5 Cara Berkesan untuk Menyimpan Fail Anda Di bawah Kawalan

Komputer anda adalah hutan digital. Sangat mudah untuk mengambil tempat kerja reka bentuk yang bersih dan kemas dan mengubahnya menjadi keadaan huru-hara yang besar. Terdapat terlalu banyak fail, dan semuanya di seluruh tempat. Reka bentuk fail yang anda perlukan menjadi hampir mustahil untuk dicari. Jadi bagaimana anda menyimpan fail anda daripada keluar dari kawalan? Nah, awak beruntung, kerana ada 5 cara yang berkesan untuk menyimpan fail anda di bawah kawalan.

Tetapi pertama: mengapa fail komputer dan reka bentuk kami keluar dari kawalan dengan mudah? Alasan yang sama begitu ramai orang mempunyai bilik-bilik yang berantakan dan almari yang tidak teratur dan ruang kerja fizikal. Kecuali berganda dengan 100, kerana sangat mudah untuk membuat fail reka bentuk komputer yang tidak mengambil ruang fizikal.

Nasib baik, tidak sukar untuk mengekalkan komputer anda dan merancang fail yang terkawal. Tambah secubit akal, campurkan dengan disiplin diri, dan ulangi, ulangi, ulangi. Jangan risau - ia lebih banyak berfungsi daripada itu. Hanya sama dengannya untuk memberus gigi anda: sebaik sahaja anda melakukan kebiasaan melakukan perkara-perkara ini, anda tidak akan menyedarinya. Anda hanya semata-mata akan menyimpan komputer anda dan merancang fail yang terkawal.

Baiklah, tanpa rasa sedih lagi, inilah yang 5 cara yang berkesan untuk menyimpan fail anda di bawah kawalan.

1. Ruthlessly Menghapus Fail Lama dan Tidak Perlu

(Imej oleh Mixy Lorenzo)

Ini mungkin kelihatan seolah-olah kena dahi, tetapi kadangkala langkah akal yang paling biasa diabaikan. Lupakan apa-apa perisian produktiviti, dan lengkapkan aliran kerja fail, dan apa-apa omong kosong produktiviti yang tidak bertanding: semata-mata memadam fail lama dan tidak perlu.

Ia sama seperti membersihkan bilik anda atau mengatur fail fizikal anda. Anda pergi melalui barangan anda, dan ketika melihat item, anda memutuskan: apakah ini relevan dengan sesuatu yang penting? Jika tidak, anda dengan kejam membuangnya. Itu bagaimana anda tetap teratur: dengan meminimumkan jumlah barang yang anda miliki. Tiada helah atau rahsia.

Kaedah ini tidak berbeza apabila ia datang kepada fail reka bentuk komputer anda. Apabila melalui fail anda, tentukan jika setiap orang masih relevan dengan sesuatu yang penting. Sekiranya tidak, dengan kejam memadamnya - anda tidak perlu lagi, dan ia hanya akan merosakkan tempat kerja digital anda. Biasanya fail-fail ini adalah fail projek lama seperti draf grafik dan reka bentuk terdahulu dan fail laman web yang sudah lapuk.

Itu bagus dan semua, tetapi kapan anda harus menghapuskan fail lama dan tidak perlu dengan kejam? Lagipun, semua orang membenci membersihkan bilik mereka.

Nah, seperti cara anda boleh meminimumkan perlu menjadualkan pembersihan bilik anda dengan menjaga sesuatu objek sebaik sahaja anda menemuinya, begitu juga anda harus membuat keputusan jika anda perlu memadam fail apabila anda menemuinya. Yang membawa kita ke # 2 ...

2. Ambil Tindakan Segera pada Fail yang Anda Hadapi

(Imej oleh John Britton)

Cara terbaik untuk mengelakkan daripada menjadualkan penyortiran dan pembersihan fail reka bentuk komputer anda adalah tidak perlu. Setiap kali anda menghadapi fail, ambil tindakan segera ke atasnya.

Tetapi anda tidak ragu-ragu dengan seorang lelaki atau wanita yang sibuk. Anda mempunyai perkara yang perlu dilakukan, tempat-tempat untuk menjadi. Anda tidak boleh drop semua yang anda lakukan dan menjaga setiap fail yang anda hadapi. Jadi bagaimana anda membuat keputusan untuk mengambil tindakan? Gunakan aturan selama 5 minit: jika mengambil tindakan segera pada fail itu akan mengambil masa 5 minit atau kurang, berhati-hatilah sebaik sahaja anda menemuinya.

