Menggunakan Templat untuk Memastikan Layout dan Pemformatan Umum

Microsoft Word adalah alat yang hebat untuk mengerjakan dokumen dalam tetapan pasukan. Terdapat banyak ciri yang menyokong kerjasama mudah, termasuk templat, perubahan dan penjejakan semakan, komen, menyekat dan melindungi dokumen, dan membandingkan dan menggabungkan dokumen.

NAVIGASI SEKOLAH

1. Menggunakan Templat untuk Memastikan Layout dan Pemformatan Umum
2. Mengekalkan Perubahan Perubahan yang Dibuat kepada Dokumen
3. Menggunakan Komen untuk Menunjukkan Perubahan dalam Dokumen
4. Menyekat dan Melindungi Dokumen dan Templat
5. Versi, Membandingkan dan Menggabungkan Dokumen

Perkakasan kolaborasi Word membolehkan anda mencapai sesuatu yang sekurang-kurangnya 20 tahun yang lalu akan memerlukan mencetak segala-galanya, melepaskannya kepada pengulas atau pengulas, di mana mereka kemudian akan menandakan segala-galanya dalam dakwat, dan kemudian menyerahkannya kepada anda . Anda akan membuat perubahan anda, mencetaknya sekali lagi, dan menyerahkannya semula untuk satu lagi ulasan. Ini memakan masa dan membazir.

Dengan Word, bagaimanapun, anda hanya boleh membuat komen dan pembetulan pada dokumen itu semua sambil mudah menjejaki setiap perubahan supaya semua orang yang berkolaborasi dapat melihat di mana ia pergi dan bagaimana ia membentuk. Tidak perlu mencetak atau menyerahkannya. Anda hanya dapat menyimpan kerja anda ke folder yang dikongsi atau email yang menjimatkan banyak masa berharga!

Tujuan siri ini adalah untuk memperkenalkan dan membiasakan anda dengan ciri-ciri kolaborasi di Microsoft Word 2013, walaupun banyak daripada apa yang kita bincangkan sepatutnya terdapat dalam versi terdahulu, juga. Ini akan menjadi berguna sama ada anda hanya seorang pelajar kolej yang menyerahkan kertas anda kepada orang lain untuk membaca bukti, atau menyunting penerbitan besar, yang akan melalui beberapa semakan dan pengulas.

Templat dan Dokumen

Apabila bekerjasama dalam persekitaran kumpulan, semua orang menggunakan pemformatan yang konsisten adalah satu kemestian. Anda boleh dengan mudah menggunakan template ini.

Sebagai contoh, anda boleh menentukan semua gaya dan pemformatan dalam templat, lampirkan templat kepada dokumen, dan menyebarkan template kepada semua orang yang bekerja pada dokumen itu. Templat pada dasarnya adalah panduan Word untuk bagaimana dokumen dan persekitaran kerja anda akan muncul.

Setiap dokumen dalam Word adalah berdasarkan template. Bila-bila masa anda membuat dokumen baru dalam Word, templat dilampirkan secara automatik, walaupun anda membuat dokumen "Kosong kosong" baru.

Dokumen baru berdasarkan templat mengandungi semua gaya dan pemformatan yang anda perlukan. Ia mungkin termasuk teks standard, boilerplate, gaya, tajuk, kaki, bar alat khas dan maklumat umum lain yang diperlukan untuk dokumen yang serupa berdasarkan template. Anda juga boleh melampirkan templat kepada dokumen sedia ada, jika anda telah membuat template selepas memulakan kerja pada dokumen.

NOTA: Apabila anda melampirkan templat kepada dokumen sedia ada, maklumat persediaan halaman, seperti orientasi halaman dan margin, tidak digunakan pada dokumen. Ini adalah kerana maklumat persediaan halaman adalah berbeza untuk setiap bahagian dokumen anda, jika anda memecah dokumen anda ke dalam bahagian. Word tidak tahu bahagian mana yang akan menggunakan maklumat persediaan halaman.

Atas sebab ini, kami mengesyorkan anda merancang lebih awal apabila mengusahakan dokumen dalam tetapan kolaborasi dan membuat template untuk dokumen yang anda boleh memohon kepada dokumen baru sebelum memulakan kerja padanya.

Template Biasa dan Templat Peribadi Custom

Pemasangan perkataan dengan templat biasa dan lebih banyak template boleh didapati di Office.com. Anda juga boleh membuat seberapa banyak templat peribadi peribadi anda yang anda suka. Jika anda tidak memilih templat terbina dalam atau adat, Word secara automatik menyerahkan templat "normal.dotm" kepada anda dokumen.

Terdapat dua sambungan yang digunakan untuk fail templat, DOTX dan DOTM. DOTX digunakan untuk templat yang tidak menggunakan makro, dan DOTM digunakan untuk templat yang dilakukan.

Templat Normal terletak dalam folder "C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates", bersama-sama dengan templat yang boleh anda muat turun dari Office.com. Rujuk kepada Petunjuk Sekolah How-To Geek untuk Pemformatan Word 2013 untuk maklumat lanjut.

NOTA: Sepanjang siri ini, anda mungkin tertanya-tanya mengapa imej menunjukkan tab di Word dalam huruf besar dan huruf kecil (atau kes tajuk) dan bukannya semua dimodalkan kerana ia mungkin berada pada komputer anda sendiri. Terdapat silap mata untuk mengubah permodalan pada tab yang kami jelaskan dalam artikel kami, Bagaimana Mengubah Bar Ribbon Pejabat 2013.

Tukar Lokasi Templat Peribadi

Templat peribadi tersuai disimpan di lokasi yang berbeza dari Templat biasa dan templat yang dimuat turun dari Office.com. Word menyimpan templat peribadi dalam "C: \ Users \\ Documents \ Templat Pejabat Custom" secara lalai.

Walau bagaimanapun, lokasi ini boleh diubah. Untuk melakukannya, klik tab "Fail".

Klik "Opsyen" dalam senarai item di sebelah kiri skrin "Info".

Pada kotak dialog "Pilihan Kata", klik "Advanced" dalam senarai item di sebelah kiri.

Dalam bahagian "Umum", klik "Lokasi Fail."

Pada kotak dialog "Lokasi Fail", pilih "Templat Pengguna" dalam senarai jenis fail dan lokasi dan klik "Ubah suai."

Pada kotak dialog "Ubahsuaikan Lokasi", arahkan ke folder di mana anda ingin menyimpan templat peribadi anda, pilihnya, dan klik "OK."

Laluan baru memaparkan pada kotak dialog "Lokasi Fail". Klik "OK."

Klik "OK" untuk menutup kotak dialog "Pilihan Kata".

Anda juga perlu menentukan lokasi lalai untuk templat peribadi, jadi anda akan mempunyai akses ke templat peribadi anda pada skrin "Baru" apabila membuat dokumen baru. Untuk melakukan ini, klik tab "Fail" dan pilih "Pilihan." Kali ini, pada kotak dialog "Pilihan", klik "Simpan" dalam senarai di sebelah kiri.

Dalam bahagian "Simpan dokumen", masukkan laluan yang sama yang anda nyatakan pada kotak dialog "Lokasi Lokasi" sebelum "kotak cetakan peribadi lokasi lokasi" dan klik "OK."