keseluruhan populasi atau berdasarkan sampel, masing-masing.

Akhirnya, dua lagi fungsi yang berguna ialah BESAR dan KECIL. Mereka mengambil dua hujah: julat sel dan nilai terbesar k-th yang anda mahu pulangkan. Jadi jika anda mahu nilai kedua terbesar dalam set itu, anda akan menggunakan 2 untuk hujah kedua, 3 untuk nombor ketiga terbesar, dan lain-lain. KECIL berfungsi dengan cara yang sama, tetapi memberi anda nombor terkecil k-th.

Akhir sekali, terdapat fungsi yang dipanggil AGGREGATE, yang membolehkan anda menggunakan mana-mana fungsi lain yang disebutkan di atas, tetapi juga membolehkan anda melakukan perkara seperti mengabaikan baris tersembunyi, mengabaikan nilai ralat, dan lain-lain. Anda mungkin tidak perlu menggunakannya yang sering, tetapi anda boleh mengetahui lebih lanjut mengenainya di sini sekiranya anda memerlukannya.

Jadi itulah gambaran asas mengenai beberapa fungsi ringkasan yang paling umum dalam Excel. Sekiranya anda mempunyai sebarang soalan, jangan lepaskan komen. Nikmati!