Bunyi akrab? Ini kerana ini “dipengaruhi” oleh buku popular David Allen GTD: Mendapatkan Perkara Selesai. Di dalamnya, dia berkata anda boleh mengelakkan daripada mengumpulkan senarai tugas lama dengan segera menjaga tugas yang anda hadapi selagi ia akan mengambil masa tidak lebih daripada minit.

Ini juga digunakan untuk fail reka bentuk komputer anda:

• Menemui logo setengah jadi? Balutkan dan hantarnya.
• Hampir dilakukan dengan sekeping kod? Selesaikannya.
• Mempunyai sekumpulan fail yang anda tidak pasti anda perlukan lagi? Melalui mereka, membuat keputusan, dan memadam jika perlu.

Jadi # 1 dan # 2 membantu menyimpan fail anda. Tetapi ada unsur penting lain, yang ...

3. Mempunyai sebagai Folder Sedikit Sebagai Kemungkinan

(Imej oleh Steve Ryan)

Buat hanya beberapa folder untuk jenis kerja anda, dan selaras dengan kategori yang mungkin. Daripada mendapatkan folder dengan folder yang tidak boleh dipecahkan (seperti 'vektor' atau 'photoshop' atau apa sahaja), hanya ada perkara seperti 'logo' dan 'laman web'. Atau anda boleh mempunyai folder untuk setiap projek, dan mana-mana jenis fail yang berkaitan dengannya masuk ke sana.

Kenapa ini? Dua sebab:

1. Tiada lumpuh keraguan: adalah fail logo, laman web, atau sebahagian projek? Buangkannya ke dalam folder masing-masing dan lakukan dengannya.
2. Penapis anti-terlalu-banyak-fail: apabila anda melihat folder yang mengisi dengan terlalu banyak fail, anda akan lebih cenderung untuk memadam yang lama dan tidak perlu. Sama seperti melihat terlalu banyak barangan di dalam bilik anda, bukannya menyembunyikannya di dalam laci dan bilik lain.

Elakkan terlalu spesifik dengan nama folder dan kategori. Yang lebih khusus anda namakan folder, lebih banyak kategori yang akan anda miliki. Dan dengan lebih banyak kategori, anda perlu membuat keputusan di mana fail yang baru itu pergi. Kemungkinan ia tidak akan sesuai dengan hanya salah seorang daripada mereka, jadi anda akan memilih satu dengan sewenang-wenangnya. Kemudian apabila tiba masanya untuk mengatur lebih banyak fail, anda akan memikirkan semula kategori yang anda pilih dengan fail yang sama kali terakhir. Belum lagi tidak jelas mengetahui kategori mana-mana setiap fail milik juga.

Mengapa tidak hanya menggunakan beberapa sistem penandaan? Kemudian anda boleh membuang folder dengan sama sekali, bukan? Walaupun dalam teori ini harus berfungsi, pada hakikatnya ia akan menggalakkan anda untuk membuat dan menyimpan terlalu banyak fail.

Inilah yang akan berlaku:

1. Anda menandakan fail awal anda, merasa baik bahawa anda dapat dengan mudah mencarinya kemudian dengan mencari melalui tag.
2. Anda menjadi liberal dengan tag dengan membuat terlalu banyak tag yang terlalu spesifik - ini disebabkan oleh lumpuh kebimbangan, kerana anda tidak dapat memilih antara dua tag dan memutuskan untuk membuat yang baru khusus untuk satu file itu.
3. Anda akhirnya mempunyai terlalu banyak tag yang menjadi hangat untuk mencari barangan dengan.
4. Apa yang lebih buruk adalah kerana anda tidak merasakan keperluan untuk menyimpan jumlah fail anda rendah, anda kini mempunyai lebih banyak fail daripada jika ia sentiasa kelihatan dalam folder umum yang anda lihat.

4. Ditch Auto-Organizing Features

(Imej oleh Mark Sebastian)

Ciri-ciri auto-menguruskan (berfikir ciri auto-rename-dan-sort iTunes tetapi diterapkan pada semua fail) adalah musuh untuk menyimpan fail di bawah kawalan. Mereka menggalakkan penciptaan dan penyimpanan fail liberal. Walaupun nampaknya pada mulanya, lebih banyak fail yang anda miliki, semakin kurang anda akan tahu di mana segala-galanya.

Mengapa tidak hanya memadamkan fail apabila mereka sudah tua atau tidak perlu? Ciri auto-penganjur akan mendorong anda untuk tidak memadamkan. Sama seperti ciri tidak pernah hapus-hanya Gmail. Tetapi tidak seperti e-mel, di mana anda hanya mempunyai satu jenis kandungan (teks) dan dengan itu mudah dicari, fail anda sukar dicari dengan cara ini. Tidak ada cara mudah untuk mencari di dalam kandungan, terutamanya untuk fail visual dan audio. Jadi satu-satunya perkara yang perlu anda bekerjasama adalah nama fail dan mungkin beberapa penerangan meta ditandakan ke dalamnya. Itulah resipi untuk fail yang berlebihan.

Dengan tidak menggunakan sebarang ciri auto-penyelenggaraan, anda akan bertanggungjawab untuk setiap fail yang anda buat. Anda akan melihatnya dan memberi perhatian kepadanya sekurang-kurangnya sekali, jadi anda akan lebih sedar tentang setiap fail pada komputer anda. Dengan cara ini, anda akan mendapat rasa yang lebih baik apabila fail anda keluar dari kawalan - dan apabila anda perlu menghapuskan kejam.

5. Menyatukan Fail Apabila Kemungkinan

(Imej oleh Aldo Gonzalez)

Ini adalah yang mudah. Sekiranya anda boleh menyatukan dua atau lebih fail ke dalam satu, maka secara semula jadi anda mempunyai fail yang kurang. Dan fail yang kurang sama dengan kurang kekacauan.

Manfaat lain dari menyatukan fail menjadi lebih mudah untuk mencari apa yang anda cari. Fail anda menjadi lebih teratur. Bagaimana? Anda secara semulajadi mempunyai kandungan yang relevan semua dalam satu fail, jadi tidak perlu memburu berbilang fail yang berkaitan dengan projek yang sama.

Bagaimanakah cara anda menyatukan fail anda??

• Untuk teks, cukup salin / tampal kandungan berkaitan dari berbilang fail ke satu fail teks utama.
• Untuk reka bentuk visual, anda boleh menyalin / menampal unsur-unsur dan variasi yang berbeza ke dalam satu fail grafik utama.

Setiap aplikasi grafik utama dan kecil menyokong lapisan dan pelabelan dan pengelompokan mereka, jadi mengambil kesempatan daripada itu. Ia boleh menjadi variasi logo, atau pelbagai aspek reka bentuk yang lebih besar - semuanya dalam satu fail grafik.

Memang, tidak semua jenis fail atau kandungan boleh disatukan. Kod, sebagai contoh. Jadi itulah sebabnya di atas diberi judul “jika boleh” - lakukan yang terbaik yang boleh anda lakukan, dan apa-apa jumlah yang membantu mengurangkan jumlah fail adalah keuntungan bersih.

Berkesan Mengekalkan Fail Anda Di bawah Kawalan

Mudah-mudahan ini 5 cara bukan sekadar beberapa lucifer produktiviti: perkara yang perlu dibaca untuk mengelakkan melakukan kerja sebenar yang membuat anda menginginkan hasil dalam hidup anda. Tidak, ini ditulis dengan niat untuk menjadi perkara yang boleh diambil tindakan yang anda boleh mula memohon sekarang untuk menyimpan komputer anda dan merancang fail daripada keluar dari kawalan.

Tiada sesiapa yang ingin menyusun dan mengurus komputer dan reka bentuk mereka. Jadi, 5 cara ini akan membantu anda untuk membentuk tabiat yang akan menghindarkan diri untuk melakukan itu. Dan seperti mana-mana tabiat, perkara yang paling penting adalah dengan hanya memulakannya.

Untuk merakam, berikut adalah 5 cara berkesan untuk menyimpan fail anda di bawah kawalan:

1. Jahat menghapuskan fail lama dan tidak perlu
2. Ambil tindakan segera pada fail yang anda hadapi
3. Mempunyai beberapa folder yang mungkin
4. Ciri penyusunan automatik
5. Menyatukan fail apabila mungkin

Giliran anda: apakah cara lain yang membantu anda untuk mengekalkan komputer dan merangka fail anda dengan berkesan?

Nota editor: Jawatan ini ditulis oleh Oleg Mokhov untuk Hongkiat.com. Oleg Mokhov adalah pemuzik elektronik paling mudah alih di dunia, peminat reka bentuk web dan visual, dan pengasas bersama kedai muzik percuma royalti percuma Soundtrackster.